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アイデア次第でさまざまな用途に活用できる万能ツール「iTutor」

アイデア次第でさまざまな用途に活用できる万能ツール「iTutor」

2020年09月15日更新

録画・編集・出力だけでマニュアルが完成
テレワーク時の情報共有にも役立つ「iTutor」

「iTutor」ブルーポート

新型コロナウイルスの感染拡大を契機に企業活動は大きく変化している。テレワークを導入する企業が増えたことで、対面での会議はWeb会議に、紙の業務は電子化されてデータでの業務に、従業員同士のコミュニケーションはチャットなどでのやりとりへと変わっている。そうした変化は、企業のマニュアル作成や利用においても同様である。マニュアル作成ソフトウェア「iTutor」を提供するブルーポートに、マニュアルの用途や重要性、コロナ禍での変化などについて話を伺った。

属人化しがちなマニュアル作成業務
作業負担の多さが更新停滞の要因に

 社内で扱うツールの操作手順書や新人教育で扱われる仕事のノウハウを集めた手順書など、社内ナレッジの共有のために利用されるのが業務マニュアルだ。「業務マニュアルを活用することで、業務の最中に作業手順で迷ったり悩んだりする無駄を大幅に軽減し、作業時間を短縮できます。また、業務に必要な情報や知識を従業員で共有し、業務を標準化することで『この業務内容は特定の社員しか知らない』といった個人に依存した業務をなくせます。全ての従業員が同じクオリティーで業務を遂行できるようになるのです」とブルーポート パートナー推進事業部 金子健七氏は業務マニュアルの活用メリットを話す。

 しかし、企業の中にはマニュアルの作成や活用がうまくいっていないケースもある。例えば、製造現場の作業マニュアルでは撮影した製造機器の写真をWordやPowerPointに取り込み、説明文を入力して作成するケースが多い。カメラ撮影における撮り直しの作業や、レイアウトなどを考えて説明文書を配置していくといった作業工程が担当者にとって重い負担になっているという。業務マニュアルは一度作成したら完成ではなく、適宜、改善や更新を重ねる必要がある。製造機器を新しく導入するなど、完成後も更新が頻繁に発生する場合には、引き続き多くの負荷が担当者にかかってしまう。

「マニュアル作成の課題は、属人化しがちな業務であるという点です。マニュアル作成が特定の人に偏ると、担当者の異動や退職によってマニュアルの品質にばらつきが発生したり、更新が滞ったりしてしまいます。結果、十分に伝わるマニュアルが作成できず『人から人へ口頭で伝達するという状態』で困っているといった話をエンドユーザーからよく伺います」(金子氏)

動画編集専用ソフト不要で動画の編集に対応
ノイズ削除や他動画との結合も可能

 そこでブルーポートが提供するのが、ドキュメント・動画・操作シミュレーションコンテンツが全て作成できるオールインワンのマニュアル作成ソフトウェア「iTutor」だ。iTutorを使用すれば、誰でも簡単にマニュアル作成が行える。

 作成手順は簡単だ。まずは、マニュアル化したい作業を実際に操作して内容をキャプチャーする。キャプチャーの取得後は、iTutorで記録した操作が自動で静止画データとしてPowerPointのようにスライド化して表示される。操作手順やマウスクリックに沿って説明文も自動で生成されるため、説明文のための文書作成などが不要だ。編集画面では、注釈の挿入、ぼかしや部分的拡大などマニュアル内で表現したい加工を自在に行える。編集後のデータは、Word、Excel、PowerPoint、PDF、MP4など幅広い形式から選んで出力が可能だ。取り込み、編集、出力まで難しい作業は一切ないため、作成者の負荷や時間の軽減、品質のばらつきなどをなくせるだろう。

 iTutorには、動画専用の編集ソフトウェアを購入しなくても動画の作成や編集ができるというメリットもある。「動画での言い間違いやノイズなどの不要部分の削除や、他動画との結合をiTutorだけで行えます。動画の上にテロップを乗せたり、テキストから音声を作成してナレーションを付けたりできる機能は競合のマニュアル作成ソフトウェアでも備えられていますが、不要部分の削除や他動画の結合など訴求力の高いコンテンツを作成する上で不可欠な編集機能が搭載されていない場合が多いです。iTutorを活用すれば、本格的な動画編集機能を用いたマニュアルが作成できるのです」とブルーポート 営業推進事業部 朝武絵梨子氏はiTutorの魅力を語る。

iKAZUCHI(雷)でサブスク販売を開始
Webセミナーや勉強会で販促を強化

 コロナ禍においてテレワークの導入が進んだことで、リモート環境での情報共有でマニュアルを利用するケースも増えているという。「疑問があればすぐに周囲の人と相談するといったやりとりができるオフィスとは違い、在宅では情報共有の難しさがあります。動画を活用したマニュアルを作成することでテキストだけでは伝わりづらい部分も、視覚的に伝えられます。また、新型コロナウイルスの影響で新人教育などが実施できない企業も多く、教育のトレーニングコンテンツを内製化したいといった目的でiTutorが利用されています。アイデア次第でさまざまな活用ができる万能なツールです」と金子氏は話す。

 iTutorは、iDATEN(韋駄天)で買切版のiTutor SA版とFL版を販売、DISのサブスクリプション管理ポータルiKAZUCHI(雷)ではiTutor UA版を販売している。「代理店を経由したサブスクリプションでの提供は初の試みです。UA版は利用しやすいサービス利用価格体系で、規模を問わず多くのお客さまにご利用いただけると期待しています」とブルーポート 営業推進事業部 福田達也氏は意気込む。

 さらに、業種・業態ごとに抱えている問題に対して課題解決のための方法を分かりやすく伝えるチラシなどを作成し、iTutorの訴求を行っていくという。

 最後に朝武氏は「製品勉強会、Webやオンサイトでのセミナーの開催、案件の同行などを通して販売パートナーの皆さまとともに地方にも販促活動を広めていきたいと考えています。マニュアル作成だけで終わりではなく、情報共有などで課題を抱える企業の業務改革のお手伝いをしていきます」と今後の展望を語った。

ブルーポート
朝武絵梨子氏
ブルーポート
福田達也氏
ブルーポート
金子健七氏

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