課題解決：ビービーシステム「ResourceLook」

「Microsoft 365」と連携し、会議室の予約と受付業務の効率化を実現するシステム「ResourceLook」を提案する。会議室の予約管理だけではなく、会議室の予約と連携した来訪者管理や受付管理など豊富な機能を備えた製品だ。

　ResourceLookを活用することで、会議室の空予約を防止して稼働率を上げたり、来客時の取り次ぎ対応を無人化したりすることが可能だ。会議室の予約は「Microsoft Outlook」から簡単に行える。予約した会議開催日の1日前、7日前、30日前にリマインドメールを送信する機能を備えているため、会議日程の再確認だけではなく、予約者が不要となった予約を放置するといった問題を防げる。また、システム上では予約しているが、開始時間になっても入室が確認できない会議室は、一定時間経過後に自動キャンセルして解放する機能も搭載している。空予約を削減することで、会議室の稼働率向上につなげられるだろう。

　会議室の予約と併せて来訪者管理や受付管理が行えることもResourceLookの特長である。利用方法は簡単で、会議室の予約時に来客情報を入力して受付番号を発行するだけで良い。来訪者は、受付端末に番号を入力すれば担当者の呼び出しが行える。受付番号が入力されると、会議の予約者に向けて「Microsoft Teams」を活用したチャットボット「受付システム通知ボット」から来訪者が到着したという通知が届く。受付管理機能を利用することで、無人でも分かりやすくスムーズな受付対応を実現できるのだ。

　会議室を予約する際には、社名や代表者名といった来訪者の基本情報だけではなく、給茶の有無といった詳細な情報も残しておける。事前に対応者同士で共有することで、来訪者対応をより円滑に進められるようになるだろう。