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コミュニケーションツールの統合で生産性を上げる日本マイクロソフトのTeams

コミュニケーションツールの統合で生産性を上げる日本マイクロソフトのTeams

2019年12月17日更新

コミュニケーションツールを統合
さまざまなOSやデバイスで利用可能

日本マイクロソフト「Microsoft Teams」

現在、企業では社員一人ひとりの生産性を向上させる取り組みが進められている。その象徴的な取り組みが在宅勤務などのテレワークだろう。しかし実際のビジネスは、社内あるいは社外の複数のメンバーと連携して仕事を進める“チームワーク”が欠かせない。そこで提案するのがマイクロソフトのチームワークを想定したツール「Microsoft Teams」だ。

顔を合わせなくても
円滑なコミュニケーションを実現

「マイクロソフト史上最速で成長している製品、それがMicrosoft Teamsです。つい先頃、DAU(Daily Active Users)が1,300万人を超えました」と語るのは、日本マイクロソフトのMicrosoft 365 ビジネス本部 製品マーケティング部でエグゼクティブプロダクトマネージャーを務める春日井良隆氏だ。

「Microsoft Teams」(以下、Teams)は一言でいえばビジネスチャットと呼ばれるクラウドサービスだ。Office 365やMicrosoft 365で提供されている。Teamsはスマートフォンなどで広く利用されているチャットサービスと同様に、一人の相手あるいは複数の相手とテキストで会話をするコミュニケーションツールだ。

 テキストだけではなく音声通話、ビデオ会議も利用できるほか、ユーザー同士で写真や動画、音声、WordやExcelなどのファイル共有もできる。共有したファイルを会話に参加している複数のユーザーの画面に表示して、複数のユーザーが同時に書き込んだり修正したりしながら議論することも可能だ。

 こうしたビジネスにおけるコミュニケーションで必要となる機能がTeamsには数多く用意されており、異なる場所にいる複数のメンバーとの意思の疎通や議論、相談、報告など、顔を合わせなくてもまるでオフィスに居るかのように円滑かつ十分なコミュニケーションを図れるのだ。

日本マイクロソフト
Microsoft 365 ビジネス本部 製品マーケティング部 エグゼクティブプロダクトマネージャー
春日井良隆 氏

ビジネスで求められる要件を満たし
さまざまなOSやデバイスで利用可能

 ところがビジネスにおけるコミュニケーションツールの主流はいまだにメールだ。一方でプライベートでのコミュニケーションツールの主流はチャットである。なぜビジネスでチャットが利用されていないのだろうか。

 まずプライベートの利用で普及している無料のチャットサービスは、ビジネスで求められるセキュリティ要件が満たされていないことが挙げられる。またユーザーごとに利用しているサービスが異なるため、複数のサービスを使い分けたり、複数のアカウントを管理したりしなければならないなど手間もかかる。

 しかしプライベートで普及しているチャットをビジネスでも利用したいという要望は強く、企業の経営層や情報システム部門もチャットの利用を検討せざるを得ない状況にある。そうした企業を口説くにはビジネス利用で求められるセキュリティ要件を満たすことはもちろんのこと、多くの人が利用しているサービスであること、導入やアカウント管理の手間がかからないサービスが決め手となる。こうした要件を満たしているのがマイクロソフトのTeamsだ。

 春日井氏は「ビジネスで多くのお客さまにOffice 365を利用していただいており、すぐにでもTeamsが利用できます※。社内はもちろん社外とのコミュニケーションも容易にTeamsに統一することができます。しかも既存のOffice 365アカウントで利用できますので、Teamsの利用を開始しても運用や管理の負担が増すことはありません」と強調する。

 コミュニケーションツールを統合できることもTeamsの大きなメリットだ。従来、音声通話やWeb会議は異なるアプリケーションおよびサービス、あるいはデバイスを使い分けて利用しなければならなかった。Teamsならばほとんどのコミュニケーションツールとデバイスを統合することができるのだ。

 春日井氏は「TeamsはほとんどのOSやデバイスで利用できます。例えば音声通話はスマートフォンにもPCにも着信しますので、そのときの状況に応じて都合の良いデバイスで会話ができます。ビデオ会議やWeb会議、ビデオ通話も同様に利用できます」と説明する。

Office 365と連携
従来以上の真価を発揮

 コミュニケーションツールを統合することは社員の生産性向上という観点からもメリットがある。メールやチャット、会議、電話などコミュニケーションの手段ごとに異なるツールを使い分けるとそれぞれのツールの起動や接続、操作に生じる時間が増えてしまう。しかしTeamsは常時起動しておくことで一つの画面からチャット、会議、電話などさまざまなコミュニケーションが即座に開始でき、それぞれのツールの操作にかかる数分を削減することができる。わずか数分の短縮と侮るなかれ、数分が1週間、1カ月、1年と積み重なると大きな数字となるのだ。しかも全社規模で利用すればその効果はさらに大きくなる。

 Teamsはコミュニケーションツールの統合だけではなくビジネスで頻繁に利用するアプリケーションやサービスもシームレスに利用できる。Teamsの画面からWordやExcel、PowerPointといったOffice 365の豊富なツールが直接利用できるほか、Teamsに対応したサードパーティーのアプリケーションやサービスもシームレスに利用可能だ。

 ところでマイクロソフトではTeamsを「ハブ」と表現している。Teamsはコミュニケーションツールだけではなく、仕事に必要なアプリケーションやサービスといったさまざまなツールをつなぐ「ハブ」としての機能も提供するという意味だ。今後はOffice 365やMicrosoft 365の利用環境はTeamsがポータルの役割を担うことになる。Teamsとアプリケーションやサービスを連携させたり、Teamsに機能を追加したりして仕事をするための環境を構築していくのだ。

 冒頭で春日井氏が述べた通りマイクロソフトのほとんどのサービスや製品がTeamsと連携する環境はすでに整っており、サードパーティーのサービスとの連携や対応製品も拡充している。今後のビジネスチャンスについて春日井氏は「永続ライセンス版のOffice 2016やOffice 2019を利用しているお客さまにTeamsの必要性と価値を訴求することで、クラウド版のOffice 365やMicrosoft 365への移行を促進してサブスクリプションビジネスを成長させられます」と強調する。

 さらに「クラウドのライセンスを販売するだけではなく、ビデオ会議用のスピーカーやカメラなどTeamsの機能と組み合わせたハードウェア製品の販売、設置や保守などのサービスというようにビジネスを拡大することも可能です」とアピールする。

※一部利用できないプランあり。詳細は https://products.office.com/ を参照。

Teamsの利用イメージ画面。ExcelやPowerPointなどのファイル共有もできる。

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