業務マニュアルや社内規定、会議議事録といったストック情報を一元管理
トヨクモ「NotePM」

近年、個人が持つ知識やノウハウを組織全体で共有し、生産性の向上や新規事業の創出につなげる「ナレッジマネジメント」に注目が集まっている。しかし、こうした取り組みを支援するツールを導入したとしても、ITリテラシーの高い一部の社員しか活用せず、社内に定着しないという課題が少なくない。こうした課題を解決するのが、トヨクモが提供するナレッジマネジメントツール「NotePM」だ。

　NotePMは、業務マニュアルや手順書、社内規定、会議議事録といった繰り返し参照されるストック情報の管理に適した情報共有ツールだ。これらの情報は「ページ」として投稿され、蓄積されていく。

　NotePMのページ作成は非常にシンプルだ。「ページの作成」ボタンをクリックすると、白紙のページが作成され、そこにテキストを入力するだけでナレッジが蓄積される。また画面上部のツールバーに、見出しや太文字、斜体、色の変更といったボタンが用意されており、ワンクリックで入力したテキストに装飾を施せる。PC操作に慣れていないユーザーでも手軽に見やすいノートを作成できるのだ。中でも筆者が注目したのが、強調表示だ。強調表示ではテキストの周囲をハイライト表示することでその内容を目立たせられる。ハイライト表示の色は、内容に応じて「info」（水色）、「warn」（オレンジ色）、「alert」（赤色）の3色から選択できる。

　ページの作成のほかにNotePMでは、WordやExcel、PowerPoint、PDF、動画などさまざまな形式のファイルをアップロードできる。NotePM導入前に作成したマニュアルや報告書、提案資料、研修動画などをそのままNotePMに投稿可能だ。アップロードしたファイルはNotePM上でプレビュー表示できるため、外部ツールを立ち上げる必要がなく、内容の確認を手軽に行える。またNotePMではフォルダーの作成もでき、ページやファイルを体系的に整理可能だ。

　これらのページやファイル、フォルダーは「ノート」に集約できる。「研修用資料」「議事録」「連絡先一覧」といったように目的ごとにノートを作成することで、効率的に情報を整理可能だ。さらにノート単位でユーザーのアクセス制限を行える。そのため部門やプロジェクトごとにノートを作成しても、部門秘情報が他部門に漏れることがないのだ。

　新規ページが作成されたり、ファイルがアップロードされたりした時には、ホーム画面の「タイムライン」が更新されるほか、メールやWeb通知によって関係者に情報が共有される。他部署の活動状況を把握するのに役立てられる。さらに絵文字によるリアクションやコメント機能も備えているため、社内コミュニケーションの活性化にも寄与する。

　NotePMでは、ゼロからページを作成しなくとも、Wordファイルのインポート機能や各種テンプレートが用意されている。テンプレートは「日報」「マニュアル」「FAQ」「社員プロフィール」など、業務で頻繁に使われる形式がそろっており、選択するだけでページのたたき台が自動生成される。さらにNotePMの公式ホームページから、「営業報告書」「商品企画書」「システム構成図」など、より専門的なテンプレートもダウンロード可能だ。またテンプレートは新規で作成もできる。

　何を記載すればよいか分からないユーザー向けに、テンプレートには記載例やガイドがあらかじめ含まれている。初めての利用でも迷うことなくページを作成できるのだ。

　ファイルサーバーやNASなどで情報を管理している場合、文書のタイトルが思い出せず、検索が困難になってしまうことがある。こうした課題に対して、NotePMの優れた検索機能が解決策となる。

　NotePMでは、ファイルやページのタイトルだけでなく、ページ内のテキストや添付されたファイルの内容までが検索対象となる。そのため、タイトルが曖昧な文書でも容易に探し出せるのだ。

　さらにページにはタグを付与できる。タグ一覧のページから検索したいタグをクリックするだけで、ノートやフォルダーを横断して、特定のタグがついたページのみを絞り込める。検索にかかる時間を短縮可能だ。