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戸田覚がPowerPointの最新機能の使い方を伝授

戸田覚がPowerPointの最新機能の使い方を伝授

2019年11月21日更新

プレゼンをより魅力的にする

テーマ:PowerPointの最新機能

最近、PowerPointの出番が増えていないだろうか? プレゼンでの利用に加えて、「企画書を作成する際にも、WordよりPowerPointが使いやすい」という声もよく耳にする。確かに、行と列の関係がシビアな文章作成マシーンのWordより、フリーレイアウトのPowerPointのほうが利便性が高い。よく使うPowerPointだからこそ、最新機能を手の内に入れて使いこなそう。

ズーム機能で内容を予告

 今回は、Office 365のPowerPointで最新機能を紹介していく。PowerPoint 2019でもほとんどの機能が使えるはずだ。

 最初に強くおすすめしたいのが、「ズーム」だ。この機能は、プレゼンのときにのみ役に立つ。簡単に言ってしまうと、スライドの中にスライドを貼り付けるような機能だ。ズームはリボンの「挿入」コマンドから実行できる。種類は三つあるが、最初は「スライドズーム」を利用してみると良いだろう。

 まず、ズームはスライドがある程度、出来上がったら利用する。ほかのスライドを呼び出す機能なので、目的のスライドができていないと意味がないからだ。また、スライドの順番などを入れ替えるとややこしくなるので、ほぼ完成してから利用するのがおすすめだ。

 ズームするスライドを貼り付けるための新しいスライドを用意したら、スライドズームコマンドを実行する。すると、スライドを選択するダイアログが開くので、呼び出したいスライドをクリックして選ぶ。すると、画面にスライドが配置されるので、自由な位置に動かせば良い。必要ならサイズも変更できる。

 スライドの作成画面では、単に他のスライドが並ぶだけだ。ところが、スライドショーを実行すると、各スライドを一覧の画面からクリックすることで、それぞれを呼び出せる。また、一覧の画面に戻すには、「Backspace」キーを押せば良い。つまり、見出し的にスライドを並べて、そこから各スライドを呼び出して説明ができるわけだ。

 これから説明する内容の予告のために使っても良いし、スライドの全体像を見せながら、順次説明してもいい。普通のプレゼンでは、スライドを1枚1枚めくっていくことになる。それが一般的なのだが、この方法だと先にある内容が分かりづらい。「この先に素敵な内容があります」ということを伝えたいなら、ズーム機能が役立つ。逆に、最後のスライドに貼り付けて振り返りに使う手もある。
ピクトグラムを使いこなす

 最近のPowerPointでは、おなじみのクリップアートが使えなくなっている。代わりに登場したのが、「アイコン」で、「挿入」-「図」から利用できる。要するにピクトグラムだ。さまざまな情報を示すための簡易的な図解で、ちょっと凝ったマークのようなもの。登場当初は数が少なく、あまり使えなかったのだが、最近は種類が増えてきた。

 とはいえ、モノクロのピクトグラム(アイコン)だけを延々と使っていくと、さすがにインパクトが弱い。そこでおすすめなのが、新しく搭載されたアイコンを図に変換する機能だ。貼り付けたアイコンをクリックで選択すると、リボンに「グラフィックス形式」というタブが表示される。そこで、「図形に変換」をクリックすれば良い。

 一つのイメージだったアイコンが図形に変換され、パーツごとに加工できるようになる。位置をずらしたり、一部のサイズを大きくすることも可能だ。また、部分的に色を変えることもできる。ちょっと手を加えて色を変えるだけで、元のアイコンとは違う図に見えてくるからおもしろい。複数のアイコンを組み合わせ、さらに色を変えれば、もはやオリジナルの図形と言っても過言ではないだろう。

 なお、このアイコン機能は、WordやExcelでも利用できる。同じように使いこなして欲しい。インターネット上でイラストや図を探しても、複数利用し始めるとタッチをそろえるのが難しくなる。まずは、アイコンを使って図を作っていくのがベスト。結果として時間もかからないはずだ。

スライドが完成したら、ズームで貼り付けるための新しいスライドを挿入してみよう。
「挿入」-「ズーム」-「スライドズーム」をクリックする。
貼り付けるスライドを選択する。
スライドが表示された。
それぞれ自由に位置とサイズを決めて貼り付けられる。スライドショーでこのスライド内のスライドをクリックすると、それぞれのスライドを呼び出せる仕組みだ。

