生成AIの話題がビジネスの隅々まで行き渡り、「うちもそろそろ」と考える企業は増えた。
だが生成AIの価値を社員個人の「時短ツール」としてしか捉えられないまま、投資判断が先延ばしになっているケースが少なくない。

では生成AIはいつから使うべきなのか。
生成AIの導入を躊躇しているすべての企業の経営者にこう問いたい。
「人手不足が深刻化し、人材採用も困難になる中で、どのようにして自社の事業を成長させるのか」と。

その答えをマイクロソフトでアジア6地域においてCopilotおよびMicrosoft 365のプロダクトマーケティングを推進する加藤友哉氏に伺った。

生成AIは導入してすぐには効かない！？
効くかどうかは "データの地力" で決まる

Microsoft Asia
Copilot & Microsoft 365 GTM Lead
加藤友哉 氏

　生成AIを特定部門でのPoC（概念実証）や数名の社員にアカウントを付与して効果を検証した企業から、期待するほどの効果は得られなかったという声を聞くことがある。こうした評価は生成AIに原因があるわけではない。原因として生成AIが推論に必要とするデータにアクセスできないことが挙げられる。これは社内にデータは存在しているが、データが分散しているため利用できないという事情によるものだ。

　データが分散しているのは、オフィスアプリケーションや業務アプリケーション、メールやオンライン会議などのコミュニケーションツールなどの業務で使うアプリケーションが個別に導入・運用されているため、それぞれで生成されるデータも分散管理されているためだ。

　生成AIは魔法のツールではない。生成AIを導入した瞬間から、大きな効果が得られるわけではないのだ。Microsoft AsiaでCopilot & Microsoft 365 GTM Leadを務める加藤友哉氏はこの点を"新人教育"に例えて次のように説明する。

　「入社したばかりの新人に、手本も見せず、参考になる資料も与えず、いきなり仕事を任せても何もできません。それと同様に導入したばかりの生成AIに『これやって』と仕事を指示しても、生成AI側は『どのデータを見ればいいの？』と困ってしまいます。困った挙句、AIがインターネット上に公開されている情報から類推して回答を返してくれますが、それはユーザーが期待する回答ではありません」（加藤氏）

　つまりどんなに優れた生成AIを導入しても、AIの推論に使えるデータや文脈が乏しい環境ではその真価を発揮することは難しいというわけだ。

　ではどうすれば生成AIが"仕事ができる状態"に到達するのか。そのポイントは「業務データが日々たまる場所」を整え、そのデータにAIがアクセスできるようにする仕組みを構築することだ。このように説明すると「新たにシステムを開発する予算などない」と諦めてしまうことだろう。ちょっと待ってほしい。このハードルをぐっと下げて、生成AIの導入効果を最大化できる環境を整える手段が一つある。それは「Microsoft 365」と「Microsoft 365 Copilot」だ。

業務に入り込める生成AIが
組織にメリットをもたらす

　ご存じの通りMicrosoft 365はWord、Excel、PowerPoint、Outlook、Teamsなどの日常的な仕事で必須となるオフィスアプリケーションを統合的に提供するスイート製品である。その中でもクラウドで提供されるMicrosoft 365は、Microsoft 365に含まれるすべてのアプリケーションで生成されたファイルやデータをクラウド上のストレージスペース（OneDriveやSharePoint）で統合的に管理でき、チームや社内など組織で情報共有することができる。

　さらにMicrosoft 365のすべてのアプリケーションでのやり取り、例えばメールの相手やその内容、スケジュール、Teamsでのコミュニケーションの相手と内容なども蓄積され、自身で利用できるほか組織で共有することもできる。つまりクラウドで提供されるMicrosoft 365を導入するだけで、生成AIの真価が発揮できる「業務データが日々たまる場所」がおのずと整うことになる。

　また、クラウドで提供されるMicrosoft 365が導入された環境にMicrosoft 365 Copilotを導入すれば、社員個人の時短にとどまらず、組織全体で生成AIの効果を得ることができるようになる。

