kintone連携で非効率な仕事から解放される「4種の神器」！トヨクモが実現するDX戦略

DXを推進すべく「kintone」を導入して改革を進めている企業や自治体は多い。特にノーコード/ローコードツールが導入され、現場スタッフレベルでも業務アプリが作れるようになり、自社が抱える課題をスピーディーに解決できるようになったことは大きい。ただ、それだけでは解決が難しい部分もあり、kintoneはプラグインや外部サービス連携という仕組みを用意し、簡単に機能拡張できるようになっている。

kintoneの外部連携ツールを提供しているトヨクモは、もともとサイボウズの子会社であるサイボウズスタートアップスとして設立され、その後独立。kintoneの外部連携サービスを最初に開発したパートナーの1つとして、サイボウズのパートナーの中では、契約数・売上ともに最大規模の企業である。

そんなトヨクモが提供するkintone連携サービスのWebフォーム作成ツール「FormBridge (フォームブリッジ)」、書類作成ツール「PrintCreator（プリントクリエイター）」、メール配信システム「kMailer（ケイメーラー）」、情報公開ツール「kViewer (ケイビューワー)」の4つについて、トヨクモのマーケティング本部長である小川淳取締役とマーケティング本部 パートナーアライアンス部の四岡欣士郎氏に、各ツールの優位性についてお話を伺った。

「全ての人を非効率な仕事から解放する」。こうしたビジョンを掲げ、kintone周辺サービスを通じて企業のDX推進を強力に支援していくトヨクモ。企業の成り立ちは前述のとおりだが、当初は安否確認サービス事業からスタートしており、そのサービスを通じてトヨクモのことを知っている人も多いだろう。

サイボウズの子会社だったことを活かし、独立後にkintone連携サービスの開発を進めたが、kintoneは主に社内向けのシステムであるため、外部との接続やデータの活用（外部へのデータ出力）には課題があり、kintoneの足りない部分を補完する形で各種ツールの提供を開始している。「サイボウズさんのパートナー評価制度があるのですが、6製品全てで賞を受賞しているのは弊社が唯一です」と四岡氏は胸を張る。

小川氏は「サイボウズの中にいたメンバーが弊社に移ってきていることもあり、開発体制がしっかりしており、最近のAI機能なども比較的早く取り入れております。現在は顧客数の多さから得られる情報も多く、お客さまに役立つサービスを開発できていると感じています」と語った。

トヨクモが提供するサービスは、そのシンプルさとコストパフォーマンスの高さが大きな魅力だ。そして、単なる機能提供に留まらず、kintoneと連携することで真のDXを推進している。

「中小企業（SMB）から大企業、自治体まで、幅広い業種・規模の顧客に利用されており、あらゆる顧客の利用シーンに対応できる事例が豊富です。特に最近は大企業からの問い合わせが多く、1つの部署で導入して使っていたら、その評判を聞いて他の部署でも導入を検討するという流れも生まれているのではと分析しています」と四岡氏。それを踏まえ、大規模企業向けのセキュリティ機能・大量アクセスへの対応など、顧客の要望に応じたシステム開発を強化しているという。

また、kintone連携サービスの解約率は1%程度という驚異的な実績を誇り、安定したサービス提供と顧客満足度を示している。小川氏はDXの世界について「ネット広告は20年でテレビ広告を上回るシェアになりました。DXも同様で、まだDXが推進されてから8年しか経っていませんが、DX関連の市場は、おそらくあと10年後には全く異なる世界観が広がるだろうと、それほどの勢いを感じています」と語った。

トヨクモのkintone連携サービス（Toyokumo kintoneApp）は、kintoneの「データベース」としての特性を最大限に活かし、外部との連携やデータの活用を円滑にするツールを揃えている。小川氏は、kintoneとの連携について「kintoneはどちらかというとデータベースを提供していて、それをどう使うかというとき、外部に出したいときは、我々のようなベンダーに任せていただいている」と小川氏が語るように、今回紹介する4つの主要なkintone連携サービスは、「入れる→貯める→出す/見せる」という、外部とのデータ連携においてDXを推進する上で不可欠な、基本的な流れをカバーするものだ。

kintone連携サービスの中で最も契約数が多いサービスで、kintoneライセンスを持っていない外部の方がkintoneにデータを入力するためのツールだ。たとえば、アンケートや申し込みなど、外部の人に直接情報を入力してもらう際、従来だと、ExcelやGoogleフォームなどで入力してもらい、登録された情報をライセンス所有者が手動で転記したり、CSVで読み込ませたりといった手作業が必要だった。

これを、外部の方にフォームを公開し、直接データを入力してもらうことで、入力されたデータが自動でkintoneに追加される。そのため、手作業や転記の手間を一気に削減できる。

