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変化するオフィスで「カギカン」と「Linkit エリア探策」を活用

変化するオフィスで「カギカン」と「Linkit エリア探策」を活用

2021年10月12日更新

Special Feature 2

多様化する働き方に合わせたセキュリティ対策

コロナ禍と呼ばれる新型コロナウイルスの流行による災禍が訪れて1年半以上が経過している。人流を抑えるため、政府から在宅勤務を推奨されたことで、慌ててテレワークの環境整備を進めた企業も少なくない。一方で、その環境整備が“一時しのぎ”であり、セキュリティが脆弱なままテレワークを継続している企業もある。また、オフィスへの出勤者が減ったことによって、オフィスを縮小したり、フリーアドレスを導入した企業も存在するが、ここにもまた、新しいリスクが生まれている。今回の本特集では、ニューノーマル時代のオフィス、自宅、公共スペースで働くためのセキュリティについて解説していく。

変わるオフィスで必要な施錠管理と従業員管理

今までオフィスは、基本的に従業員が全員出社して顔を合わせる場所だった。しかしテレワークが急速に普及し、オフィスには必要な時だけ出社するといったハイブリッドな働き方に変わりつつある。そうした変わりゆくオフィスには、今までとは異なるセキュリティ対策が必要だ。

オフィスの合鍵は
スマートフォンの中へ

“ライフスタイルが、もっと自由になるスマートロック"として、スマートフォンで鍵を操作できるスマートロック「Qrio Lock」を提供しているQrio。同社はこのQrio Lockを活用し、オフィスやレンタルスペースの合鍵を管理するスマートロックシステム「カギカン」を提供している。

 同社の取締役 執行役員 副社長 高橋 諒 氏は「コロナ禍で3密を避けるため、多くの企業で出社制限が掛かりました。テレワークが積極的に行われるようになり、自由な働き方が広がった半面、課題が顕在化しているのがオフィスの鍵管理です」と、新しい働き方によって生じているセキュリティリスクを指摘する。従来の全従業員が出社するスタイルであれば、オフィスには常に人がおり、解錠と施錠は出勤時と退勤時しか必要がなかった。しかし、テレワークが普及したことによりオフィスに常に人がいるとは限らない状態になった。誰がどの時間帯にオフィスに出入りしても、解錠・施錠がスムーズに行えるシステムが求められているのだ。

 それを解決するカギカンは、さまざまなデバイスで解錠・施錠が行えるスマートロックと、合鍵発行などの管理がセットで利用できるスマートロックシステムだ。前述したQrio Lockをドアの内側のつまみ(サムターン)に設置するだけで、従来の鍵をスマートロック化できる。従業員は出社したら、スマートフォンから合鍵が発行された専用アプリを起動し、解錠操作を行うだけでオフィスへ入室できる。

 カギカンはQrio Lockを遠隔操作できる拡張デバイス「Qrio Hub」がセットになっており、室内のコンセントに挿し込んで使用する。Qrio Lockの操作履歴も把握できるため、誰が解錠・施錠したかなどを記録できる。

 合鍵の発行はカギカンの管理コンソールから従業員のスマートフォンにインストールされた専用アプリに対して行われる。物理的な合鍵の作成や受け渡しが不要になるため、管理負担が削減できる。「従業員に合鍵を渡す場合、それをもとにさらに鍵を複製させるリスクも懸念されます。カギカンによる合鍵の発行であれば、このような望まない複製が防げ、合鍵が誰の手元に渡っているかまで管理できるのです」と高橋氏。

 カギカンでは、鍵の権限設定も可能だ。部署や職種などグループ単位で鍵を設定できるため、例えばアルバイトやインターンは平日のみ入室可能といった柔軟な設定が行える。

「今年の6月ごろから販売パートナーを募集しており、オフィスソリューションを提案している販売パートナーから『カギカンを販売したい』という要望をいただくようになってきました。実際昨年の秋口ごろからユーザー企業さまからの問い合わせも増えており、変化した働き方への新たな需要を感じています」と高橋氏は締めくくった。

フリーアドレスオフィスの
“あの人どこ?”を解決

 多くの企業でテレワークが普及した。それにより進んだのが、オフィスのフリーアドレス化だ。在宅勤務を中心とした勤務スタイルで必要に応じて出社するハイブリッドな働き方を採用している企業の中には、オフィスの規模面積自体を縮小し、固定席からフリーアドレスのオフィスへ変革している企業も少なからずある。

 フリーアドレスの導入は、部署をまたいだ社内コミュニケーションの活性化や、省スペース化などのメリットが大きい半面、従業員がどこにいるか把握しにくいというデメリットも生じる。固定席であれば誰がどの席か決まっているため、確認したいことがあればその人の席に行けばよかった。しかしフリーアドレスになったことによって、今オフィスに誰がいて、誰がいないかといった在否の情報が一見して確認しにくい課題が発生している。また、入退室システムを併せて導入しなければ、社外の人間がオフィスにいても気付かれないというセキュリティリスクも生じてしまう。

 そこで利用したいのが、従業員の位置情報を見える化するシステムだ。ACCESSが提供する「Linkit エリア探索」は、屋内にいる従業員の位置情報をリアルタイムに見える化してくれる。BLE搭載の携帯型ビーコンと、オフィス内の複数拠点に設置された専用ゲートウェイ(受信機)によって、各従業員の位置情報や移動履歴をリアルタイムに把握できるシステムだ。例えば、Aさんが出社してデスク席に座るとその近くにあるゲートウェイが、所持しているビーコンの電波を受信して、その範囲にAさんがいることがマップ上に表示する。会議で移動すると、会議室の近くのゲートウェイがAさんのビーコンの電波を受信し、Aさんが会議室にいることをマップ上に表示する。Linkit エリア探索では、マップ上で人を探すだけでなく、名前などから検索して、その人がどこにいるかを表示することも可能で、「Aさんに相談したいけど、今どこにいるんだろう」というフリーアドレスオフィスにありがちな悩みを解決してくれる。

 ACCESS 開発本部 サービス開発部 部長 小松田 薫氏は、「フリーアドレスを導入した企業からの問い合わせが非常に多いです。Linkit エリア探索では、社員の位置情報だけでなく移動履歴も記録しています。その情報をもとに新型コロナウイルスの『濃厚接触者特定レポート』も表示できます。新型コロナウイルス感染が判明した従業員との累積接触時間の多い順から濃厚接触者をリスト化し、その後の迅速な対応につなげられるサービスです。また、Linkit エリア探索のビーコンは当社の勤怠管理システム『Linkit 勤怠』とも連携でき、ビーコンを持っていれば会社の入り口のゲートウェイがそれを受信し、出退勤時刻を自動的に打刻してくれます。オフィスの従業員位置把握から、新型コロナウイルス対策、勤怠管理までを包括的に対応できるのです」とニューノーマル時代の働き方への強みを語った。

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