フリーアドレスで働く“あなた”の可能性を広げる「YourDesk」

コスト合理性×働き方改革×コロナ禍という三つの波が重なり、日本でもフリーアドレスが急速に普及してきた。モダンなオフィス環境は求職者へのアピールになるため、企業の採用活動やブランディングにも効果を発揮している。一方で、「自分の居場所がない」という心理的不安や、上司やチームのメンバーと離れて座ることでコミュニケーションが断絶するなどの課題もある。サイオステクノロジーの座席管理システム「YourDesk」は、こうした課題を解決し、働く“あなた”の可能性を広げてくれる。

フリーアドレスやABWの光と影

　固定席をなくして、社員が自由に席を選んで働くフリーアドレスは、働き方改革が提唱された2018年ごろから注目が高まった。その効果として、席数削減に伴うオフィス賃料の低減や自由度の高い環境による縦割り意識の緩和が期待されてきた。そして、2020年のコロナ禍によってテレワークが加速すると、出社率の低下を背景にフリーアドレスの導入が一気に加速した。現在では、部署を超えた交流やイノベーション創出への期待から、大企業を中心に積極的な導入が進んでいる。

　フリーアドレスに加え、この数年で急速に注目されている働き方が「Activity Based Working」（ABW）だ。ABWは、仕事の内容や目的に合わせて働く時間と場所を自由に選択するワークスタイルで、オフィスに縛られず、自宅やカフェ、サテライトオフィスなど最適な環境を選べる。集中作業やWeb会議、リラックスした意見交換など、目的に応じて場所を使い分けることで、個人の生産性や創造性を向上できると期待されている。

　こうした働き方を積極的に取り入れる企業が増えている一方、社員の自己裁量に委ねる新しい働き方には、コミュニケーションやチームワークなどの側面から運用上の課題も残る。例えば、フリーアドレスという自由度の高さを嫌う社員は、いつも同じ席を選び私物を置くようになってしまう。また、ABWによって社員の働く場所が分散すると、誰が社内にいるのか分からないという状況に陥りやすい。

　こうした状況では、偶発的に顔を合わせる機会が減り、休憩室や移動中の雑談から生まれる新しいアイディアという“創造のきっかけ”が、オフィスから失われかねない。メールやビジネスチャットが普及したオフィスでも、やはり“顔を見て話をする”コミュニケーションは、新しいビジネスの機会創出にとって大きな役割を果たしている。そこで、フリーアドレスやABWをさらに進化させる手段として、サイオステクノロジーの座席管理システム「YourDesk」が注目されている。

座席管理システムによるワークスタイル変革

　YourDeskは、誰もが簡単に使える座席管理システムだ。フロア図面または、PowerPointやExcel、Illustratorなどで作成したファイルをYourDeskにアップロードすることで、実際のオフィスに近いレイアウトをWebブラウザー上に再現できる。専門スキルや高度なITリテラシーがなくても、直感的なUIでフリーアドレスを管理する画面を設計し、利用可能だ。

　社員は、直感的な画面レイアウトを見ながら、自分の座りたい席を予約できる。その日の気分で席を選びたい人や、プロジェクトのためにチームで席を確保したいマネージャーなどが、具体的な席割りのイメージを確認しながら選択可能だ。“座りたい席”をPCやスマートフォンで直感的に選択できるかどうかは、フリーアドレス活用の要といえる。

　さらにYourDeskでは、タッチ操作に対応した大型モニターやICカードリーダーと連携することで、社員の“席取り”を簡素化するソリューションも提供している。

　実際にYourDeskを導入したオフィスでは、社員が出社時に社員証のICカードをリーダーにかざしてチェックインすると、65インチのタッチモニターから、その日の座席をタッチ操作で選べるようになった。導入前には、紙のフロアマップに手書きで社員の名前を記入していたため、YourDeskにより大幅な業務効率の改善につながったという。

オフィスのコミュニケーションを改善

　YourDeskの導入効果で特に期待されるのが、フリーアドレスやABWの欠点とされる、“誰がどこにいるか分からない問題”の解消だ。YourDeskによる“席取り”は、結果として“誰がどこの席にいるか”を明確にする。そのおかげで、リアルにコミュニケーションを取りたい社員が、出社しているのか、出社しているならどこに座っているのかが明確になる。また、特定の席をリザーブして、チームやプロジェクトのメンバーに優先的に割り当てることもできる。フリーアドレスが提唱された当初は、組織を横断したプロジェクトの推進などに効果を発揮すると期待されていたが、座席管理システムがなかったために、その理想が実現できないオフィスは多い。YourDeskはその夢をかなえる。

　また、YourDeskは「Microsoft 365」や「Google Workspace」に対応し、シングルサインオン（SSO）で利用できるほか、カレンダーと連携して座席予約の通知も行える。さらに、個人の座席だけではなく会議室の予約にも対応している。「会議室予約」機能を活用すると、会議室の使用状況を簡単に確認できるほか、会議室の予約時間を過ぎても、設定した時間内に誰も着席しない場合、予約を自動的にキャンセルする。限られた会議室の計画的な利用が可能になるのだ。

　SSOやカレンダー連携機能はスタンダードプランから、会議室予約機能はプレミアムプランで提供される。さらにプレミアムプランでは、SSOやカレンダー連携機能のほかに、IPアドレス制限やメールによる多要素認証といったセキュリティを強化する機能を選ぶことも可能だ。両プランの機能を含む、全ての機能を利用したい場合はエンタープライズプランを契約すると良い。

　Microsoft365やGoogle Workspaceを導入済みの企業であれば、こうした連携機能の提案が効果的だ。さらに、会議室予約機能では、会議室の前に設置するタブレット端末や、ICカードリーダー、タッチパネルモニターなど関連デバイスを提案する機会にも広がる。

　せっかく導入したフリーアドレスを生かしきれていないと感じている経営層や人事・総務部にとって、YourDeskは効果的な座席管理システムといえるだろう。