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Acrobat DCとAdobe Signでワークフローを高度に電子化する

Acrobat DCとAdobe Signでワークフローを高度に電子化する

2019年09月18日更新

身近なアプリが業務を改善
ワークフローを高度に電子化

Acrobat DC / Adobe Sign

PDF(Portable Document Format)はビジネスやプライベートを問わず、文書のやり取りや共有に広く活用されている。さらにPDFは「Acrobat DCサブスクリプション版」を利用することで働き方改革の推進にも役立つ。Acrobat DCサブスクリプション版のビジネスでの活用方法と、そのビジネスチャンスについて解説する。

重要文書の長期保管に最適
PDFのビジネス利用のメリット

 PDFはアドビが開発したファイルフォーマットで、仕様を100%公開しているため広く利用されている。特にビジネスにおいてはファイルの長期保管に活用されているという。

 アドビ システムズ マーケティング本部 デジタルメディアビジネスマーケティング 執行役員 北川和彦氏は「例えば建物や構造物は数十年にわたって保守を続けなければなりませんが、その際に設計図が必要です。しかし設計図を作成したCADソフトや保存したCADデータが将来デバイスやOSなどの環境が変わっても、まったく同じように表示できるとは限りません。しかしアドビのアプリケーションで作成したPDFはファイルを閲覧するアプリケーションに依存することなく(Acrobat Readerで)元文書を表示できるので、CADデータをPDFで保存しておけば長期間にわたってファイルを閲覧できます」と説明する。

 現在は法令で長期保存が求められる文書が増えており、重要な書類の長期保存にPDFを利用するケースが世界的に年々増加しているという。さらにPDFはISO標準規格に完全に準拠した信頼性の高いファイルフォーマットであるため、企業だけではなくセキュリティの要件が厳しい行政機関や金融機関等でも広く利用されている。

 ただしPDFをビジネスで有効活用するには、Acrobat Readerではなく「Acrobat DC」が必要だ。Acrobat DCを利用すればPDFファイルを直接編集することができるほか、PDFをWordやExcel、PowerPointなどに変換し、Officeアプリケーションで編集ができるなど、業務で扱う文書の処理がスピーディに行えるようになる。

 またAcrobat DCはスキャナーで取り込んだ紙文書の画像データからテキスト認識(OCR)やゆがみ補正を自動的に実行し、テキストの検索および編集が可能なPDFに変換できる。紙の文書だけではなくスマートフォンで撮影した文書の写真にも同様の処理が行える。

 セキュリティに関してもAcrobat DCを使用すればPDFファイルに保護をかけることができ、情報漏えいを予防しながら安全に文書をやり取りしたり情報共有したりすることができる。

アドビ システムズ
マーケティング本部 デジタルメディア  ビジネスマーケティング 執行役員
北川和彦 氏

AcrobatとAdobe Signで
ワークフローの自動化を実現

 ビジネスツールとしての利用効果を高めてくれるのがAcrobat DCのサブスクリプション版だ。Acrobat DCでは扱う文書がアドビの文書管理クラウドに保管されるため、例えばオフィスで文書を編集している途中で外出しなければならなくなった場合、外出先でスマートフォンなど別のデバイスから作業を継続できる。

 またクラウド上に保管されているファイルはチームのメンバーと共有でき、同じファイルに対して複数のユーザーが同時に注釈を加えられるなど、テレワークやモバイルワークに活用できる。

 さらに電子サインサービス「Adobe Sign」を組み合わせることで、ワークフローのペーパーレス化と自動化も実現できる。Adobe SignはAcrobat DCと組み合わせて電子署名用の文書を簡単に作成でき、署名依頼のメールを送信することでワークフローの無駄を省く。

 署名はメールのURLをクリックしてブラウザーに表示される画面で行うので素早く処理でき、ワークフローの進捗状況も確認できる。また署名済みの文書は関係者全員へ送付され、一連の処理は監査証跡として自動保管される。

 北川氏は「Adobe Signは電子契約に必要な『本人性の確認』と『非改ざん性の確保』の要件を満たしており、世界中の先進国における最も厳格な電子署名関連法令および規則に準拠しています。Adobe Signで作成した電子署名は法的に有効であり、法的拘束力を備えています」とアピールする。

 Adobe SignはOffice 365やBox、Dropboxなどのクラウドサービス、SalesforceやSAPなどの業務アプリケーション、さらにはAPIを通じて自社開発システムと連携することも可能だ。

永続版のセキュリティサポート終了と
Windows 10移行に伴う商機に期待

 ビジネスや法令は頻繁に変化するため、業務アプリケーションには変化への迅速な対応が求められる。変化に対応していない機能を業務で使用すると、ビジネスに支障が生じることは言うまでもない。そこでAcrobat DCサブスクリプション版やAdobe Signはクラウドサービスのメリットを生かして、常に最新の機能を反映したサービスを提供している。

 北川氏は「Acrobat DCの永続版はお客さまがバージョンアップ(買い替え)するまで機能を強化できません。常に変化を続けるビジネスでソフトウェアを有効に活用するには、サブスクリプション版が必須です。またセキュリティにおいても永続版はリスクが潜在しています。Acrobat DCの永続版は2020年4月7日にセキュリティアップデートのサポートが終了しますので、期限を超えるとセキュリティが無防備になります」と指摘する。

 2020年はWindows 7の延長サポート終了も迎えるため、Windows 10へのアップグレードに伴うPCのリプレースや既存PCのデスクトップ環境の見直しが活発化する。その際にAcrobat Readerをはじめ旧バージョンのAcrobatおよび永続版のAcrobat DCのユーザーに対して、Acrobat DCサブスクリプション版を活用した業務改善やOffice 365と連携した有効活用、さらにはAdobe Signを組み合わせたワークフローの自動化などを提案してみてはどうだろうか。

 北川氏は「今やPDFやAcrobatを使っていないPCユーザーは少ないですが、その多くがAcrobat Reader、旧バージョンのAcrobatおよび永続版のAcrobat DCを使用しており、Acrobat DCサブスクリプション版を販売する余地は大きいのです。ダイワボウ情報システム(DIS)さまを通じて全国の販売店様にAcrobat DCサブスクリプション版とAdobe Signを組み合わせた業務利用のメリットをお伝えすることで需要を拡大できると期待しています」と意気込みを語った。


Adobe Signは運用中のシステムやアプリケーション、プロセスに追加して使用できる。Office 365や業務システムで保管している文書をAdobe Signを通じて署名依頼したり、署名後の文書をSharePointへ自動的に保存したりできる。またDynamics CRMやSalesforce、SAP、APIを通じて自社開発システムとの連携も可能だ。

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