Microsoft 365で改正電子帳簿保存法に対応
電子取引データの保存要件を担保

ネクストセット

ネクストセット・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Microsoft 365

2022年1月に改正された「電子帳簿保存法」(以下、改正電子帳簿保存法)で、電子取引で授受した請求書や領収書の電子保存が義務付けられた。電子メールやインターネットを介して請求書に相当する情報をやりとりした場合、文書の改訂履歴が残るシステムでデータの保存を行ったり、データを日付・金額・取引先で検索できるようにしたりする必要がある。改正電子帳簿保存法の要件を満たし、電子取引を適切に行っていくために、企業が取るべき対応をネクストセットに聞いた。

猶予期間の終了が迫る
電子保存の義務化への対応が急務

代表取締役
別所貴英

 2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法において、電子メールやインターネットを介して授受された見積書や請求書など、電子取引データの電子保存の義務化が打ち出された。保存要件は、タイムスタンプの付与や文書の改訂履歴が残るシステムでのデータの授受・保存をはじめとした措置を行う「真実性の確保」と、日付・金額・取引先で検索が行えるようにするといった措置を取る「可視性の確保」の二つが挙げられている。電子保存の義務化は2022年1月の施行から2年の猶予期間が設けられたものの、2024年1月からは保存要件に従った電子取引データの保存が求められる。猶予期間の終了が迫る中で、企業は真実性の確保と可視性の確保を両立した電子取引データ保存の環境構築が急務となっている。「改正電子帳簿保存法には対応しなければなりませんが、電子取引データの保存要件を守るためだけに別のシステムを導入し、業務フローを大幅に変更するのは従業員に負担がかかります。社内ですでに使っているクラウドプラットフォームに、改正電子帳簿保存法に対応するアドオンサービスを入れることで、保存要件を満たすのが良いでしょう」とネクストセット 代表取締役 別所貴英氏は提案する。

 そこでネクストセットが提供するのが、改正電子帳簿保存法へのスムーズな対応を実現するクラウドファイルサーバー「ネクストセット・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Microsoft 365」だ。Microsoft 365のアドオンサービスで、PDFやWord、Excelなどの形式の電子取引データのアップロードが行える。アップロードした電子取引データは、一覧で確認が可能だ。「Microsoft 365をはじめとしたクラウド型グループウェアは、多くの企業で導入が進んでいます。しかしMicrosoft 365は米国製なので、日本の商習慣に合わないといった、日本の企業では使いづらい点もあるでしょう。今回の改正電子帳簿保存法も、日本の法律に合わせた対応が求められています。こうしたニーズに応えるべく、当社は日本の商習慣や法律に合わせたMicrosoft 365の運用を実現するアドオンサービスを提供しています」(別所氏)

導入が容易なアドオンサービスで
データの可視性と真実性を確保

 Microsoft 365で電子取引データの保存を行うには、いくつかの課題があると別所氏は指摘する。「Outlookや、帳票を電子化して専用回線やインターネットでやりとりするシステム『Electronic Data Interchange』(EDI)を活用した取引などでは、OneDriveに電子取引データを保存することは多いと思います。しかしOutlookやOneDriveだと、誤って電子取引データを削除してしまったり、管理者が分からなくなってしまったりといった懸念があります。電子取引データを一覧にし、金額の範囲検索や取引日での検索を行えるようにするなど、データに検索性を持たせることも難しいです」

 そうした課題を解決するために、ネクストセット・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Microsoft 365は、OneDriveやOutlookの添付ファイルを直接アップロードできるようにしている。ファイルをダウンロードしたり、ほかのシステムを経由したりする必要がないので、電子取引データのシームレスな保存と管理が可能だ。「OutlookやOneDrive内の電子取引データを本サービスに保存する際、取引先や取引日、金額を追記しておけば、電子取引データを検索できるようになります。金額の範囲検索や二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件検索も行えるため、データの検索性が担保されるのです。保存した電子取引データは一覧で表示され、可視性も確保できます」と別所氏は説明する。

 電子取引データのもう一つの保存要件である、真実性の確保も担保する。「本サービスに保存した電子取引データは、システム管理者だけが削除できるように、削除権限の設定が行えます。電子取引データは論理削除を行うため、システム上では削除扱いになりますが、データ自体は削除されずに残っています。システム管理者用のページから全ての文書一覧を見ると、削除したデータも保存されていることを確認できます。データの物理削除は行えません。電子取引データの内容を改訂した場合も、改訂履歴がログとして残ります。これらの機能で、真実性の確保を担保します」(別所氏)

 ネクストセット・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Microsoft 365のアピールポイントは、導入の容易さだと別所氏は語る。「アドオンサービスなので、新たにシステムを導入する必要がなく、Microsoft 365を拡張して改正電子帳簿保存法に対応できる点が特長です。Microsoft 365にログインすれば本サービスが使えるので、別のシステムにログインしたり、Microsoft 365以外のシステムのユーザー管理を行ったりする必要がありません。価格は1ユーザー当たり100円/月で、導入しやすい低価格なサービスになっています。さらに、すでに当社のほかのアドオンサービスを導入しているお客さまは、新たな契約をせず無償で本サービスを利用できます」

1カ月の無償トライアルが可能
Microsoft 365の機能拡張をサポート

 ネクストセット・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Microsoft 365は、1カ月の無償トライアルを実施している。トライアル期間は延長も可能で、使用できる機能とユーザー数に制限はない。トライアルした環境は、そのまま本番環境に引き継げる。本サービスのホームページからセットアップを行うことで即日利用が可能だ。「アドオンサービスをいきなり採用するのは難しいと思うので、まずはトライアルをしてもらい、そこから本格導入に進んでいただきたいです」と別所氏はアピールする。

 最後に別所氏は、「当社の強みは、あらゆるビジネスの課題をMicrosoft 365のアドオンサービスで解決できるところです。改正電子帳簿保存法の対応をはじめ、Microsoft 365の標準機能でカバーしきれない部分が出てきたら、ぜひ当社に相談してください。デモから技術支援まで、幅広くサポートします。機能追加の要望といった、パートナーさまやエンドユーザーさまからの意見を吸い上げ、良いサービスを安価に提供していきます。ダイワボウ情報システム(DIS)さまと一緒に案件を作っていき、お互いのビジネスを大きくして、今後も良い関係を築いていきたいです」と意気込みを語った。