ファイルの一元管理とAI活用の基盤づくりを支援する

電子化の進展に伴い複数のシステムを導入した結果、情報のサイロ化が発生している企業は少なくない。また、「コピー」「コピー（1）」といったファイルが乱立し、どれが最新版なのか分からないといった課題に悩まされるケースも多い。こうした状況を解決し、ファイルの一元管理とAI活用の基盤づくりを支援するのが、Box Japanのクラウドストレージ「Box」だ。

ファイル管理からAI活用まで

　Boxは、ファイル容量が無制限のクラウドストレージだ。WordやExcel、PowerPoint、PDFといった一般的な業務文書はもちろん、音声、動画、画像、さらにはAIファイルやPSDファイルといったデザインデータまで一元管理できる。IllustratorやPhotoshopといった専用ソフトがインストールされていない環境でも、Webブラウザー上で150種類以上のファイル形式を閲覧可能だ。ソフトの有無を気にせず内容を確認できるため、社内外でのファイル共有にも役立つ。さらに、アップロードしたファイルは自動でバージョン管理されるため、「どれが最新版なのか分からない」といった悩みも減らせる。

　コラボレーション機能も使いやすい。ファイル上に直接コメントを書き込めるほか、「@メンション」による宛先指定も可能だ。従来のようにメールへファイルを添付する必要がなくなり、添付忘れや宛先間違いによるセキュリティリスクの軽減にもつながる。ファイルを中心にコミュニケーションできるため、やりとりの履歴を追いやすい点も便利だ。

　ドキュメント作成機能として「Box Notes」を備えている。会議のアジェンダ作成や議事録の共同編集、アイデア出しなどをリアルタイムで複数人が同時編集できるため、チームでの作業を進めやすい。さらに、Box Notes上で動作するAIアシスタント「Box AI for Notes」に、「このメモを基に企画書のたたき台を執筆して」といった指示を出すだけでドラフトを自動作成できる。企画書や提案書を作成する負担を軽減してくれる。

　Box AI for Notes以外にも、BoxはさまざまなAI機能を備えている※。Box上で開いている特定ファイルの内容をAIが要約・分析・翻訳し、チャット形式で回答する「Box AI for Documents」は、長文資料の確認作業を効率化したい場面で活用しやすい。ファイル全体から回答を探したい場合は「Box AI Home」が有効だ。ユーザーがアクセス権を持つBox内のコンテンツ全体を対象に検索や対話を行えるため、必要な情報を探す手間を減らせる。一方で、社内情報を横断的に扱える反面、古い資料を参照してしまう可能性もある。この課題に対応するのが「Box AI for Hubs」だ。特定のフォルダーや組織単位の最新資料のみを参照対象に設定できるため、より新しい情報を基に回答を得やすくなる。

　AIエージェントを活用する機能も用意されている。業務特化型AIエージェントをノーコードで構築できる「Box AI Studio」だ。作成したAIエージェントを「Box Automate」で業務フローへ組み込むことも可能である。例えば、見積書をアップロードするとメタデータを自動抽出し、納品書との差異を確認し、結果に応じて正常・異常ごとにフォルダー分けするといった処理を自動化できる。

　Boxは単なるクラウドストレージではなく、ファイル管理とAI活用を一つの基盤で進められるサービスだ。まずは情報を集約し、その先のAI活用につなげたい企業にとって、有力な選択肢の一つとなるだろう。

※利用できるAI機能は、プランにより異なる。