ピクトグラムを使いこなす

 最近のPowerPointでは、おなじみのクリップアートが使えなくなっている。代わりに登場したのが、「アイコン」で、「挿入」-「図」から利用できる。要するにピクトグラムだ。さまざまな情報を示すための簡易的な図解で、ちょっと凝ったマークのようなもの。登場当初は数が少なく、あまり使えなかったのだが、最近は種類が増えてきた。

 とはいえ、モノクロのピクトグラム(アイコン)だけを延々と使っていくと、さすがにインパクトが弱い。そこでおすすめなのが、新しく搭載されたアイコンを図に変換する機能だ。貼り付けたアイコンをクリックで選択すると、リボンに「グラフィックス形式」というタブが表示される。そこで、「図形に変換」をクリックすれば良い。

 一つのイメージだったアイコンが図形に変換され、パーツごとに加工できるようになる。位置をずらしたり、一部のサイズを大きくすることも可能だ。また、部分的に色を変えることもできる。ちょっと手を加えて色を変えるだけで、元のアイコンとは違う図に見えてくるからおもしろい。複数のアイコンを組み合わせ、さらに色を変えれば、もはやオリジナルの図形と言っても過言ではないだろう。

 なお、このアイコン機能は、WordやExcelでも利用できる。同じように使いこなして欲しい。インターネット上でイラストや図を探しても、複数利用し始めるとタッチをそろえるのが難しくなる。まずは、アイコンを使って図を作っていくのがベスト。結果として時間もかからないはずだ。

クリップアートの代わりに「挿入」-「アイコン」を利用しよう。大量の図から好みのものを選んで使える。
こんな形でアイコンが貼り付けられる。
アイコンをクリックするとリボンに表示される「グラフィックス形式」-「図形に変換」を利用しよう。
アイコンが図に変わって、各パーツの色などを変更できるようになる。
完成した図。

背景を削除して切り抜く

 写真の背景を切り抜く機能は、ずいぶん以前のバージョンから採用されていた。そもそも、写真を切り抜くのはとても効果がある。カタログや広告の写真を見ても、切り抜きは非常に多く使われている。商品の紹介などは、基本的に切り抜きを使うと思ってもいい。

 切り抜いた写真は背景がないので、目線を対象物に集められる。また、撮影時に背景を気にしなくていいのも嬉しいポイントだ。

 さて、写真を切り抜く作業は、PowerPoint上で行える。写真を貼り付けたら、クリックして選択し、「図の形式」で「背景の削除」を利用する。この機能は、だいぶ以前のバージョンから利用できたのだが、最近使いやすくアップデートされている。紫色の部分が削除されるので分かりやすい。機能を利用した段階で自動的に背景が選択されているが、微調整するのがコツだ。

 基本的に切り抜きで削除したい部分を「削除する領域としてマーク」をクリックしてなぞっていく。削除されすぎた部分は「保持する領域としてマーク」をクリックしたあとになぞると残る仕組みだ。画面を拡大しながら細かく作業すれば、どんどんきれいになるのだが、そこは時間との相談だ。

 切り抜きは、多くの時間をかければ美しく仕上がるが、スライドとして投映するなら、輪郭など適当でもほとんど分からない。5~6分で完了できる程度の作業で十分だろう。なお、背景がごちゃごちゃしている場合には、あらかじめ写真をトリミングした方が手っ取り早く切り抜けるはずだ。もちろん、マウスでも利用可能だが、ペンが使えればそちらの方が作業性はいい。

 写真を切り抜くと、文字を入れるスペースもしっかりと確保でき、読みやすくなる。スライドのレイアウトとしてはこちらの方が楽に使えるはずだ。

 Microsoft Officeは、普通に使う機能で満足していたら、5年前のバージョンでもストレスなく使える。ところが、最新の機能を調べてみると、書類作成の完成度を向上させたり、より楽に作成させられたりする機能が満載されているのだ。

背景を切り抜いた写真を使って凝ったスライドを作成しよう。写真をクリックして選択し、「図の形式」-「背景の削除」をクリックする。
自動で背景が選択されるが、さらに調整していく。
不要な部分を削除し、必要な部分を残すようになぞっていく。
切り抜いた写真は文字との相性もバッチリだ。

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