Microsoft 365（旧 Office 365）で仕事を効率化！アプリの活用例を紹介

「Microsoft 365 を使っているのに、業務効率がなかなか上がらない」と感じたことはありませんか？

Microsoft WordやExcel、Teamsなど、便利なアプリはそろっているのに、社内の作業を思うように進められず、「うまく活用できていないのでは？」と感じている方は少なくありません。

Microsoft 365（旧 Office 365）は、単なる Office ソフトを集めたツールではなく、クラウドや AI の力を活用して、チームや社内の生産性を大きく高められる統合型のツールです。

最近では、AI アシスタントである Microsoft Copilot と Office アプリを連携できる「Microsoft 365 Copilot」や、Copilot の機能を最大限に活用できる「Copilot+ PC」も注目を集めています。

この記事では、Microsoft 365 で仕事を効率化する際に役立つアプリの種類や活用例、さらに、Microsoft 365 Copilot や Copilot+ PC を利用するメリットについてご紹介します。業務効率化に課題を感じている方は、ぜひ最後までご覧ください。

Microsoft 365 は、Microsoft が提供する サブスクリプション型のサービスで、かつては Office 365 という名称で提供されていました。

Microsoft 365 では、Word や Excel、PowerPoint などの Office 製品を利用できるため、書類や資料の作成、メールの管理など、日常的に行うあらゆる業務における効率化が図れます。

Microsoft 365 はクラウド型のサービスであり、Web 上またはデスクトップアプリから利用可能です。クラウド上にデータを保存することで、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなど別のデバイスからもデータにアクセスできるようになるため、時間や場所を問わず作業を進められます。

また、Microsoft 365 はクラウド型のサービスであるため、各アプリの更新やメンテナンスはすべて Microsoft 側で行います。そのため、常に最新バージョンのアプリを利用できる点も、機能面や安全性の面において強みといえるでしょう。

参照：Microsoft 365 Copilot - 一般法人向けプラン｜Microsoft

上記のとおり、Microsoft 365 は、Word などの Office 製品を Web 上やデスクトップアプリで利用できるため、業務効率化に大きく役立ちます。このような機能をはじめ、Microsoft 365 では、以下のようなサービスを提供しています。

Microsoft 365 では、Word、Excel、PowerPoint、Outlook という基本的な Office アプリを利用できます。最も下位プランの Microsoft 365 Business Basic では、Web 上でのみ使用でき、Microsoft 365 Business Standard、Microsoft 365 Business Premium では Web 上に加え、デスクトップアプリで使用できるようになります。

参照：Microsoft 365 Copilot - 一般法人向けプラン｜Microsoft

最近では、Google ドキュメントや Google スプレッドシートなど、無料で利用できる類似サービスもありますが、業務においては、Word や Excel、PowerPoint 用のファイル形式（.docx、.xlsx、.pptx など）で社内外でのファイルのやりとりを行うことも多いでしょう。Google 製のアプリを使用している場合は、Word や Excel 形式で他者にファイルを送信するためには、ファイル形式を変換する必要があり、一部の書式や装飾が引き継がれないことがあります。

Word や Excel などの Office アプリを使用することで、ファイル形式を変換することなくスムーズに書類や資料を作成したり、他者から受け取ったファイルを読み込んだりできるようになるため、ファイル形式の変換にかかる手間や時間を減らせるだけでなく、ファイル内の書式や装飾も保ったままファイルのやりとりが行えます。

Microsoft 365 では、Word、Excel、PowerPoint、Outlook 以外にもさまざまなアプリが提供されており、主に以下のアプリを利用できます。

これらのアプリを用いることで、Web 会議や社内チャット、クラウドストレージ、動画編集ツールなども Microsoft 365 内のサービスで完結するため、より Office アプリを活用した業務効率化が図れるでしょう。

なお、登録するプランによっても、追加で利用できるアプリの種類は異なります。例えば、Loop や Clipchamp は、Microsoft 365 Business Standard 以上のプランで利用できるため、ご注意ください。

