アドオンでMicrosoft 365を有効活用
平常業務の管理システムを手軽に刷新

社内において、データが煩雑化したり操作性に欠けていたりするオンプレミスのシステムを長期間使い続けてはいないだろうか？　代表的な例としてグループウェアがある。グループウェアをクラウドに刷新するには新たなセキュリティ対応や別の業務ツールとの連携が必要になるため、SaaSであるMicrosoft 365と連携してグループウェアを構築できたら便利だ。そうしたシステム刷新と平常業務の効率化をかなえるのが、ネクストセットのアドオンソリューション「ネクストセット・アドオン for Microsoft 365」だ。

平常業務に役立つアドオン

「ネクストセット・アドオン for Microsoft 365」では、Microsoft 365をより便利で安全に利用できる各種アドオンを提供している。そのため業務に適宜活用することで、業務上の細かな事務作業をスムーズに処理しやすくなるだろう。本製品では豊富なアドオンを提供しているが、その中でも代表的な機能を紹介したい。

　アクセスセキュリティを強化し、許可したIP・デバイス以外からのアクセスをブロックするアドオンが「シングルサインオン for Microsoft 365」だ。IP制御やデバイス制御などの証明書認証によって、セキュリティ保護が可能だ。Microsoft 365とタスクで連携してユーザーデータを共有することで、業務情報を一元管理できる。セキュリティルールは複数設定が可能で、スタッフの働き方などにより異なる構成での管理を実現する。動作環境としては、Windows OS、macOS、Android OS、iOSなど、マルチデバイスに対応する。

　通常業務に身近なアドオンは、業務効率をアップするだろう。「組織カレンダー for Microsoft 365」では、部署・拠点などグループ別に、組織階層ツリーで予定表を表示する。多人数会議の際の招集もスムーズになり、Teams上でも社内メンバーのスケジュール表示が可能だ。「組織アドレス帳 for Microsoft 365」も同様、グループ別の分類でスタッフ一覧を表示できる。さまざまな情報を追加することで、社員台帳表のような活用方法にも対応する。

　カレンダーやアドレス帳の活用により、Teamsの利便性を向上するアドオンも提供している。例えば「組織ワークフロー for Microsoft 365」では、稟議書、休暇申請など社内の申請承認ワークフローの設定や処理をSharePoint上で実現する。申請書や承認ルートは専用ビルダーを完備し、専門知識不要で作成が可能だ。設定したワークフローは、メール通知やTeamsでのチャット通知にも対応する。そのほか、一つの申請書に複数の承認ルートを登録できる。入力データを基にルートを自動分岐して承認フローをスムーズに進めよう。代理申請、代理承認、差し戻しも本製品上で行える。

アドオンの一つである組織ワークフロー for Microsoft 365は、SharePoint上で申請や承認作業を完結できる。

SharePointをグループウェア代わりに

　ファイル共有などが可能なSharePointの利便性を向上できるアドオンとして、ポータルサイトの「Myポータルガジェット for Microsoft 365」も用意している。SharePointがグループウェアのようなポータルサイトとして刷新され、標準的なMicrosoft 365では表示できない自分のメールやスケジュールが表示できる。各種アドオンは、Teamsやスマートフォンからの操作にも対応している。各種ビルダーは完備しており、投稿フォームや申請書送付、承認ルート作成も、専門知識不要でテンプレートを活用可能だ。

　比較的リーズナブルなライセンス形態もお得だ。どのアドオンも1アドオン220円／月（税込）だ。二つで330円／月（税込）、三つで440円／月（税込）、全アドオンを導入する場合は、660円／月（税込）で全て利用できる。そのほか、無料トライアルでは事前にフル機能を検証可能で、継続運用を見越した段階的な導入をサポートする。

　ネクストセット・アドオン for Microsoft 365は、従来のMicrosoft 365など横断的に処理していた業務の一元化や集約に寄与する。