自然災害による交通機関のまひで出社ができない場合や、オフィスの停電、複合機の故障といったトラブルが発生すると、従来のファクス業務は容易に停止してしまう。受発注業務をはじめとする取引先との重要なやりとりが滞れば、事業活動に大きな影響を及ぼしかねない。こうした課題を解決する手段として有効なのがファクスのクラウド化だ。インターコムが提供するクラウドファクスサービス「まいと〜く Cloud」は、クラウド化によって、業務継続性の確保と効率化の両立を実現する。

場所に縛られないファクス業務を実現

「まいと〜く Cloud」は、導入実績1万6,000社以上を誇るファクスサーバー「まいと〜く」シリーズをベースにしたクラウドサービスだ。インターネット環境があれば、自宅や外出先、社内の自席といった場所を問わず、Webブラウザーからファクス内容の閲覧、共有、保管、送受信が行える。そのため、災害で出社が難しい場合でもファクス業務を継続できるほか、オフィスの停電時には他拠点から対応することも可能となる。こうした柔軟な運用により、業務停止のリスクを抑えられるのだ。さらに場所に縛られない運用は、平時においても在宅勤務やハイブリッドワークの推進にもつながる。

　受信データはクラウド上に保存されるため、紙に出力する必要がない。これにより、紛失や持ち出し時のリスクを低減できるほか、紙の仕分けやファイリングといった手作業の削減にもつながる。また、自席と複合機の間を往復する手間が不要となり、日常業務の効率化にも寄与する。

　加えて、回線専有型ではユーザーごとに専用のファクス回線が提供されるため、他ユーザーの影響を受けることなく安定した送受信環境を確保できる。災害時やアクセス集中時にも通信品質を維持しやすいのだ。

自動化と連携でファクス業務を最適化

　まいと〜く Cloudは、単なるクラウド化にとどまらず、多様な自動化機能を備えることで、ファクス業務の効率化を実現する。送受信後のファクスデータは、発信元番号やファクスIDなどの条件に応じて自動的にグループへ振り分けられ、手作業による仕分けの負担を軽減する。さらに、受信時にはあらかじめ設定した相手先へ到着通知を自動返信でき、電話による確認作業の削減にもつながる。

　こうした自動化機能の一つとして、基幹業務システムとの連携にも対応している。CSV連携やAPI連携、Web API連携、メール連携といった豊富な機能を備えている。例えば、販売管理システムや受発注システムと連携することで、帳票のファクス送信業務の自動化と送信ミスの防止を両立できる。さらに、OCRと組み合わせれば、受信した注文書のデータ化から基幹システムへの取り込みまでを一連の流れで自動化でき、手入力の手間や入力ミスの削減、業務品質の向上にもつなげられるのだ。

「複合機連携オプション」を利用すれば、複合機で受信したファクスを専用メールアドレス経由で取り込み、Webクライアント上で閲覧・管理できる。既存のファクス番号を変更することなくクラウド化を進められるのだ。加えて、まいと〜く Cloudはクラウドサービスであるため、ファクス回線の契約やサーバーの保守・運用は不要となる。導入・運用の負担を抑えられるため、情報システム部門のリソースが限られている企業でもファクスのクラウド化を実現できるのだ。