それぞれのアプリが持つ機能やできることについては、「仕事の効率化に役立つ主な Office アプリ」で詳しくご紹介します。

Microsoft 365 は、オプションで Microsoft 365 Copilot が利用できます。Microsoft 365 Copilot では、Word などの Office アプリに Copilot を連携し、それぞれのアプリ上で Copilot が使用できます。

例えば、PowerPoint と連携した場合、Copilot に作成してほしい資料の内容をプロンプト（指示文）として送信することで、素早くプロンプトに沿ったスライドを自動生成してくれるため、資料作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

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Microsoft では、Microsoft 365 Copilot を業務に用いることで、「新入社員のオンボーディングにかかる所要時間が 25 ％ 短縮」「従業員満足度が 18 ％ 増加」「Copilot を 3 年間使用する場合に予測される ROI（投資利益率）向上効果、132 % から 353 %」といった効果が期待できることを述べています。

Microsoft 365 Copilot を用いることで、文書や資料、メールの作成やデータ分析といった作業を AI によってサポートしてもらえるため、書類の内容を自らの目で読み取ったり、分析や資料のデザイン作成に悩んだりするといった時間を最小限に抑えられます。

より多くの顧客との商談やプレゼンテーションなど、そのほかのコア業務に費やす時間を増やし、労働時間を減らしつつ生産性を高めることも可能なため、さらに Microsoft 365 を活用して業務効率化に取り組みたい方は、Microsoft 365 Copilot の利用もぜひご検討ください。

参照：Microsoft 365 Copilot - 一般法人向けプラン｜Microsoft

上記では、Microsoft 365 の概要や利用できるサービスについてご紹介しました。Microsoft 365 では、業務効率化に役立つさまざまなアプリがあります。ここでは、Microsoft 365 で使用できる Office アプリの主な機能やできることをご紹介します。

Word は、報告書やレポート、ブログ記事の原稿といった書類を作成する際に使用する文書作成アプリです。

文書の作成だけでなく、スペルや文法の誤りを直す校正機能や、フォント・文字色などの書式設定機能、直接ドキュメント上に書き込める直接描画機能、ページのデザイン変更機能など、さまざまな機能がそろっています。

また、Word と Copilot を連携することで、プロンプトに基づく文書の自動生成や Word 上に読み込んだ文書の要約などが行えるため、書類作成や書類の内容理解にかかる時間を短縮できるでしょう。

参照：Microsoft Word｜Microsoft

Excel は、シート上にテキストや数式などを記入して表やグラフ、レポートなどが作成できる表計算アプリです。シートを他者と共有することで、共同編集も行えます。

Excel では、セルや文字に色をつけたり、記載されている数値をもとに豊富なテンプレートの中からグラフを作成したりできる機能がそろっており、数式を活用することでセル同士の数値を用いて計算を行ったり、ほかのシートのデータを自動反映したりするといったことも可能なため、データ分析や、レポート・請求書などの書類を作成する際に用いられます。

しかし、数式によっては複雑な構造のものもあり、初心者では自力での入力が難しいことがあります。

Excel と Copilot を連携することで、Copilot に数式を質問し、Copilot に生成してもらった数式をそのままコピー＆ペーストしてセルに反映させられるため、「数式の扱いに慣れていない」「入力した数式が反映されず、どこが誤っているのかわからない」といったときにも、悩まずに作業を進められるでしょう。

参照：Microsoft Excel｜Microsoft

PowerPoint は、プレゼンテーション資料を作成できるアプリです。

Microsoft が提供する AI 搭載の画像編集ツールである Microsoft Designer を活用したデザイン性の高い豊富なテンプレートを用いられるため、資料作成のデザインに慣れていない方でも本格的なスライドを作成できるでしょう。

PowerPoint では、スライドに記載した文字や図形、イラストなどに動きをつけるアニメーション機能や、動画・音声メディアの掲載機能、スペル・文法チェック機能などが搭載されています。

