スマホのMicrosoft Officeを使いこなす

今回は、スマートフォンでExcelやPowerPointを利用する意味やコツを紹介していこう。いまや、PCを持ち歩いていなくても、手軽にMicrosoft Officeアプリを利用できる時代になった。スマホでもある程度は使えるのだ。

　今回はスマホでExcelやPowerPointを使うメリットやコツを紹介していく。少々ややこしいのだが、スマホでExcelを使う方法は大きく分けて二つある。

　一つは、ExcelやPowerPoint、Wordなどの単体のアプリを使うこと。これはイメージしやすいだろう。

　もう一つが分かりづらいのだが、「Microsoft 365 Copilot」（以下、Copilot）からの利用だ。今回は前者で紹介していくが、後者もそれぞれのアプリでできることはほとんど変わらない。なお、今回の記事は、サブスクリプションに契約した状態だ。

　スマホでのMicrosoft Officeアプリの利用は、OneDriveと密接に連携している。スマホのローカルに保存したファイルも使えないことはないのだが、使うのが少々面倒だ。そもそも、スマホのExcelやPowerPointは起動した状態の画面で、最近使ったファイルが表示される。このファイルは、PCで開いたものと共通で、同じアカウントが連携するわけだ。

　つまり、最も手軽で便利な使い方は、作業の継続だ。会社で作っていたり、参照していたりしたExcelやPowerPointの書類をスマホで開くのはとても簡単なのだ。

　ただし、会社でスマホでのMicrosoft Office利用を許可していないと使えないので注意していただきたい。あくまでも、同じアカウントでシームレスに同期する使い方が便利ということだ。

　アプリをインストールしていれば、メールに添付されてきたファイルもそのままスマホで開くことが可能だ。ExcelやPowerPointのファイルが添付されていることは多いので、スマホで開けるようにしておくと大変に便利だ。

　OneDriveに保存されているファイルは、探して開くこともでき、こちらもPCと連携する。スマホでファイルを新規作成する際にも、ローカルに保存するのではなく、OneDriveと連携することで、作成したファイルはいつでもPCで開けるので、この方法がお薦めだ。

　スマホのMicrosoft Officeでも互換性はかなり高い。Excelのファイルを開けば、表が見えるのはもちろん、グラフなども問題なく表示できる。PowerPointも同様で、スマホでもファイルの再現性はかなり高く、動画も再生可能だ。

　PCでもWeb版のMicrosoft Officeを使うことがあるだろうが、同じような感覚で利用できると考えればよいだろう。ファイルの閲覧に関しては、ほぼ問題なく利用できると思ってよい。スマホ版Microsoft Officeの一番お薦めの使い方は、ファイルの閲覧だ。例えば、移動中の電車の中でもプレゼンのスライドを開いて学習できるわけだ。しかも、PCで開いていたファイルを連携して作業できるのが便利なのだ。

　とはいえ、編集もそれなりに可能だ。テキストの編集はほぼ問題なく作業できる。個人的には、Excelを使ってちょっとした経費の集計をしたり、スライドの下書きを作成したりすることもある。完全な書類作成はPCでファイルを開いて行うのだが、ちょっとした作業は十分にできる。文字修正なども可能だ。出先でも送られてきた書類に注釈を入れて戻せるのだが、そんな作業はモバイルノートを使っている。スマホでもコメントを付けることはできるのだが、作業がしづらいのだ。

　特に、スマホの画面は狭いのでスクリーンキーボードを表示すると、利用できる画面が狭くなりすぎる。縦・横の切り替えも簡単にできるとはいえ、キーボードを使うのはかなり厳しい。もちろん、外付けのキーボードを使えば快適になるのだが、ならばPCを持ち歩いた方が手っ取り早いと考えている。

　最近では、スマホのMicrosoft OfficeでもCopilotが利用できるようになっている。もちろん、サブスクリプション契約が前提だが、とても便利に活用できている。なにより重宝するのが要約だ。PowerPointのファイルを開いたら、Copilotで要約すれば、いちいちスライドを開いていかなくても、内容が把握しやすい。全貌を知った後で、必要な部分を読んでいけるので、まさにスマホ向きなのだ。

　スマホでもCopilotを利用して書類の作成もできるのだが、そんな作業にはやはりPCが便利だ。

　ベストな利用方法は、「ファイルの作成はPC」「出先や移動中のファイルの閲覧はスマホ」とすることだ。僕はPCを持って外出していることが多いのだが、そんな場面でも届いたメールの添付ファイルはスマホで開くことが多い。ExcelやPowerPointの内容を確認して、編集が必要なら腰を据えてモバイルノートで再度開いて作業を進めていく。

　カフェなどでモバイルノートを使って書類を作成している際にも、他の書類を開きたくなったら、スマホを使うことが多い。モバイルノートは画面が狭いので、作業に専念させておき、閲覧はスマホの役目にするわけだ。

　OneDriveに保存されているファイルは、デバイスが変わっても手軽に利用できるのが良いところだ。

　もちろん、タブレットを利用すれば、さらにPCに近い操作性になる。特に、タブレット＋キーボードはかなりPCに近い操作性になる。何らかの理由でPCが使えないときには便利だ。

　今回のスクリーンショットはAndroidスマホで作成しているが、iPhoneでも同様に利用可能だ（機種によって表示などが異なる）。

　iPadとAndroidタブレットも同様に使える。手元のデバイスでもぜひ利用してみていただきたい。