　加藤氏は「これまでの多くの生成AIはチャット画面での『問いかけ』に『回答』する体験が中心でした。これも仕事に有用ですが、これだけだと社員個人の生産性向上の枠を出ません」と指摘する。対してMicrosoft 365 Copilotは「Teamsの会議や議事録、Outlookのメール、SharePointやOneDriveのドキュメントといった、アプリケーションをまたいだ"仕事の記録"からユーザーの仕事を支援することができ、組織全体の効率化、生産性向上を実現することができます。このアプリケーション間を横断できるところが、これからの生成AIのビジネス活用におけるMicrosoft 365とMicrosoft 365 Copilotの最大の価値だと言えます」と強調する。

　Microsoft 365とMicrosoft 365 Copilotの組み合わせは生成AI活用の効果を最大化することに加えて、IT運用においてもメリットが大きいという。加藤氏は「オンプレミスやSaaSを問わず、業務ソフトはこれ、会計ソフトはコレ、コミュニケーションツールはこれ、という具合に個別最適で導入するとデータ連携が困難になる上に、管理の手間とコストも増大します。業務で使うアプリケーションをクラウドで提供されるMicrosoft 365に集約していくことで、生成AI活用の効果向上とIT管理コストの軽減を両立できます」と説明する。

全社導入から始められる
中小企業向けプランも充実

　Microsoft 365とMicrosoft 365 Copilotを組み合わせた生成AI活用環境は、企業にどのようなメリットをもたらすのだろうか。社員個人の業務の効率化や生産性向上は当然のこと、組織の観点から「経営判断の速度を上げる」「属人業務の引き継ぎを支える」「提案・見積・報告の効率化を実現する」「日々の雑務を"委ねる"」などが挙げられる。

　経営判断においては過去の会議メモやメール、提案書を横断して要点と論点を整理し、意思決定の材料を短時間で揃えることができる。属人業務においてはSharePoint上の文書やメールのやり取り、Teams会議の記録などを踏まえて"業務の履歴"をたどり、個人のノウハウなど属人化した業務を可視化して引継ぎを可能とするとともに、新人教育にも活用できる。
　
　また提案や見積、報告といった業務の際に、ゼロから思考して資料を作成するのに相応のスキルや経験が求められるが、その“出だし”の部分をMicrosoft 365 Copilotに任せてアイデア出しと資料のたたき台を作成させることで、提案や見積、報告などを量産することができるようになる。社員はMicrosoft 365 Copilotが提示するアイデアや文書に対して指示を出すことでブラッシュアップすればいい。こうした活用によって少人数の組織や企業の"機動力"が大幅に上がる。

　スケジュール調整や会議設定、出張手配などの日々の雑用は、本人が気づかないうちに業務時間の多くを費やしている。人手不足が深刻化する中で、こうした雑務をMicrosoft 365 Copilotに委ねることで、仮に社員を増やすことができなくとも業務処理のキャパシティを拡大することができる。

　これらはMicrosoft 365 Copilotが組織にもたらすメリットのほんの一例だ。こうしたメリットからMicrosoft 365 Copilotを少人数で利用しても、個人最適でとどまるという構造的な限界があることが理解できるだろう。例えば会議設定を自動化するには、相手の予定を把握でき、会議の目的や関連資料が組織全体で共有できなければ実現できない。

　Microsoft 365は仕事のあらゆる情報を組織全体で共有し、Microsoft 365 Copilotがその情報からあらゆる業務を支援、自動化してくれる。Microsoft 365とMicrosoft 365 Copilotを最初から全社導入することが、その企業を強くするのだ。

　クラウドで提供されるMicrosoft 365およびMicrosoft 365 Copilotをまだ導入していない企業にとって、全社導入の好機が訪れている。なぜならMicrosoft 365 Copilotに新しいプランが追加されたからだ。　特に中小企業に向けて、Microsoft 365 Copilotのすべての機能をSMB（中堅・中小企業）向けの価格で提供する「Microsoft 365 Copilot Business」がラインアップする。このプランはMicrosoft 365 Businessプランを300ユーザー未満で利用している企業が利用可能だ。

　またMicrosoft 365 Business Premium and Microsoft 365 Copilot BusinessプランやMicrosoft 365 Business Standard and Microsoft 365 Copilot Businessプランとのバンドルなどを対象に、期間限定で割引キャンペーンを実施している。