PowerPoint と Copilot を連携することで、「オプションで Microsoft 365 Copilot が利用できる」でも触れたように、プロンプトに基づく内容のスライドを自動生成してくれます。また、すでに完成している資料を読み込ませることで、資料の要約や、資料の内容に関する質問への回答などを行ってもらえます。

参照：Microsoft PowerPoint｜Microsoft

Outlook は、新規メールの作成やメールの送受信などが行えるメールアプリです。基本的なメールアプリとしての機能はもちろん、メールフォルダの作成やメールの振り分けルールの設定などが行えるため、メールの整理も効率よく行えるでしょう。

Outlook では、Outlook のアプリ上でタスク管理が行え、ToDoリストの作成も可能です。

このように、Outlook ではタスク管理など、メールの管理以外の機能も活用できます。

Teams は、社内メンバーとのチャットでのやりとりや、ビデオ通話が可能なアプリです。チャットは、1 対 1 だけでなく、複数人でのグループチャットや、社内全体でスレッド形式でやりとりできるチャットなどさまざまな形式で行えるため、用途によって連絡手段を使い分けられる点が特長です。

また、チャットには豊富な種類の絵文字や GIF、ステッカーでリアクションができるため、テキスト以外でのコミュニケーションもしやすいでしょう。

Teams の ビデオ通話では、Web 会議に役立つノイズ抑制機能や画面共有機能などが搭載されており、場所を問わず快適な会議が実施できます。

また、豊富な背景テンプレートも用意されており、これらを活用することでオフィスや自宅などの背景を隠して自身のみ画面に映せるようになります。

参照：Microsoft Teams とは｜Microsoft

OneDrive はクラウドストレージで、ファイルや写真などをクラウド上に保存し、パソコンやスマートフォンなど、あらゆるデバイスからアクセス・編集・共有が可能です。

Microsoft 365 のユーザーは、1 人あたり 1 TB と大容量のクラウドストレージ容量が付与されるため、サイズの大きなデータも空き容量を気にせず保存できるでしょう。

また、OneDrive に保存されたデータは Microsoft が管理するデータセンターで保管されます。データセンターでは最新技術を用いた設備によって徹底管理しており、万が一の設備の故障や災害時にもデータが保護される仕組みを整えているため、安心してデータを預けられます。

参照：OneDrive｜Microsoft

Exchange は、メールを送受信するためのサーバーのクラウドサービスです。メールアプリである Outlook と統合することで、メールの送受信が可能になります。

Exchange を用いて Outlook を利用することで、メールをクラウド上に保管できるため、パソコンやスマートフォンなどあらゆるデバイスでメールのやりとりが可能になります。

また、Exchange は、企業の機密情報を外部に誤って漏えいさせてしまわないためのデータの保護機能や、マルウェア・スパム対策のためのフィルタリング機能など、セキュリティ機能も充実しています。そのため、企業でメールを利用する場合は、Exchange と Outlook を組み合わせて使用するのが特におすすめです。

参照：大企業向けメール サービス - MS Exchange メール｜Microsoft

Loop は、チームでの共同編集が可能なキャンバスアプリで、タスク管理やコンテンツ作成などに活用できます。Word や Teams などのほかの Office アプリと連携することで、社内の情報を 1 箇所に集約できるため、情報共有を素早く行えるでしょう。

Loop には Loop コンポーネント という機能があり、これを Teams などのほかのアプリ内で貼り付けることで、Loop コンポーネントが貼り付けられているすべての場所で編集内容が同期されます。

これにより、Teams や Outlook 上で編集した Loop コンポーネント の内容が Loop やほかの Loop コンポーネントにも反映されるため、ユーザーは常に最新の情報を確認できます。

参照：Microsoft Loop｜Microsoft

Clipchamp は、AI 搭載の動画編集ツールで、直感的な操作で本格的な動画が作成できます。

例えば、自動キャプション機能では、アプリに読み込んだ動画の音声をもとに、自動的にキャプションを書き起こします。自動キャプション機能は 80 を超える言語に対応しているため、外国語の動画を日本語に翻訳したり、日本語の動画をさまざまな言語に翻訳したりするといった作業も素早く行えるでしょう。

