第3回 文書電子化、ファイル共有編　～今日からスッキリしてみない？～

ペーパーレスを推進したい企業でも、長年利用してきた帳票類などの紙の文書を使い続けている業務が残っているのが実情です。ワークフローに紙の文書を使う業務が残っていると、ワークフロー全体の業務効率を低下させる要因となります。しかし長年利用してきた紙の帳票類を電子化する際、様式が変わってしまい逆に業務に支障が生じる恐れもあります。「BIP Smart」は現在使っている帳票をそのまま電子化でき、しかもタブレットを使用して画面に表示された使い慣れた帳票に手書きやチェックなどを追記しながら業務ができ、業務効率化を実現できます。

複数拠点でビジネスを展開している企業では、各拠点での帳票類の整理や本社での管理など、役割分担が課題となっています。キヤノンのネットワークスキャナー「imageFORMULA ScanFront 400」を利用すれば、営業所では書類をScanFront 400でスキャンするだけ。スキャンしたデータはネットワーク上のPCやサーバーの共有フォルダに自動的に保存され、本社のスタッフがスキャンデータを参照して入力を集中処理する仕組みが実現できます。スキャンデータと一緒にユーザー名、日付、時刻、ファイル名などのインデックスファイルを付加できるので、ソフトとの連動が容易で目的の帳票に素早くアクセスできます。