在宅勤務でも書類の山に困らない

テーマ：モバイルスキャナー×テレワーク

今回は、モバイルスキャナーの「ScanSnap iX100」を利用する。ご存じの方も多い製品だが、今さらながら利用してみるととても便利なのだ。特に、在宅勤務で書類に関するお困りごとが、数々発生するだろう。そんな課題を解決するのに最適なデバイスだ。早速使い方を紹介していこう。

攻めの在宅勤務に最適

　今回、数あるScanSnapシリーズの中から、iX100を選択したのは、ズバリ手ごろな価格で気軽に使えるからだ。まず、自宅でさまざまなデバイスを使うとなると、置き場所に困る方が少なくないだろう。家が広くないと、あれやこれやと設置できないのだ。その点、iX100は、幅273×奥行き47.5×高さ36mmだ。分かりやすく言うと、太さが5cmもない棒状の製品だ。

　このコンパクトさなら、普段は本棚や引き出しなどにしまっておき、使うときにだけ取り出せばいい。重量は400gと軽いので、出し入れも簡単そのものだ。

　しかも、本体にはバッテリーを内蔵しているので、電源を気にせずに好きな場所で使える。家で仕事をする際には、電源コンセントの場所に左右されるが、iX100ならベランダでさえ作業できるわけだ。もちろん、充電の必要があり、また大量にスキャンするなら電源につないだ方が良いだろう。

　なお、今回はスノーホワイトの本体カラー製品を取り上げる。事務機器っぽさがないのがいいところだ。自宅と会社の両方で使いたい方にもお薦めで、この軽さとコンパクトさなら鞄に入れて持ち歩くのも余裕だ。価格は2万2,000円程度と手ごろだ。

　iX100は、基本的にはモバイルモデルだ。上位機との最大の違いは、両面の読み取りが非対応な点とADF（自動原稿送り装置）による大量読み取りができないことだ。とはいえ、読み取り速度はA4カラー片面で5.2秒／枚と速い。さらに、いったんボタンを押して読み取ったら、次にボタンを押すまでは、紙を挿入するだけで、どんどん読み込める。10枚の書類を読み取っても1分程度で完了するはずだ。給紙トレイが付いていないわけだが、順次手差しをしていけばどんどん読み込んでくれるので、慣れてしまえば作業性は上々だ。

　テレワークがブームになっているが、いよいよ新型コロナウイルスの自粛が解除されている。今後は、ウイルスとの共存がテーマになるだろう。どちらにしろ、この影響によってテレワークが広く普及することは間違いない。現在は、コロナウイルス対策の自宅勤務が主流だが、これが効率化のための自宅勤務へと徐々に変わってくるだろう。そうなると、自宅から客先に出かけるようなケースも増えてくるはずだ。今回は、そんな場面も想定しつつ、攻めの在宅勤務に最適なツールとして紹介していく。

自宅には書類を置かない

　まず、自宅では書類をなるべく置かないことをお薦めする。とはいえ、客先で受け取った企画書やふいに渡された請求書なども手元にたまっていくはずだ。こうした書類は、必要なものは、会社に出社する際に持参すればよい。また、不要なものはもちろん捨てるべきだ。

　ただし、手元から離れる前にスキャンしておくことをお薦めする。自宅は会社とは環境が違うので、書類が失われる可能性が少し高くなるだろう。新聞のチラシなどに紛れて捨てられてしまったり、押し入れなどにしまい込んで行き先が分からなくなることも少なくない。こんなときでも、とりあえずスキャンしておけば助かるわけだ。

　特に領収書は、最終的には会社に持っていくわけだが、サイズが小さくて整理しづらい。会社にいるときには、実物を見ながら簡単にやりとりできた。だが、在宅勤務になると、手元に領収書がなくて困るケースが出てくる。現物は会社に持っていったとしても、控えとしてスキャンしたデータがあれば安心だ。

　顧客から受け取ったカタログや仕様表なども、捨てるかどうか迷うだろう。自宅ではとにかく置き場所がないので、捨てる選択を選びがちだ。だが、そんなときに限ってあとで必要になって困る。やっぱり、スキャンをしておくと安心できる。

　名刺も同様だ。もらった名刺がたまってきたら、自宅では管理しづらい。そこで、こちらも会社に持っていくケースが多いが、スキャンしておかないと、「会社に行かないと連絡先が分からない」という事態が起こる。名刺のデータを入力しアドレス帳で管理すればいいのだが、それほど頻繁に連絡を取らない人も多いので、手間はかけたくない。そんなときも、iX100があれば読み込むだけでOKだ。名刺はPDFとして保存できるので、必要になったらいつでも探し出せる。

　なお、iX100は2枚の名刺やレシートを同時に読み取れる。片っ端から挿入していけばどんどんデータ化できるのだ。しかも、同時に2枚読み取った名刺も、きちんと切り抜いて仕分けしてくれるのだから素晴らしい。

ファクス代わりにもなる

　iX100があれば、紙の資料をスキャンして読み取り、PDFファイルなどに保存して送信できる。例えば、客先で受け取った企画書を素早く上司に送ることもできるわけだ。最近は、自宅にファクスがない人も多いので、重宝するだろう。プリンターがあればコピー機としても機能する。スキャンした書類をプリンターで印刷すればいいだけだ。

　PCとの接続は、USBケーブルもしくはWi-Fiによるワイヤレスが利用できる。また、iPadでも利用可能で、こちらはワイヤレス（Wi-Fi）で接続すればよい。僕は両方使っているので、PCはケーブル、iPadはワイヤレスで利用している。こうすると、面倒な切り替え操作も不要だ。

　SnapScan Homeにも対応している。このサービスを使うと、スキャンしたデータの仕分けが簡単に行える。例えば、名刺はEvernoteに保存し、書類はPCのフォルダーに保存するなど。自分の職種にあった設定で、どんどんスキャンできる。

　なお、大量にスキャンするなら、上位モデルの「ScanSnap S1300i」や「ScanSnap iX1500」もお薦めだ。

Profile
Toda Satoru
1963年生まれのビジネス書作家。株式会社アバンギャルド／戸田覚事務所代表取締役。著書累計100冊以上。企画やプレゼンに関する著書も多数。連載もついに40本を超えてさらに活躍中。