入社手続き・年末調整・勤怠管理を効率化
SmartHRで実現するバックオフィスDX
SmartHR「SmartHR」

人事労務業務を紙やExcelで運用している企業はまだ多い。そうした企業では、書類の郵送や回収、データの手入力に膨大な工数がかかってしまっている。一方で、深刻化する人材不足に対応するため、人材を「資本」として捉え、その価値を最大限に引き出すことで企業価値の向上を図る「人的資本経営」への注目が高まっている。こうした二つのニーズに応えるのが、SmartHRのクラウド人事労務ソフト「SmartHR」だ。

　SmartHRは入社手続きにかかる負担を削減する。入社時に必要な基本情報を内定が決まった従業員本人に入力依頼できるため、担当者が紙の情報をPCに打ち込み直す作業が不要となる。これにより、入力ミスや転記漏れを防げるのだ。また従業員は自身のスマートフォンから、いつでもどこでも入社手続きを行える。氏名や住所などの基本情報だけでなく、プロフィール写真や本人確認書類もスマートフォンで撮影してアップロードするだけで提出が完了する。

　従業員ごとに内容が異なる文書も「文書配布」機能を活用することで、簡単に作成可能だ。文書配布機能では、SmartHRに登録された従業員情報を差し込めるテンプレートを作成でき、繰り返し利用する契約書や誓約書も対象者を選ぶだけで自動作成される。また契約書が電子署名に対応しているため、従業員はPCやスマートフォンから契約書を確認して合意するだけで契約が完了する。捺印や手書きサインが不要となり、雇用契約や秘密保持契約などの手続きを一層スムーズに進められるようになるのだ。

「人事労務レポート」機能も搭載している。SmartHRに登録された従業員データを活用し、レポートを自動作成できる。総労働時間・残業時間、有給休暇に関する詳細情報を把握できる「勤怠レポート」や、従業員数・平均年齢など現在の組織の概要を一覧化した「組織情報レポート」など、目的に合わせて多数のレポートテンプレートがあらかじめ用意されている。分析指標を検討する時間や表計算ソフトでグラフを作成する手間を削減できるのだ。

　SmartHRは、タレントマネジメントを実現するための多彩な機能も備えている。「スキル管理」機能では全従業員のスキル習熟度、資格保有状況、研修受講歴を一元的に可視化できる。「人事評価」機能では評価シートの作成、配付、進捗管理、回収、集計といった一連のプロセスを効率化する。さらに、組織の状態を把握するためのアンケート調査を実施できる「従業員サーベイ」機能も搭載している。

　これらの機能で収集した情報は「キャリア台帳」に集約される。従業員一人ひとりの評価、スキル、エンゲージメントに関するデータを統合して閲覧できるため、人材を多面的に理解しやすくなる。さらに「配置シミュレーション」機能を活用すれば、部署ごとの統計情報と従業員データを参照しながら、ドラッグ＆ドロップで配置案を直感的に検討可能だ。経験や勘に頼らず、データに基づく人材配置を実現する。

　SmartHRでは年末調整のペーパーレス化も実現する。年末調整は複雑なため記入漏れやミスが多い。そこでSmartHRはアンケート形式で回答すれば申告書が自動作成される仕組みを採用している。準備が必要な書類が事前に表示されるほか、書き方に迷いやすい項目には管理者側からヒントメッセージを設定できるなど、迷わず使えるための工夫が多数盛り込まれている。さらにスマートフォンからも回答できるため、場所や時間を選ばずに年末調整を進められるのだ。

　管理者は管理者画面から提出依頼を行えるほか、依頼状況や確認状況を一目で把握できる。さらに申告書の内容確認も行え、原本の受領前から内容を精査可能だ。

　SmartHRは「勤怠管理」機能も搭載している。ホーム画面の「出勤」「退勤」「休憩開始」「休憩終了」ボタンを押すことで、それぞれの打刻を行える。

「勤怠管理」を押下すると勤怠管理のホーム画面に遷移できる。ホーム画面には、出勤漏れなど修正が必要な「要修正」、終業時刻と退勤打刻の乖離など注意が必要な「要確認」といったアラートや、差し戻された申請や承認待ちの申請書などが表示される。年次有給休暇の取得義務に対する取得状況も確認可能だ。

　管理者の場合は、月次／日次の従業員の勤務情報を確認できる。従業員の勤務に不備があり修正を依頼したい場合は、該当人物にチェックを入れるだけでメールを送信可能だ。