今月のテーマは……
Google Workspace の選定ポイントとは？
製品選定に関する疑問を解消しよう
これまで本連載では「Google Workspace 」の機能に関する情報をお伝えしてきました。今号では、Google Workspace の選定に向けたポイントを紹介します。製品を選定する際、機能面だけではなく、セキュリティやコンプライアンスといったさまざまな要素を考慮する必要があります。製品選定を行うに当たって、お客さまが抱える疑問を解消していきます。
所属：グーグル・クラウド・ジャパン
パートナーエンジニアリング本部
役職：パートナーエンジニア
経歴：大学卒業後、日系の中堅企業のIT部門で、ITインフラ担当者として入社後、自動車系IT企業にて、ネットワークエンジニアを経験。その後、マイクロソフトにて、10年以上にわたり、オンプレミスからクラウドまで幅広くプリセールス活動に従事。現職に至る。
所属：グーグル・クラウド・ジャパン
パートナーエンジニアリング本部
役職：パートナーエンジニア
経歴：外資系IT企業でオンプレミス・クラウド製品に関するカスタマーサポートに従事した後、プリセールス活動に従事。得意分野はSaaS、コミュニケーションコラボレーション製品。使っていてワクワクするサービスが好き。
目指すべきゴールを見据えて製品選定
ツールの選定においてはユーザー機能の充実度、使いやすさはもちろんのこと、組織として使う上では、セキュリティやコンプライアンス対応も重要です。製品選定時には、多岐にわたる項目を考慮し、選定まで進めていく必要があり、多大な労力がかかってしまいます。
このため、製品選定の際は想定される一通りの機能を列挙し、複数の導入検討製品を並べ、マルバツ表を作成するケースが多いのではないでしょうか。しかし、この作業は、おおむね期待通りの結果を生みません。理由は、多くの製品がお客さまのニーズに合わせた機能を充実させており、マルバツ表に結果を記載すると、大部分がマルになってしまい、各社製品の比較において、大きな差分が見えないからです。
したがって、製品導入時に製品比較のマルバツ表を作ることはあまり有効ではないと考えます。そうは言っても、製品の違いについてお客さまから説明を求められることもあるでしょう。その場合は、製品の起源、コンセプト、考え方の違いを理解し、お伝えすることが大事です。これらを理解できれば、単にシステムの老朽更新などを理由としたシステム更新ではなく、導入するシステムを通じて、どのような働き方を実現したいのか？ といった目指すべきゴール、方向性など、前向きな理由での提案が可能となり、お客さまもシステム更新を進めやすくなります。
起源を知って理解を深める
ここで、Google Workspace の製品の起源や思想について簡単に紹介します。Googleは、創業からようやく四半世紀というところで、創業時は世の中にWindows PCが爆発的に広がりつつあったころです。
皆さんがプライベートでも、お使いであろう「 Gmail 」や「 Google カレンダー 」などのコンシューマー向けサービスだけではなく、企業向けのGoogle Workspaceも、全てクラウド型のサービスとしてスタートしました。このため、アプリもデータも全てクラウドにあります。手元の端末は、ブラウザーが起動すれば、Windows PCでも、Macでも Chromebook でも、何でも構いません。
製品の長所や懸念点を知る
データ共有をしようとした際、先ほどのマルバツ表の話ですと、他社製品も Google Workspace も、社内外を問わずデータ共有は可能ですので、双方にマルが付いてしまいます。しかし、クラウドネイティブな Google Workspace と他社製品では、データ共有のコンセプトに大きな違いがあります。
クラウド型のサービスではない他社製品でのデータ共有の場合、ユーザーが手元のPCで作ったファイルそのものをメール添付を中心としたツールを介して、関係者に送付する形態が多いかと思います。
Google Workspace は、ユーザーの手元の端末上にデータはなく、クラウド上のストレージに置いてあるデータのパス、すなわち、URLを伝えて、関係者にアクセスしてもらう形態です。
両者には、それぞれ長所もあれば、懸念事項もあります。一般的なデータ共有の場合、ファイルの実体、コピーを入手できるため、原本を気にせず、自由にカスタマイズできるという安心感がユーザーにある一方、似たような名前や内容のファイルをいくつも保有していると、どれが最新版か分かりづらいことがあります。また、特に社外の取引先にデータを渡す際は、データを渡した先での情報の流出などが気になります。
一方、Google Workspaceのデータ共有の場合は、自社のクラウド上にあるデータの原本にアクセスしてもらうことになるため、当該データを直接カスタマイズすることに抵抗のある方もいらっしゃるでしょう。ただ、セキュリティ的には、データの実体を渡さないため、データを共有した相手から、情報の独り歩きをなくせます。もちろん、双方ともデータのアクセス権限の設定においては、今ご紹介したようなリスクを軽減する対策もできますが、製品の起源や思想としては、上記のようなイメージです。
コミュニケーション、コラボレーションインフラの製品選定の際は、マルバツ表による機能比較をやめ、「お客さまがどういう方向に進んでいきたいか」「働き方をどうチェンジしたいか」「目的を実現するために、ツールの思想や操作方法でイメージに近いのはどちらか」という観点で提案すると、製品選定までの時間を短縮し、前向きにシステム更新を迎えられるような機運が高まります。ぜひ、トライしてみてください。
Google Workspace 、Gmail 、Google カレンダー 、Chromebook は、Google LLC の商標です。