紙やExcelによる勤怠管理が依然として多くの企業で用いられているが、ハイブリッドワークをはじめとした現代の多様な働き方や度重なる法改正への対応を考えると、勤怠管理のクラウド化は喫緊の課題だ。しかし、システムを導入しただけでは意味がなく、従業員が日常的に使いこなし、組織に定着しなければその真価は発揮されない。そうした課題を解決するのが、関彰商事の就業管理クラウドサービス「タイムログDX」だ。
デバイスを問わない打刻が可能
タイムログDXの最大の特長は、勤怠に関する情報を集約した「ダッシュボード」にある。ログインすると即座に表示されるダッシュボードは、ユーザーが日々の勤怠を直感的に操作できるよう工夫されている。出勤時には「出勤」ボタンを、退勤時には「退勤」ボタンをクリックするだけで打刻が完了する。さらに、休憩の開始・終了を記録する「休憩」および「戻り」ボタンも用意されており、実際の休憩時間を正確に把握することが可能だ。打刻できるボタンは水色に、押せない時はグレーアウトする仕様となっているため、打刻忘れに気付きやすい。
加えて打刻忘れや勤怠の不備にすぐ気付けるように、ダッシュボード下部には「エラー・アラート通知」欄が設けられている。画面右上に表示されるカレンダーでは、エラーのある日付が赤く強調され、該当日をクリックすることで直接申請画面へ遷移できる。この仕組みにより、月末の締め作業まで打刻漏れや勤怠の不備に気付かないという事態を防げるだろう。
また年次有給休暇の取得状況や時間外労働時間が半円グラフで視覚的に表示される。消化日数と残日数、実績時間と残時間が一目で把握できる。さらに管理者は、部下の残業時間や有給休暇の要取得日数を確認することも可能だ。残業時間は基準超過回数や年間累計時間で、有給取得状況は付与月や取得期限、取得率といった条件で表示を絞り込めるため、確認の手間もかからない。
タイムログDXは多様な働き方に対応するため、豊富な打刻方法を提供している。ID・パスワード認証ではWebブラウザーを通じて利用できるため、PCやスマートフォン、タブレットなど、インターネットに接続可能な端末があれば、場所を問わずに打刻を行える。例えば、オフィスではPCから、直行直帰の現場ではスマートフォンから打刻するなど、柔軟な運用が可能だ。専用アプリのインストールは不要であるため、ITリテラシーが高くないユーザーでも簡単に利用できる。さらにICカードリーダーや専用タイムレコーダーを用いたICカード認証、手のひら静脈認証装置やサーマルカメラを活用した生体認証にも対応している。
どの打刻方法を選べば良いか迷う企業に対しては、タイムログDXの公式Webサイトで「おすすめ打刻方法診断」が提供されている。2ステップで自社に最適な打刻方法を見つけ出すことが可能だ。
スケジュール管理にも役立つ
勤怠打刻は、業務開始前に必ず行う日常的な作業である。同様に、業務前に確認すべき作業としてスケジュールの把握が挙げられる。これら二つの作業を一度に済ませたいというニーズにも、タイムログDXは応えてくれる。
ダッシュボードの下部には「ToDoリスト」欄が設けられており、そこには事前に登録された当日の予定が一覧で表示される。予定の件名をクリックすれば場所や詳細な内容を確認できるため、業務の流れを把握する上で有用だ。
画面を遷移すれば1日の予定だけでなく週単位のスケジュールも確認できる。日々の業務だけでなく、週単位の予定も俯瞰することが可能だ。より計画的かつ効率的な業務遂行を支援してくれる。
月の勤務予定を手軽に登録
タイムログDXは、フレックスタイム制や裁量労働制、シフト制といった柔軟な勤務体制に対応できるよう、月単位での「勤務予定登録」機能を備えている。
勤務予定の登録方法は事前に設定された勤務区分から選択するだけでなく、任意の勤務時間を個別に入力することも可能だ。従業員ごとの働き方に応じた柔軟な運用を実現している。
登録された勤務予定は、PDFやExcel形式で出力することも可能なため、社内共有や管理資料としての活用にも適している。紙ベースでの確認が必要な場面や他部署との連携資料として提出する際にも、情報の正確性と共有スピードの両面で業務効率の向上に寄与する。
