【テーマ】AIデバイスを活用する
業務効率向上にAIボイスレコーダーを使おう！
今回は、AIボイスレコーダーのメリットを詳しく紹介していく。いまやブームになっているデバイスだが、僕は登場当初から愛用しており、そのメリットを実感している。会議や商談などの効率アップは間違いなしの製品だ。
録音に優れたハードウェア
今月はAIレコーダーを紹介する。AIレコーダーといわゆるICレコーダーとの違いは、録音したデータをAIで活用できること。基本的にはスマホと組み合わせて使うのだが、製品によってはPCも利用可能だ。
例として取り上げるのは、Plaud Japanの「Plaud Note」だ。最新モデルとして「Plaud Note Pro」も発売されており、こちらもおすすめだがソフトウェアは共通しているので、好みに合わせて選択したい。
Plaud Noteはスマホの背面に磁石で取り付けて使うのだが、実は付けていなくてもかまわない。取り外してPlaud Noteを机の上に置いて録音してもOKだ。ただし、通話を録音したいときにはスマホに取り付けておく必要がある。基本的にPlaud Noteは録音を担当するのみ。文字起こしなどの機能は、アプリ側で行うことになる。
これは、他のAIレコーダーも同様で、要するに一番重要なのは、アプリの完成度なのだ。
Plaud Noteの文字起こしの精度は十分だ。スマホ単体で録音してもアプリを使えば文字起こしができる。とはいえ、実際に現場で使ってみると、Plaud Noteを使った方が精度が高いと感じるだろう。Plaud Noteはマイクが秀逸なので、スマホよりも録音に優れているのだ。録音できるのは最大3ｍの範囲なので、会議や商談向きだ。なお、Plaud Note Proは最大5ｍまで対応するため、前述の会議や商談のほか、音量が大きければセミナーの録音なども問題なくできる。
画像提供：Plaud Japan
（下）ボタンを長押しすると録音がスタートする。
要約に加えAIチャットが重要
録音した音声は、スマホに転送し、ボタン一発で文字起こしができる。さらに、要約も可能だが、テンプレートが使えるのが特長の一つだ。
あらかじめ用意されているテンプレートが多数ある上に、自分でカスタマイズして作成してもいい。そもそも要約をどの程度にするのか、例えば500文字で要約などの指定も可能。議事録用の要約と、商談の要約スタイルを分けることもできる。僕の場合は、「要約を200文字にまとめて、ポイントを箇条書きにしてほしい」といった要約を自分で作成している。さらに「問題や課題を抽出してほしい」「決まった日程を抜き出したい」「独立した考え方を優先する」といった複雑な指示にも対応する。最初は用意されているテンプレートを使い、慣れてきたらカスタマイズするといいだろう。
なお、文字起こしの要約はテンプレートを変更して何度でも行える。まずは短く要約してから、必要に応じてテンプレートを切り換えるといいだろう。医療、販売、コンサルティング、教育、ITなど各種業界向けのテンプレートも用意されている。
要約は、半自動的に内容をまとめてくれる機能なのだが、さらに使いこなしたいのが「Ask Plaud」だ。いわゆるチャット形式のAIで、テキスト起こしを対象に質問できる。1時間、2時間と長い会議やセミナーだと、必要な部分を探すのも大変だ。また、単なる検索だとうまく引っかからないこともあるだろう。Ask Plaudを使えば「見積もりの条件を教えてほしい」「書類提出の期限は？」などと、人に聞くように問い合わせれば、内容を教えてもらえる。
この機能はまだベータ版なのだが、個人的には十分に使えると思っている。
メール送信が神機能だ
最新機種のPlaud Note Proは、メールアドレスを登録しておくと、録音後に文字起こしと要約を自動的に送信してくれる。
この機能がまさに神だ。Plaud Note Proのボタンを押して録音し、会議などが終わったらボタンを押して終了する。これだけで、10分程度たつと文字起こしと要約のメールが送信されてくるのだ。もはや、アプリさえ起動する必要がない。Plaud Noteも当初は、録音したら文字起こしや要約の操作が必要だった。ところが、登場後しばらくしてこの機能が搭載されると、何もしなくて良くなった。もちろん、メールなのでスマホでもPCでも利用できる。
個人的にはこの機能をとても愛用しており、打ち合わせなどの半数はメール添付だけで完了している。後は必要に応じてアプリを起動し、チャートを見たりAsk Plaudで質問したりして内容を把握すれば良い。
なお、Web版のアプリも用意されているので、PCで作業したいならWebブラウザーからスマホと同じようなことができる。広い画面で作業できるので、議事録作成をしたい方はおすすめだ。
メール送信は、「AutoFlow」と呼ばれる機能で実現している。この機能自体もカスタマイズでき、要約するテンプレートも指定可能なので、自分の仕事に合わせて調整可能だ。
Plaud Noteは、通話も同様に利用可能だ。ただし、一般的な録音に比べると認識率がやや落ちる印象がある。おそらく、スマホで通話している音を取り込んでいるためだ。この点は、イヤホンタイプのAIレコーダーにはかなわない。とはいえ、イヤホンタイプのレコーダーは耳に装着して通話する必要があり、不意にかかってきた通話には対応しづらい。Plaud Noteは気軽に録音できるのも良い。
Plaud NoteやPlaud Note Proは、スマホの後ろに取り付けていつでも持ち歩くことで、打ち合わせや会議を気軽に録音できる。この気軽さがとても良い。本体も両モデルとも30ｇと軽量で、使っていて負担にならないのも良いところだ。
