Gemini×Gmailで業務効率化
メール検索や返信作成をAIで時短する方法

今回はGoogleのAIサービスである「Gemini」と、Googleのアプリである「Gmail」「Googleカレンダー」を連携して便利に使っていく方法を紹介する。どちらも標準ツールだけに相性は抜群に良いのがポイントだ。

　AIの進化は止まらないが、Geminiにも日々、機能が追加されて便利に使えるようになっている。最近、GeminiとGoogleのアプリが連携して利用できるようになったのは注目のポイントだ。Geminiが接続したアプリからユーザーの情報を取得して、パーソナライズしたりデータをそのまま利用したりできるのだ。

　GeminiはそもそもGoogleのサービスなので連携は非常に簡単。ユーザーに最適化された回答を行う「パーソナルインテリジェンス」もアプリ連携からチェックを付けるだけでOKだ。もちろん、Geminiを利用しているGoogleアカウントと同じアカウントのGmailや、Googleカレンダーに加え、「Google Keep」「Google ドキュメント」「Google ドライブ」なども利用できるようになる。

　なお、今回は紹介しないが、「Googleフォト」や「YouTube」、Googleの検索サービスなども連携可能だ。どれもチェックを付けるだけなので、ぜひ試してみていただきたい。　なお、今回もGemini Proで利用しているので、無料版とは画面や機能が違うことがあるので注意したい。

　とてもシンプルで便利な機能が、Geminiからメールの内容についての問い合わせや検索ができることだ。Gmailを開いて検索するのではなく、Geminiからの検索なので、自然な言葉で入力すれば該当する情報を取り出してくれる可能性が高い。

　入力は曖昧な言葉でよく、「〇〇さんから締め切りの連絡が来ていたのはいつでしたっけ」といった適当なキーワードでも該当する情報を取り出せる可能性が高い。Gmail上で検索するよりも、はるかに探しやすいのが便利なところだ。

　回答もメールアプリを開くのではなく、Gemini上にテキストで表示してくれるので、とても分かりやすい。特にメールのキャッチボールが多くなると、引用を含むやりとりがどんどん伸びていき、必要な情報が見つけづらくなる。そんなときにはGeminiに聞いてしまった方が適切な答えが短時間で得られるはずだ。もちろん、Geminiは間違えることもあるので、重要なメールは自分の目で最終的に確認してほしい。

　とはいえ、結論が得られる時間が非常に早く、しかもかなりの精度なので、僕は日常的に愛用している。特に曖昧な記憶しかないメールを探すときには非常に役立っている。

　また、さらに曖昧な内容で、メールを調べることもできる。例えば、「ここ1カ月の請求書のメールを全部抜き出してほしい」とか「請求書のメールで応答していないものがあれば教えてほしい」といった作業も可能なので、ぜひ試してみていただきたい。こちらも漏れてしまう可能性はあるが、自分の目で探すよりははるかに手っ取り早い。たまに実施することで抜け漏れが防げるだろう。特に受発注作業をメールで行っているような方は、必ずチェックしてみることをおすすめする。

　今回は、メールで執筆作業を依頼されたので、その作業時間を確保することを考えた。そこでGemini上からGoogleカレンダーを見てもらい、まとまった時間が確保できるタイミングを調べてもらう。こちらもGoogleカレンダーを開く必要はなく、自動的にカレンダーをチェックして、Gemini上で教えてくれる。自分の空き時間を調べることができたならば、作業の見積もりを立ててメールの返事を書けばよいわけだ。

　Geminiではやりとりした内容を基に、Gemini上でメールの文面を作ることもできる。プロンプトで「返事を書いて」と指示すればOKだ。もちろん、返事の内容を指示すればその通り文面を作ってくれる。作成した文面はメールにコピーして使ってほしいと表示されるが、「…」（その他）のメニューからメールの下書きを作ることも可能だ。ただし、作成した文面が貼り付けられた新規メールが作られるだけなので、使い勝手はあまりよろしくない。そのため現時点では、元のメールを探し出して、そこに返信の形で貼り付けるのがベストだろう。残念ながら、直接メールアプリを開くことはできないが、情報を聞き出せば日付やキーワードなどを教えてくれるので、その通り探せば見つかるはずだ。今後直接メールを開いてくれるようになれば、さらに利便性は増すだろう。上記の通り、Gemini上からのメールの返信は、いまいち使いやすくないので、個人的にはGmail上から返信を作成している。Gmailに組み込まれた「文書作成サポート」というAI機能を使うと、メールのやりとりを認識した上で内容を解析し、適切なメールの文面を作ってくれる。なお、この文章作成サポート機能も、Googleのサブスクリプションに加入していないと使えないので気をつけてほしい。

　文書作成サポート機能を開いたら、単純に返信を入力すると正しいビジネス文章にしてくれる。例えば「承知しました」とか「来週提出します」などの内容だけをシンプルに入力すればよい。すると宛先を含めて、Gmailが文面を自動で作ってくれる。もちろんビジネスに適した文面になっているので、そのまま利用できることが多い。

　出来上がった文面が気に入らなければ、より詳しくしたり、逆により短くしたり、もしくはよりフォーマルに書き換えたりすることが自動でできる。メールの文面の何割かが定型文になるので、自分で文章を入力するよりは、早いことは間違いない。送信するファイルなどがある場合は、そこが挿入スペースになるので、見落とさないようにしてリンクなどを入れていこう。

　なお、この機能はスマホのGmailアプリでも利用できるので、出先からメールの返信をするときには大きく時短が可能だ。

　今回紹介したメールやGoogleカレンダーと連携したGeminiの機能を使うとAIの価値が十分に感じられるはずだ。例えば、Gmail上でメールを検索し、必要なものを見つけたとしても、別のメールを開くと元のメールに戻るのが結構面倒くさい。ところがGemini上で作業をすれば、文面が残っているので、簡単に見つけられるはずだ。しかも過去の作業も履歴として残っているので、再度利用する際には便利だ。

　つまりAIは情報を調べたり、作成したりするだけではなく、自分の作業を記録しておくのにも役立っている。近い将来AI上に保存した機能も大量にたまってくると、探すのが大変になりそうだが、そこはAIなので簡単に見つけ出してくれるだろう。

　昨今では、ほかのエージェント型AIもGmailやGoogleカレンダー、Teamsなどとの連携もできるようになってきている。Gemini以外にも同様のことができるサービスが多いので、現時点ではどれを使うのがベストなのか悩ましいところだ。とはいえ、Geminiは有料ユーザーになっても費用がかなり安いので、入門用には最適だと思う。