社内情報を集約してチームの連携を強化「desknet's NEO」

働く場所の選択肢は、会社や自宅、カフェ、サテライトオフィスなど多様化している。かつては隣の席に座る同僚に気軽に声をかけて情報を共有できたが、今ではそれが難しくなっている。働く場所が分散することで、情報共有のハードルが高まり、業務の効率やチームの連携に支障を来すケースも少なくない。こうした課題を解決するのが、ネオジャパンが提供するグループウェア「desknet's NEO」だ。

　desknet's NEOは、社内掲示板やワークフロー、掲示板、回覧といった企業内で必要とされる情報共有機能を網羅している。これらの機能は「ポータル」という一つの画面に集約されるため、ユーザーは必要な情報に素早くアクセス可能だ。ページの下部までスクロールした際には、トップに戻れるボタンを用意しており、操作性にも優れている。

　数ある機能の中でも、ユーザーから特に評価が高いのはスケジュール機能だ。この機能は、個人やチームの予定を日・週・月単位で把握できるカレンダー形式で提供されている。ユーザーごとに色分けしたり、予定ごとにアイコンを付与したりすることで、視覚的なカスタマイズも可能だ。予定を登録する際には、会議室や備品の空き状況を事前に確認できるため、予定入力と同時に設備の確保が完了する。重複予約を防ぎ、調整の手間を減らせるのだ。さらに、スケジュールは議事録機能と連動している。カレンダー画面から直接議事録を作成・保存でき、過去の打ち合わせ内容を素早く参照可能だ。

　中でも筆者が注目したのが「伝言・所在」機能と「ToDo」機能だ。伝言・所在機能では、メンバーの現在の予定や行き先を一覧で確認できる。不在の担当者宛てに電話があった場合でも、所在をすぐに把握可能だ。スケジュール機能と連携させれば、予定に応じた自分の所在を自動表示することもできる。加えて伝言・所在機能では、伝言の登録も行える。伝言には、依頼主の名前や用件、内容、連絡先を入力する。用件は「折り返し電話をください」や「伝言をお願いします」「連絡があったことをお伝えください」といった定型文から選択できるほか、自由入力も可能だ。作成した伝言は、desknet's NEOの画面上部の通知アイコンに表示されるほか、伝言一覧からも確認できる。

　ToDo機能は、自分の作業や相手に依頼したいタスクを登録・管理できる。タスクは一覧で表示され、「期限切れ」「今日」「明日」「明後日以降」「完了したタスク」の時系列で分類される。どのタスクから処理すればよいか一目で分かるのだ。またタスクを登録する際には、重要度を「緊急」「高い」「標準」「低い」から選択できる。設定した重要度に応じて、スケジュール欄やToDo欄のアイコンが変化するため、一目で優先すべきタスクを判断可能だ。通知方法はメールまたは伝言から選択でき、期日が近づくと、警告メッセージと共に通知が届く。タスクの抜け漏れを防ぐのにも役立てられるのだ。

　ポータルには、全ユーザーが利用できる「共通ポータル」、組織に所属するユーザーが利用可能な「組織ポータル」、そして個人専用の「個人ポータル」の3種類が用意されている。組織ポータルは目的に応じて複数作成可能だ。

　desknet's NEOには多彩な機能が搭載されているが、各機能の利用頻度はユーザーによって異なる。この違いに対応するため、個人ポータルではユーザーの好みに合わせてレイアウトを自由にカスタマイズできる。デザインの変更はドラッグ＆ドロップで簡単に行え、コーディングの知識は不要だ。

　desknet's NEOでは、ネオジャパンのノーコード業務アプリ作成ツール「AppSuite」を利用することで、自社の業務に合わせて機能を拡張できる。

　AppSuiteでは、テキストや入力項目といった部品をドラッグ＆ドロップで配置するだけで、業務アプリを簡単に作成可能だ。

　また、業務日報や案件管理など、幅広いビジネスシーンに対応したテンプレートを収録した「アプリライブラリ」を用意している。研修報告書や賞与査定表などさまざまなテンプレートを活用することで、短時間でアプリを構築可能だ。