また、Clipchamp には、音声変換機能も搭載されています。入力したテキストを任意の音声・ピッチ・トーン・スピードで音声化できるため、動画にナレーションをつける作業も効率よく行えます。

参照：Clipchamp｜Microsoft

SharePoint は、社内での情報共有やコミュニケーションを活性化できるアプリです。

SharePoint には、ファイルの保存や共有ができるライブラリ機能や、社内で利用できる Web サイト・Web ページの作成機能、ファイルやサイト内の情報の検索機能などが搭載されています。

SharePoint を用いて社内やチームで利用するポータルサイトを作成すれば、社内で利用する就業規則や各種マニュアルをすぐに検索できたり、チームでのプロジェクトで使用しているスケジュールやファイルなどに素早くアクセスできたりするでしょう。

参照：SharePoint とは｜Microsoft

Bookings は、予約受付や変更、キャンセル手続き、予約管理などがオンライン上で行えるアプリで、Teams や Outlook と連携できます。

顧客との商談のスケジュール調整や社内の会議室・備品の予約などが行えるため、日程調整や会議室、備品の管理の煩雑化を防げます。また、Bookings には予約確認メールやリマインダーといった機能もあるため、商談の前日に手作業でメールを送るといった手間も削減できるでしょう。

なお、Bookings は自社で利用している問い合わせフォームとの連携も可能です。問い合わせフォームに Bookings のスケジュール調整ツールを設置することで、スムーズに顧客との打ち合わせ日程を決められるため、営業機会の損失を防げます。

参照：Microsoft Bookings｜Microsoft

Defenderfor Business は、Microsoft 365 Business Premium に含まれているエンドポイント セキュリティソリューションです。Defenderfor Business を利用することで、社内のパソコンやスマートフォンなどのデバイスを、マルウェア・ランサムウェア・フィッシング詐欺などのリスクから保護できます。

Defender for Business では、利用を開始してすぐにデバイスを保護できるよう、ウィザードの案内に沿って設定を進められる設計となっており、既定のセキュリティ ポリシーも定められています。そのため、専門的な知識やスキルがなくとも、企業のデバイスを徹底して保護できるでしょう。

参照：Defender for Business とは?｜Microsoft
参照：Microsoft Defender for Business｜Microsoft

Microsoft 365 を利用している場合、Microsoft 365 Copilot Chat が使用できます。Microsoft 365 Copilot Chat は Copilot とチャットができる機能で、チャットを通して Copilot への質問やアイデア出し、情報の検索・分析、画像生成などが行えます。

Copilot には、誰でも無料で利用できる Web 版や Microsoft Edge 標準搭載のものなどがあり、Microsoft 365 Copilot Chat と同様に Copilot とチャットを介したやり取りが行えるものの、プロンプトとして送信した内容は Copilot の学習に利用されるため、企業の機密情報などを入力してしまうと、情報漏えいを引き起こす恐れがあります。

一方で、Microsoft 365 Copilot Chat に入力された内容は Copilot の学習には使用されません。企業の機密情報に関わる内容や個人情報などを Copilot で扱う場合は、Microsoft 365 Copilot Chat を利用しましょう。

参照：Microsoft 365 Copilot Chat｜Microsoft
参照：Microsoft 365 Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ｜Microsoft

ここまで、仕事を効率化させるのに役立つ Office アプリをご紹介しました。実際に、これらのアプリを活用することで、スケジュール管理やチームサイトの作成など、さまざまな作業を効率よく行えます。以下では、Microsoft 365 のアプリの主な活用例をご紹介します。

ここまで、Outlook ではメール管理やタスク管理が行えることをご紹介しましたが、Outlook にはスケジュール管理機能もあります。

Outlook のメニューから「予定表」をクリックすると、以下のようにカレンダーが表示され、会議などのスケジュールを記入できます。

なお、予定を新しく作成するときは、あわせて Teams での会議も設定できます。Teams の会議を設定すると、自動的に会議リンクが作成されてひもづけられるため、会議当日は Outlook の予定にひもづくリンクから会議に参加できます。

