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チャットアプリから出退勤打刻と交通費申請が行えるソウルウェアの勤怠管理ソリューション「kincone」

チャットアプリから出退勤打刻と交通費申請が行えるソウルウェアの勤怠管理ソリューション「kincone」

2020年10月30日更新

リモートワークで管理しにくい就業管理業務を簡単に処理したい

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、多くの企業でテレワークが実施されている。テレワークには、在宅勤務による通勤時間の削減によって心身の負担が減ったり時間を有効活用できたりするなど、生産性向上につながる多くのメリットがある。しかし、労働形態が多様化したことで新たな課題も発生しており、その一つに勤怠管理の煩雑化がある。そうした課題を解決する勤怠管理ソリューションを提案する。

リモート化で複雑化する勤怠管理

 企業規模を問わず、テレワークの導入が進んでいる。在宅で勤務することで通勤時間を有効活用できたり心身の負担が減ったりするなど、生産性を向上させる例が出てきている。

 しかし、昨今ではテレワークによる新たな課題が発生している。その一つに、勤怠管理の複雑化が挙げられる。特に在宅勤務では、プライベートと仕事の切り分けが難しくなる。そのため、仕事が捗らなかったり業務スピードが落ちたりといったリスクも存在するのだ。

 また、出勤/退勤のメリハリをつけづらいという点からかえって業務時間が増加している可能性もある。テレワークでは管理者が従業員の就業状況を把握しにくい状況となっているのだ。

 そうした課題を解決していくためには、テレワーク実施時の就業ルールを明確化し、共有することが重要だ。

 例えば、勤怠管理ソリューションを活用するとよいだろう。勤怠管理ソリューションを活用することで、毎日の就業状況を効率的に把握でき、従業員の長時間労働の抑止や管理者自身の勤怠管理業務の効率化につなげられる。

勤怠管理業務をサポート

 リモートワーク導入後の勤怠管理を効率的に行いたいという課題に対応する就業管理ソリューションの選定ポイントを三つ挙げる。

 一つ目は、スケジュールアプリとの連携に対応している点。予定に入っている訪問先の情報を自動で登録するため、打刻と同時に交通費申請まで行えるのだ。これにより交通費申請を行う従業員の手間を削減し、適切でスピーディーに交通費申請を受理できる。

 二つ目は、勤務間インターバル制度に対応している点だ。勤務終了から次の勤務開始まで、既定の労働時間に基づいた休息時間を確保できなかった場合、対象者・管理者に対して、警告メールを配信して過重労働を通知することが可能だ。

 三つ目は、有給・代休管理に役立つ機能を搭載している点。時間単位年休や計画有休を各々別で管理できたり、全従業員の月ごとの代休取得状況や個人の代休取得に関する帳票の作成が行えたりすれば、代休を取得していない従業員への声がけや、全従業員の有給取得状況の管理がしやすくなる。

 今回は、ソウルウェア、日通システム、ピー・シー・エーに製品を提案してもらった。

勤怠と交通費を同時に申請

勤怠管理・交通費精算クラウド「kincone」
ソウルウェア
1ユーザー:200円/月額(初月2カ月はトライアル期間として無料)

 チャットアプリやグループウェアと連携して勤怠関連業務を削減・一元管理できる「勤怠管理・交通費精算クラウド『kincone』」(以下、kincone)を提案する。

 kinconeは、出勤時と退勤時にICカードを端末にタッチすることで出退勤の申請と同時に交通費も同時に記録ができる勤怠管理ソリューションだ。

 ビジネスアプリケーションからの打刻も対応している。例えば、ビジネスチャットサービス「Slack」や「Chatwork」などのトーク画面に設定したキーワード(例:おはようございます)を投稿することで打刻ができ、在宅勤務などでも出勤確認がしやすくなる。Webブラウザーやスマートフォンアプリから打刻をする場合、GPSで位置情報を取得する機能も搭載しており、不正打刻の防止も可能だ。

 カレンダーアプリとの連携機能で特許を取得しているkinconeは、カレンダーに入力されている訪問先から交通費が算出できる。例えば、グーグルの「Googleカレンダー」やマイクロソフトの「Microsoft 365」、サイボウズのグループウェア「Garoon」と連携させることで、これらのアプリに共有した訪問先の情報を自動で登録できるので、交通費申請の手間の削減につなげられる。

