ノーコードツール一体型グループウェア「desknet's NEO」

現代のビジネス環境で、グループウェアは業務効率化と情報共有に欠かせない。ネオジャパンのグループウェア「desknet’s NEO」は、組織内のコミュニケーションを円滑にし、スケジュール管理やタスク進捗確認を一元化することで、チーム全体の生産性を向上する。さらに同社のノーコード業務アプリ作成ツール「AppSuite」と一体で提供されており、IT人材の不足や現場ニーズの多様化といった課題に対して、専門的な知識がなくても迅速な業務改善を可能にしてくれる。生産性向上とデジタルトランスフォーメーション（DX）推進を支えるdesknet’s NEOとAppSuiteの特長を見ていこう。

　リアルタイムの情報共有を可能にするグループウェアは、ハイブリッドワークの推進や業務の改善に欠かせない。しかし現在、国内外でオンプレミス型のグループウェアの販売やサポートを終了するメーカーが増加している。ネオジャパン 取締役 営業事業部長 兼 カスタマーサクセス部長の早馬一郎氏は、その背景について次のように語る。「理由は二つあると考えています。一つ目は、クラウドサービスがストック型のビジネスとして安定した収益を見込めるためです。クラウドサービスでは月額や年額の利用料を継続的に得られるので、企業は収益の予測が立てやすくなり、経営の安定性が高まります。二つ目は、オンプレミス環境の維持に非常に手間がかかるためです。オンプレミス環境はサーバーOSやミドルウェア、データベースなど、各構成要素のアップデートに継続的に対応する必要があります。さらにユーザーは新しいバージョンがリリースされても、検証などの理由で即座にアップデートを行えない傾向があるのです。そのため、メーカーは一定期間にわたり複数の旧バージョンを並行してサポートしていかなければなりません」

　こうした状況を受け、多くの企業や団体がグループウェアの乗り換えを検討せざるを得なくなっている。一方で、クラウド化が困難な顧客も依然として存在する。特に自治体、金融機関、医療機関などの業種では、クラウドファーストの方針がありながらも、セキュリティ要件の厳しさや個人情報の取り扱いに関する懸念から、オンプレミス環境への需要が根強い。

　また、一度クラウドに移行したものの再びオンプレミスに戻るケースもある。その主な理由はコスト面だ。クラウドサービスは初期費用を抑えられる一方、ユーザー数に応じた従量課金制が一般的となっている。そのため長期的に利用すると、自社でサーバーを構築・運用するよりも累積コストが高くなる場合があるのだ。さらに、社内の情報システム部門の技術ノウハウを維持したい意向を持つ企業もある。自社でサーバーやソフトウェアの運用を行わないと、ITに関する技術や知識が社内に蓄積されないという懸念を抱く経営層がいるそうだ。

「当社はお客さまにとって最適な選択肢を提供し続けるために、ノーコードツール一体型グループウェア『desknet’s NEO』のクラウド版とオンプレミス版の両方を継続してサポートし続けます」と早馬氏は強く主張する。

　desknet’s NEOは、社内の情報共有基盤を構築できるグループウェアだ。スケジュール管理、申請管理、文書管理など、企業内で必要とされる情報共有機能を網羅している。本製品は、各アプリケーションの情報や社内システムへのリンク、多様なコンテンツを一元的に集約できる「ポータル」機能を備えている。このポータルは、画面構成が直感的で分かりやすいとユーザーから高く評価されているのだ。情報量に応じてレイアウトを自由に変更できるため、必要なコンテンツを自分の見やすい形に並べられる。さらに、用途に応じて複数のポータル画面を作成可能だ。社内マニュアルや総務関連の申請書など業務ごとにポータル画面を作ることで、社内向け情報の整理にも役立つ。

　ポータルのほかに、スケジュールと設備予約の機能もユーザーから高い評価を得ている。スケジュール機能は、個人やチームの予定を一目で把握できるカレンダー形式で提供されている。色分けやアイコンによる視覚的なカスタマイズも可能だ。予定の登録時には、会議室や備品の空き状況を確認できるため、予定の登録と同時に設備の調整が行える。同じ時間帯に同じ設備を予約してしまうなど、重複予約の防止につながるのだ。さらにスケジュールと議事録が連携しており、予定画面から直接議事録を作成・保存可能だ。過去の打ち合わせ内容をすぐに振り返れる。また、クラウド版のオプション機能である「RoomMgr（ルームマネージャー）」では、会議室前にタブレットを設置することで予約情報や使用状況を可視化できる。入室状況に応じて設備の予約時間を自動調整したり、一定時間入室がない場合に予約を自動キャンセルしたりするなど、会議室の効率的な運用が可能となる。

　desknet’s NEOが、サポート終了を控えた他社製オンプレミス製品からの乗り換え先に適している理由について、早馬氏はこう語る。「当社は1999年からエンタープライズ層向けに製品を提供し、大規模ユーザー向けの技術的ノウハウを蓄積してきました。累計1万5,000環境を超えるオンプレミス導入実績があり、自治体や金融機関、医療機関といった重要インフラ機関への導入実績も多数存在します。これらの実績と高度な技術サポートにより、大規模環境での安定稼働を支援します。また、desknet’s NEOも長年のバージョンアップでチューニングされており、コンパクトなサーバー構成で高いレスポンス性能を実現しています。2,000〜3,000ユーザー規模でも1台構成で稼働する事例があるなど、オンプレミス環境での運用に最適な設計となっています」

　desknet’s NEOは、同社のノーコード業務アプリ作成ツール「AppSuite」と一体化している。AppSuiteを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、PCから簡単に業務アプリが作れるのだ。ゼロからノーコードで業務アプリを作ることも可能だが、業務日報／案件管理など多様なビジネスシーンに対応したテンプレート「アプリライブラリ」を活用すれば、さらに手軽にアプリを構築できる。加えて、ExcelやWordで作成した用紙を画像化して取り込むことで、紙の申請書のデジタル化が可能だ。従来の業務プロセスを大きく変えず、DXを実現する。

　早馬氏はdesknet’s NEOの拡販において、ダイワボウ情報システム（DIS）に期待する役割をこう話す。「desknet’s NEOの課題として、製品の認知度がまだまだ低いことがあります。DISさまが企画・主催する展示会や地方開催のイベントに積極的に参加し、地方のお客さまに製品の情報を届けていきたいです」

　最後に早馬氏は、販売店へのメッセージを次のように語った。「当社は新しい技術やトレンドをいち早く取り入れ、お客さまが安全かつ使いやすい形での製品提供に注力しています。最先端のAI技術にも積極的に取り組んでおり、desknet's NEOのAI連携機能をさらに強化する予定です。これにより、desknet’s NEOやAppSuiteに蓄積された業務データを、AIを通じてさらに有効活用できるようになります。例えば、メールの内容からAIがユーザーのスケジュールを見て、会議の空き日時を提案する機能などを実装予定です。販売店の皆さまは当社の製品がお客さまの多様なニーズに応え、長期的なビジネスパートナーとして貢献できることを自信を持ってご提案いただければ幸いです」