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戸田覚がOfficeの手書き機能の使い方を伝授! 2in1 PCと組み合わせるべし

戸田覚がOfficeの手書き機能の使い方を伝授! 2in1 PCと組み合わせるべし

2020年01月24日更新

2in1 PCとの相性は抜群

テーマ:Officeの手書き機能を使いこなそう

Officeは手書き機能が充実してきた。手書き機能そのものは以前から搭載されていたが、ルーラー(定規)が使えるようになったり、新色が追加されるなど日々使い勝手が向上している。今回は仕事の書類に手書きを追加する方法と価値を紹介していこう。特に、2in1 PCを持っている方は、注目してほしい。

会議室に液晶モニターが増えてきた

 手書きができる2in1 PCを使っている人が徐々に増えている。街中でもSurface Proシリーズを見かけることは多いし、回転式の2in1を利用している人もかなり目にするようになった。

 ところが、せっかくの2in1 PCなのに、それらしく使っている姿はほとんど見ない。画面を回転させたり、キーボードを取り外してタッチしている人はまずいない。さらに、手書きしている人はとても少ないと思う。さまざまな書類を受け取る機会があるが、手書きが入っているものは、ほとんど目にしないのだ。これは、皆さんも同じだと思う。だが、だからこそチャンスだと言えるのではないだろうか? テキストを印刷した資料やプレゼンのスライドに手書きが入っていると、とにかく目立つし記憶に残るものだ。

 さて、新機能ではないがおすすめしたいのが、スライドへの手書きだ。プレゼンの際に、レーザーポインターが使えなくなっていると感じていないだろうか? 最近は、大画面の液晶モニターをプロジェクター代わりに使う会社が増えている。投映型のプロジェクターより安価で、明るく見やすいケースが多いからだ。商談や会議を行う10~20名程度の会議室では当たり前のように採用されている。

 液晶モニターはその特性上、レーザーポインターがほとんど見えない。そこで手書きの出番だ。スライドに直接書き込むので、テレビでも見やすく表示できる。さらに、単に光の点を表示するレーザーポインターとは違い、図や文字を書けるので、とても分かりやすい。いわゆる注釈も入れることができる。プレゼン中に入れた手書きは、終了後に削除できるので、スライドがぐちゃぐちゃになることもない。

プレゼンの際にはペンを使うとレーザーポインターより見やすくなる。
タイトルや名前をあえて手書きにする手も。
ちょっと手書きを加えるだけで、親しみが湧く。

スライドで手書きを活用しよう

 スライドでは、作成時にも手書きを積極的に使っていきたい。図のように、タイトルや自分の名前を手書きにするだけで、親しみが伝わるだろう。確かに、美しいフォントを使ったテキストの方が格好はいい。だが、ほとんど使う人がいない手書きのタイトルは、大いに目立つ。「なんで手書きなんだ?」と、思われるかもしれないが、まずは注目されるだけでもプラスに作用するわけだ。

 我々は、ずっと白い紙に黒い文字を書いてきた。だから、スライドでも白バックに黒い文字を書きたくなるが、PowerPointの世界ではもっと自由だ。黒や濃紺をバックに白文字でもいい。好きな色を使えるのだ。ただし、黒に赤文字、黒に青文字などは、見づらくなるので気を付けて欲しい。黒バックなら、ピンクや水色など薄い色を使うのがおすすめだ。

 定規を使える「ルーラー」にも注目だ。画面上に定規が表示され、指でタップすると角度や位置を調整できる。その上で、定規に沿うように線を引くと直線になるのだ。せっかくの手書きなのに直線? と思うかもしれないが、実は手書きの“味”は残る。特に、ラインマーカーを利用すると、書き出しと終了点が微妙に手書きっぽくなるのでいい感じだ。スライドの中に直線を引くのは、マウスの操作では結構面倒だ。こんなときにも、作図機能より手書きを使った方が便利だろう。

ルーラーで直線が引きやすくなったのも大きなメリットだ。

 キーボードを使わずに、手書き中心でスライドを作ろうと思えば、ある程度のことはできる。例えば、出張中の電車や飛行機の中で感覚的にスライドを作ってみてはどうだろう?

 こんなときにおすすめなのが、「インクをテキストに変換」機能だ。まず、手書きの文字を作成する。テキストに変換することになるので、ある程度丁寧に書いた方がいいが、うまい文字でなくても大丈夫。あまり崩さなければきちんと認識してくれるはずだ。

 手書きの文字を書いたら、「なげなわ選択」メニューをタップして、書いた文字を囲む。これで選択状態になるので、「インクをテキストに変換」をタップすれば、文字を認識してテキスト化できる。

 スライドの表紙を作成したり、各スライドのタイトルを作る程度なら、簡単に作業できる。タブレットのように2in1 PCを使い、ペンで書いていくだけでスライドを作成できるのだ。テキストが入力できたら、「デザインアイデア」で見た目を整えれば、いい感じのスライドに仕上がるだろう。

 手書きの図を図形に変換する「インクを図形に変換」も便利なのだが、思った通りのサイズと大きさの図を描くのは、結構大変だったりするので、試してみて、自分の使い道に合うかどうかを考えたい。ラフな感じでメモを書くときには重宝するだろう。

手書きの文字をテキスト認識し、さらにデザインアイデアで見栄えの良い表紙に作り上げる。

ExcelやWordでも使える

 手書きは、PowerPoint以外でも便利に使える。ExcelやWordでも機能はほとんど変わらないので、積極的に使ってみたい。

 Excelでは、注釈を入れる作業に使うととにかく目立つので分かりやすい。他のメンバーが作成した書類に赤を入れるときには、おすすめだ。セルやグラフなどのオブジェクトに影響されることなく、好きな位置に好きな文字や図を書けるのだ。

 さて、2in1 PCを持っていない方でも、手書きを使うことは可能だ。iOSやAndroid版のMicrosoft Officeでも手書き機能が利用できるのだ。OneDriveにファイルを保存しておけば、タブレットやスマホからも開ける。さすがにスマホだと画面が狭くて使いづらいが、タブレットなら便利に使える。

 僕はiPadも愛用しており、ノートはiPad版のOneNoteに記録することが多い。もちろん、Apple Pencilを使って手書きするのだ。PCでも同じファイルが利用できるので、ほぼリアルタイムで手書きのノートが共有できるわけだ。

 PCよりも軽快なのがiPadのいいところだ。特に、iPad miniは300g程度と軽く、ちょっとしたノートと同じ感覚で利用できる。立ったままApple PencilでiPad miniに手書きをするのが非常に便利だ。紙のノート+ペンと同じ感覚で利用でき、そのノートはいつでもPCで見られるし、追記も可能だ。

 ExcelやWordのファイルをiPadで開いて、手書きだけ追加してもいいだろう。PCに手書きの環境がなくても、安価な投資で手書きは使える。iPadならApple Pencilと合わせても、4万円台から利用可能。市販のスタイラスペンはやや書きにくいが、ちょっとしたメモには十分使える。こちらなら、さらにコストは抑えられるはずだ。

Excelでも手書きは結構きく。
こちらは、iPadのOneNoteで手書き(取材メモ)をしているところ。Windowsでも同じノートを閲覧できる。

Profile
Toda Satoru
1963年生まれのビジネス書作家。株式会社アバンギャルド/戸田覚事務所代表取締役。著書累計100冊以上。企画やプレゼンに関する著書も多数。連載もついに40本を超えてさらに活躍中。

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