 複雑な承認業務を簡略化する機能も搭載している。本製品のワークフロープラグイン「コラボフロー」との連携によって、複数段階を踏む承認フローや条件分岐のある複雑なフローに対応できる。例えば、ある申請を受理するまでに所属部課長、所属部部長、人事・労務部などの複数社員からの承認が必要な場合、本機能を活用すれば自宅でも直感的な操作で承認作業が行える。

 シフト管理の作成や変更履歴の管理を行う際にはサイボウズの「kintone」との連携が有効だ。本製品はkintoneにプラグインとして組み込めるため、kintone上で勤怠データを用いた工数管理やシフト作成といった業務を効率的に進められる。

休暇取得状況を統合・個別管理

勤次郎Enterpriseシリーズ
日通システム
クラウド:1ユーザー:400円~/月額
オンプレミス:個別見積

 勤務間インターバルを超過している従業員に警告メールを送信することで過労働に対して注意喚起できる統合ERP「勤次郎Enterprise」を提案する。

 勤次郎Enterpriseは、オンプレミスとクラウドの二つの動作環境を提供しており、いずれも同じ機能を利用できる。

 フレックスや変形労働などにも対応。就業時間帯の設定は、4万6,000種類からパラメーターで簡単に設定でき、パート・アルバイトはもちろん、複雑な雇用形態にも柔軟に対応する。1日2回までの複数回勤務や、24時間超過勤務、連続勤務、交代勤務などを選択できる。打刻方法は、FeliCa対応のICカードやPC、スマートフォンなどから選択が可能だ。

 2018年に施行された「勤務間インターバル制度」にも対応しており、労働時間の基準値を設定して退勤と出勤の時間差をチェックできる。これにより、勤務終了から次の勤務開始までに一定の休息時間を確保できなかった場合に、対象者・管理者に警告メールを送信して過労働を認知させることができる。

 勤怠管理においては、過労で従業員が病欠になるような事態に備え、従業員の健康状態などを把握しておくことも重要だ。そうした健康管理には、本製品と健康管理ソリューション「HRM&ヘルス×ライフプラットフォーム」との連携が有効だ。これにより、従業員の働き方改革&健康経営をサポートする。例えば、テレワークが及ぼす健康面の課題に対して、ストレスチェックの分析データと健康診断データ、さらに労務管理データを統合・分析することで、従業員の課題を見える化し、職場環境の改善に向けた各健康対策を講じることができる。

 遠隔面談システムを利用した保健師による人的なコンサルティングサービス「ケリーオンラインサービスサポート」も提供している。健康管理でも従業員をサポートする。

警告メールで法令順守を注意喚起

PCA クロノスPerformance for SQL
クロノス
30万8,000円(50ユーザーまで、スタンドアロンの場合)
※人数制限・ライセンス数により価格変動有。詳細はメーカー問い合わせ。

 管理者が長時間労働に気付きやすいアラート機能や有給・代休管理に役立つ機能を搭載している「PCA クロノスPerformance for SQL」(以下、クロノス Performance)を提案する。

 クロノスPerformanceは、クロノス製のICタイムレコーダー(別途購入)と連携して、労働時間を集計する就業管理システムだ。時間外労働月45時間・年間360時間の時間外労働を助長しないよう予測時間を集計する機能や、有給休暇5日取得義務などの労働基準法に準拠した機能に対応。例えば、計画年休や有給休暇の使用義務となっている5日の履行期間に重複が生じるダブルトラックを特定する機能が利用できる。注意喚起が必要な従業員を自動でピックアップするアラート機能も搭載した。勤怠データを利用中の給与ソフトと連携できるファイル形式に変更して出力することも可能だ。

 また、有給や代休・出張・直行直帰など、タイムレコーダーで打刻できなかった場合は、クロノスPerformanceとクロノスのほかの就業管理製品をワークフローとして連携することで後日申請できる。連携サービス「クロッシオン/X’sion」やソフト「ザイオンネックス/Zaion’nex」を別途購入することで、打刻しそびれた出退勤日の打刻を修正することができる。

 クラウドサービスであるクロッシオン/X’sionでは、有給や代休・出張・直行直帰の申請以外に外出先からスマートフォンのGPSを活用した出勤退勤を登録するオプション機能を搭載している。時間外労働のアラートを通知する機能にも対応しているため、従業員個人に労働時間の注意喚起を行いたい場合に活用できる。

 テレワークやフレックスを併用している企業や、勤務実態を把握する目的でIT資産管理ツールを導入を検討している企業にもクロノスPerformanceは有効だ。例えば、1~3ヵ月などフレックスの清算期間の見直しや、複数のIT資産管理ツールとの連携にも対応しているため、企業の就業形態に合わせた就業管理を行える。

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