紙の帳票レイアウトをそのままWebで再現
エイトレッド「X-point Cloud」

業務のデジタル化が進み、申請作業の効率化を目的にワークフローを導入する動きが広がっている。しかし、現場がうまく使いこなせず、申請ミスが増えたり操作に時間がかかったりと、逆に負担が増えてしまうケースがある。せっかくのデジタル化が、現場のストレスにつながってしまうのだ。こうした課題を解消するのが、エイトレッドが提供するクラウド型ワークフローシステム「X-point Cloud」だ。

　X-point Cloudのトップページには、「承認待ち」「差し戻され」「却下」「下書き」「保留」など、書類の状態ごとの件数が分かりやすく表示される。ログインした瞬間に状況を一目で把握できるため、まず何から対応すべきか判断しやすいのだ。各アイコンをクリックすると「承認状況」のページへ移動でき、必要な情報に迷わずアクセス可能だ。画面の端にあるアイコンからも同様に移動できるため、普段使いの中でも操作の流れが途切れにくい。また、画面端の「インフォメーション」「ブックマーク」「提出期限」をクリックすると、フローティングウィンドウが開き、作業中の画面を離れずに情報を確認できる。未読情報があれば数字や赤丸が表示されるため、重要な更新を自然とキャッチ可能だ。

　申請書の入力フォームは紙の帳票レイアウトをそのままWebで再現しており、初めて触れる人でも直感的に利用しやすい。ITリテラシーにかかわらず扱えるため、新システム導入時の負担を抑えられるのだ。自動入力機能も充実しており、部署名や氏名、日付といった基本項目があらかじめ入力される設定も可能で、入力の手間を自然と減らしてくれる。カレンダーからの日付選択や、取引先リストなど既存マスターを参照した入力にも対応しており、表記ゆれの防止にも役立つ。さらに、入力フィールドごとにツールチップを付けておけば、操作に慣れていない利用者でも戸惑うことなく入力できるのだ。

　書類にファイルを添付したい場合も、「添付」ボタンから簡単に追加できる。拡張子に制限がなく、1ファイル最大2GBまで対応しているため、業務で扱うほとんどの資料を気にせず添付可能だ。PDFや画像ファイルはWebブラウザー上で直接プレビューでき、毎回のダウンロード作業が不要になる点も使いやすい。確認作業の負担が軽くなるだけでなく、申請の誤りも減らせるだろう。

　承認時は「承認」「却下」「保留」「差し戻し」のいずれかをワンクリックするだけとシンプルだ。差し戻す場合のみコメント入力が必要になるが、必要な権限があれば承認者自身が内容を直接修正して承認もできる。小さな修正のためにわざわざ申請者へ差し戻す必要がなく、無駄な往復を防げるのだ。

　X-point Cloudは、iOS／Android向けのスマートフォンアプリも無償で提供している。外出先でも申請や承認が行えるのだ。さらにプッシュ通知から承認待ちの件数を把握できるため、対応漏れを防ぎながら業務を進められる。

　X-point Cloudは高度な検索機能を備えている。日付や金額、承認状況、添付ファイルの有無といった条件を自由に組み合わせることで、膨大な書類の中から目的のものを的確に絞り込める。必要な書類にすぐアクセスできるため、確認作業や過去案件の参照がスムーズに進み、日々の業務負荷を抑えられるのだ。

　さらに、過去の書類を基に新しい申請を作成したいときにはコピー機能が役に立つ。既存の書類を一から作り直す必要はなく、必要な箇所だけを修正して素早く提出できるのだ。検索機能で目的の書類を手早く見つけ、そのままコピーすれば、日々の申請作業をより効率的に進められるだろう。

　X-point Cloudでは申請書の入力フォームをノーコードで作成できる。そのため、プログラミングの知識がなくても、PowerPointを扱うような感覚で項目の追加やサイズの調整、さらには計算式の設定まで行える。現場の担当者が自分たちの業務に合わせてフォームを整えられるのだ。

　さらに、今利用している申請書が紙の帳票やExcel、Wordであっても、その見た目をほとんど変えずに電子化できる点も大きい。ExcelファイルをそのままアップロードするだけでWebフォームへ変換できるため、移行時の負担が少なく、従来の運用から自然にデジタルへ移れるのだ。