第3回
クラウドが加速したOffice 365を導入する

さまざまなプランの違いを把握してスマートワークを実現

文／飯島範久

パッケージを買う時代は終わった

　業務で必要不可欠な「Office」アプリ。これまでは、パッケージとして購入しメディアを使ってPCにインストール、必要に応じて社員の人数分のライセンスを購入して利用してきた。もしくは、ノートPCを導入する際Office搭載モデルを購入する場合もあるだろう。

　最新の「Office 2016」も従来通りパッケージ販売されている。しかし、マイクロソフトとしては「Office 365」の導入を強く勧めている。それはなぜなのか？　先日の「DISわぁるど in 四国 たかまつ」で日本マイクロソフトのエバンジェリスト西脇資哲氏が特別講演で話されていたが、Office 365のようなクラウドサービスを活用することで生産性が向上し、ビジネスを加速させるからである。

　Office 365はパッケージ版と違いサブスクリプション方式を採用し、月額もしくは年額を支払うことでアプリやサービスを利用する権利が与えられる。これにより、パッケージ版では、バージョンアップするたびに新しい製品を購入し、再びインストールしなければならなかったが、Office 365の場合は常に最新版のアプリに更新されるので、新たな機能をいち早く利用できるメリットがある。

　さらに、インストールできるデバイス数がまったく違う。パッケージ版の場合は、Window用、Mac用とOSによって違うパッケージを購入し、1台のマシンにインストールするだけ。これがOffice 365になると、OSは関係なくPC用アプリなら最大5台まで、タブレットとスマホ用アプリも最大5台まで利用できる。

　最近は、ひとり1台のマシンしか使わないということはない。WindowsもMacも利用し、かつスマホにタブレットを使いこなす。そんな環境ではパッケージ版を導入するメリットはない。その他にも、1TBのOneDriveを利用できたり、Skype for BusinessによるHDビデオ会議、メールなどプランによって違うがさまざまなアプリやサービスが用意されており、新規導入はもちろん、「Office 2003」などの古いバージョンからアップグレードするならOffice 365に切り替えるべきである。

「Office 365 Solo」プランにも注目

　Office 365には、さまざまなプランが用意されており、事業規模や内容に合わせてプランを選ぼう。ベーシックなプランは「Office 365 Business」なのだが、実は同じ価格帯で家庭向けプランに「Office 365 Solo」もある。家庭向けプランといってもビジネスで利用もOKなので、どちらを選ぶか悩むところだ。

　ご覧のように、Office 365 Businessは1年契約で1万1664円（税込・月額換算972円）。これに対してOffice 365 Soloは1万2744円（税込・月額換算1062円）と価格だけ見ると1000円以上の差はあるが、PCにインストールできるアプリにAccessが含まれるのがSoloだ。ただしインストールできる台数は最大2台までとなり、Businessの最大5台よりは少ないため一長一短はある。

　また、見落としがちなのがオンラインストレージの違いだ。どちらも1TB用意されているが、Businessは「OneDrive for Business」でSoloは「OneDrive」と、ビジネス用と個人用となっており、前者はShare Point Onlineとしてチームでデータの共有や共同作業ができるが後者はできない。

　このためAccessを利用するならOffice 365 Solo、それ以外なら価格的にも安いOffice 365 Businessを選択するのをオススメする。もちろん、メールやSkype for Businessが利用できる「Office 365 Business Premium」といったほかのプランを選択して、スマートワークをより促進するのもいい。ビジネス向けは300ユーザーまでだが、無制限の「Office 365 Enterprise」シリーズも用意されているので、会社の規模に合わせて選択したい。

　ちなみに、ブラウザーベースで利用できるOffice Onlineは、アカウントさえあれば無料で利用できる。ブラウザーが使える環境ならどこでも利用できるため、ぜひとも活用したいところ。次回は、Office Onlineの活用について紹介する。