「コロナ禍以降、助成金申請や給付金、ワクチン予約などで自治体にご利用いただくケースが非常に増えました。住民の方全員分のkintoneアカウントを購入する必要がなく、フォームで申請を受け付ければデータが直接kintoneに入るため、その後のオペレーションも効率的です」と小川氏。特にミスが許されない申請受付のような業務においては、システム連動が容易なFormBridgeが適しており、リスクを低減する。

本サービスの契約はkintoneのドメイン単位のため、フォームの作成数や回答者数によって費用が変わることはなく、企業や自治体にとっても非常に導入しやすい。また、大量アクセスが予想される場合は事前に相談することで、待合室機能などの追加を推奨するなど、安定した運用もサポートする。

さらに、reCAPTCHAを用いたスパム対策やフォームにIPアドレス制限やパスワード設定などが可能で、自治体向けには、マイナンバーカード認証による本人確認機能も用意されている。こうしたセキュリティ対策は、今後も順次強化していくとのことだ。

続いて「PrintCreator」は、kintone内のデータを活用して、請求書や見積書などの帳票をPDFで自動生成するサービスだ。ドラッグ＆ドロップで帳票のレイアウトを設定でき、自社の帳票デザインに合わせて自由にレイアウトを調整が可能。kintoneのレコード情報から、PDFの指定位置に自動でデータを引用・出力してくれる。

kintoneには画面印刷機能はあるものの、さらに自由度の高いデザイン設定を求める企業も多い。そのため帳票を作成するとなると、多くの人がkintoneのデータをExcelなどに転記して手作業で作成しており、非効率が発生していた。

「帳票出力については、データはデジタルであるのに、最終的な出力や送付がいまだに紙やFAXでやりとりされている企業が大きく非効率な状況が残っています。この領域には大きなビジネスチャンスがあると感じており、PrintCreatorのようなサービスを通じて、少しずつでも変えていきたいと考えております」と小川氏は意気込んだ。

将来的には、PDFでの出力から電子契約へ繋げる流れに移行していくことを期待しており、契約関連業務のDXも進んでいくだろう。「電子契約機能も実装されており、契約関連業務を一気通貫して効率化できます。しかし、例えば見積もりと請求はメールやPDFで、契約は書面、といった形で、部分的にしかDXが進んでいないケースも多く見られます。kintoneなどを使って一気通貫で進めた方が効率的だと思いますが、自社だけの問題ではない点が難しいところです」と四岡氏は語った。

「kMailer」はkintone内の顧客データを用いて、特定の顧客属性に対して一括でメールを送りたいといったニーズに応えるサービスだ。宛名や内容の一部を自動で差し込む「差し込み印刷」のメール版のようなイメージで、メルマガ配信やセミナー案内、ワクチン予約のキャンセル通知など、kintoneデータと連携して自動でメールを送信できる。Excelへの転記やBCCでの一括送信といった非効率を解消し、手作業による送信の手間を省ける。

ドラッグ＆ドロップ操作で、HTMLメールも簡単に作成でき、PrintCreatorと連携して、作成した見積書などをメールで送ることも可能だ。そして今後は、より高度なメールマーケティング機能の実装も進んでいくという。

「将来的には、顧客の行動に合わせたステップメール送信や、開封率・クリック率などの分析機能もよりリッチなものになっていきます。高機能なメールマーケティングツールは多く存在しますが、簡単にDXを始め、それを続けられることが重要だと認識しています。必要十分な機能を意識し、重要度の高い機能から優先的に実装していく予定です」と四岡氏は語った。

「kViewer」はkintoneに保存されたデータを、kintoneのライセンスを持たない外部ユーザーがウェブページとして閲覧できるようにするサービスだ。用途としては、例えばFormBridgeで入力されたデータを、個別のウェブページでユーザー自身が閲覧できるように表示することで、給付金申請やワクチンの予約状況など、申請者自身が申請内容を専用ページで確認できるため、問い合わせ対応の手間を削減し、利便性の向上が図れる。

トヨクモは、「ITの大衆化」と「非効率からの解放」というビジョンを追求し続けている。シンプルでリーズナブルな価格設定を維持しつつも、大企業からの高度な要望にも応え、幅広い顧客層のDXを支援することを目指している。

DXは一足飛びに進むものではない。しかし、トヨクモの各サービスは、まさにそうした「ちょっとずつ」の改善を積み重ね、現場の非効率を解消しながら、着実にDXを推進していく力を秘めている。

四岡氏は「事例紹介などのプロモーション活動や販売店様との協業もより積極的に行い、日本のDX推進に貢献していきたいと考えています」と語り、小川氏も「今回紹介した4つのサービスを連携して利用することで、DX推進を強力にサポートしていきます。言うなれば『4種の神器』といったところでしょうか」と力強く語った。

トヨクモは、kintoneと共に日本の企業の働き方を大きく変革する「ゲームチェンジャー」を狙っている。