また、「個人用の予定表」には社内のほかのメンバーの予定表を登録でき、予定を確認できます。自分の予定表と並べて表示することも可能なため、会議のスケジュールを調整する際などに役立つでしょう。

参照：Outlook の予定表の概要｜Microsoft

Teams では、会議中に文字起こし機能を利用することで、リアルタイムで会議内容をテキストで把握できます。

文字起こしを開始するには、会議中に「その他」＞「レコーディングと文字起こし」＞「文字起こしの開始」をクリックします。

文字起こしを行うことで、「議事録を作成したい」「どのような内容を話していたか忘れてしまった」「あのときに話していた内容をもう一度確認したい」といったときにも、素早く会議内容を振り返れるでしょう。

なお、文字起こし中は文字起こしされた内容とあわせて誰がどのタイミングで話しているのかを把握できるよう、話者やタイムスタンプも含まれます。

参照：Microsoft Teams会議でライブ文字起こしを表示する｜Microsoft

「仕事の効率化に役立つ主な Office アプリ」でご紹介したように、SharePoint は社内で利用するポータルサイトを作成できます。

SharePoint では、チームサイトとコミュニケーションサイトの 2 種類のサイトが作成可能です。チームサイトはチームや部署などの限られたメンバー内での情報共有を行いたいときに、コミュニケーションサイトは社内全体など、さまざまなメンバーに対して情報を共有したいときに作成するとよいでしょう。

SharePoint でサイトを作成する際は、企業のブランドイメージに合わせたテンプレートの作成やテーマカラーの変更などを自由に行えます。サイト内にページやナビゲーションなどを追加し、従業員が使用しやすいサイトになるようカスタマイズしましょう。

参照：SharePoint でチーム サイトを作成する｜Microsoft
参照：SharePoint でコミュニケーション サイトを作成する｜Microsoft

Loop は、社内マニュアルの作成ツールとして活用できます。

Word や Excel、PowerPoint などのアプリを使ってマニュアルを作成する場合、手順などを説明する際にスクリーンショットを大量に貼らなければならず、説明が長くなってしまうことがあります。

Loop では、Microsoft 365 内で使用できる画面録画機能「Stream」を使用することで、録画した動画の共有リンクをそのまま Loop に貼り付ければ、動画の埋め込みができます。

また、Loop コンポーネントを活用することで Word、Excel などのファイルを最新の状態で常に共有できるため、「Loop を見ればすぐに業務に必要な資料をそろえられる」といった状態にできるでしょう。

参照：Microsoft Loop の概要｜Microsoft

作成した書類や資料を OneDrive に保存することで、ファイルを共有し、他者との共同編集が可能です。

ファイルを OneDrive に保存すると、共有先の入力画面が表示されます。共有するメンバーのメールアドレスを入力し、「編集可能」を選択することで、共同編集が行えるようになります。共同編集中は「編集可能」「編集中」といったステータスが表示されるため、誰が現在編集しているのかも可視化できます。

各メンバーが編集した箇所はリアルタイムで反映されるため、共同編集によって同時に作業に取り掛かることで、書類や資料の作成を仕上げる時間を大幅に縮められるでしょう。

参照：Office ドキュメントを共同編集｜Microsoft

Clipchamp では、自社の製品やサービスの紹介動画を作成できます。

Wyzowl による「Video Marketing Statistics 2025」によると、98 ％ の人が、製品やサービスについて詳しく知るために、製品の紹介動画を見ており、87 ％ の人が動画を見て製品やサービスの購入を決断していることが明らかになっていることから、製品やサービスの紹介動画を作成したほうが、顧客の購買意欲を高めやすいといえるでしょう。

「仕事の効率化に役立つ主な Office アプリ」でも挙げたように、Clipchamp では、AI を用いた音声変換機能により、ナレーションの自動生成が可能です。また、豊富なテンプレートや素材も用意されているため、初心者でも本格的な動画を作成できるでしょう。

参照：説明動画づくりのアイデアが湧く 15 のサンプル動画とヒント｜Clipchamp

ここまで、Microsoft 365 のアプリの主な活用例をご紹介しました。Microsoft 365 のアプリは単体でも十分に業務効率化に貢献するものの、さらに効率化を図りたい場合は、Microsoft 365 Copilot の利用がおすすめです。

「オプションで Microsoft 365 Copilot が利用できる」でも触れたように、Microsoft 365 Copilot は、Microsoft 365 ユーザー向けに提供されているオプション機能です。

Microsoft 365 Copilot では、上記でご紹介した Word や Excel、PowerPoint などのアプリと連携できます。

参照：Microsoft 365 Copilot のヘルプとラーニング｜Microsoft

それぞれのアプリと Copilot を連携してできることについては、以下の記事で詳しくご紹介しているため、ぜひあわせてご覧ください。

Copilot で何ができる？無料版・有料版でできることや活用例を紹介

ここまで、Microsoft 365 で仕事の効率化に役立つアプリや Microsoft 365 Copilot についてご紹介しました。最後に、Microsoft 365 に関するよくある質問についてお答えします。Microsoft 365 の導入前に、ぜひ以下の点もご確認ください。

Microsoft 365 はサブスクリプション型のサービスですが、買い切り版も用意されており、2025 年 7 月時点での最新バージョンは、「Office 2024」です。

Office 2024 には、デスクトップアプリで使用できる Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNote が含まれています。

買い切り版のため費用を抑えて Office アプリを使用できますが、上記の 5 種類のアプリしか使用できず、OneDrive のクラウドストレージ用量も付与されないため、そのほかのアプリも活用したい場合や、OneDrive を使用したい場合は注意が必要です。また、買い切り版の Office は、最新機能がリリースされても適用されません。

そのため、以下のような方は買い切り版の Office ではなく、Microsoft 365 を利用することをおすすめします。

また、買い切り版は一度購入すればよいというわけではなく、サポート期限が近づいてきた際に、最新バージョンの製品を再度購入する必要があります。サポート期限が終了した Office を使い続けていると、脆弱性を狙ったサイバー攻撃を受けるリスクが高まるため、注意が必要です。

Office のサポート期限については、Microsoft のページをご確認ください。

参照：ご存じですか? Office にはサポート期限があります｜Microsoft

Microsoft 365 の購入後は、各従業員にライセンスを付与して機能を有効化しましょう。ライセンスの付与を行わなければ、従業員が Microsoft 365 のアプリを使用できません。

ライセンスの付与は、Microsoft 365 管理センターから実行でき、個人やグループごとに割り当てられます。詳しい手順は、以下の Microsoft のページをご確認ください。

参照：Microsoft 365 管理センター内のユーザーのライセンスの割り当てまたは割り当て解除｜Microsoft

なお、Microsoft 365 Copilot の場合も、同じ手順でライセンスの割り当てが可能です。Microsoft 365 Copilot を有効化・無効化する方法は、以下の記事で詳しくご紹介しています。

Microsoft 365 Copilot を有効化・無効化する方法や使えないときの原因

この記事では、Microsoft 365（旧 Office 365）で仕事を効率化する際に役立つアプリの種類や活用例、Microsoft 365 Copilot を利用するメリットについてご紹介しました。

Microsoft 365 は、Word や Excel などの Office アプリをサブスクリプションサービスとして使用できるため、常に最新の機能を活用して業務を効率化できるでしょう。

また、Microsoft では、Copilot と Office アプリを連携できる Microsoft 365 Copilot も提供しているため、Copilot を活用してさらに業務効率化を図りたい方は、こちらもご検討してみてはいかがでしょうか。

Microsoft では、Copilot をはじめとした AI を快適に活用できる次世代パソコンとして「Copilot+ PC」を定義しており、現在は高性能な NPU を搭載した Copilot+ PC がさまざまなメーカーから提供されています。