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モバイル回線でも安定利用できるかが鍵――キヤノンITソリューションズ・MetaMoJi

モバイル回線でも安定利用できるかが鍵――キヤノンITソリューションズ・MetaMoJi

2019年07月11日更新

対面と変わらない会議をWebで

MEETING TOOL

ビジネスを進める上で、小規模な打ち合わせを含めた会議は重要だ。しかし災害発生時は交通網のマヒが考えられるため、対面の会議は難しい。BCPの一つとして、遠隔会議を実現できるツールの導入を検討したい。

スマートデバイスからでも安定アクセス

 災害発生時の遠隔会議で重視されるポイントを考えると、第一に通信の安定性が挙げられるだろう。災害が発生した場合、通信が混雑するケースが多く、安定しない回線で遠隔会議を実施しなければならない可能性もある。また、交通機関がマヒすることを考えると、自宅から遠隔会議に参加する従業員も少なくないだろう。手元にPCがないことも想定すると、スマートフォンやタブレットなどから会議に参加できるツールが望ましい。

 キヤノンITソリューションズが提供しているWeb会議システム「IC3」は、2005年に会議システム開発コンポーネントとして販売がスタートした歴史の長い製品だ。2007年にはオンプレミス型Web会議パッケージ、2017年にはクラウドサービス「IC3 クラウドサービス」の提供をスタートしている。

 IC3は、特許技術を採用した独自の通信方式によって、TCPでのリアルタイムな通信を実現する。また、再生音声をクリアにする独自技術によって、他拠点接続で同時に話しても明確に聞こえるため快適に会話できる。

 キヤノンITソリューションズの川辺康二氏は「これらの技術を用いたことで、モバイルでの安定性が高まっています。通信プロトコルにTCPを採用したことで、狭帯域運用が可能な設計です。無線環境における帯域の揺らぎに強く、スマートフォンやタブレットから会議に参加する場合も快適に会話できます」と語る。帯域はリアルタイムに確認したり、設定したりできる。

 キヤノンITソリューションズの安場剛志氏は「IC3 クラウドサービスの最も特長的なポイントが、ライセンスの形態です。ユーザーIDではなく同時接続の端末数でプランが用意されています。例えば10台同時接続のプランであれば100万円/年(税別)です。接続台数が10台までであれば別々の人が違う時間に使ってもよいので、スモールスタートでWeb会議を導入できます」と話す。

災害対策室と現地をつなぐ

 IC3が導入されるきっかけとして多いのは、働き方改革に伴うコミュニケーションツールとしての導入だが、BCP対策として導入されるケースも根強い。「東日本大震災や、西日本豪雨の際に活用された事例もあります。例えば電力会社の事例では、被害状況が現地に行かなければ分からないような場合に、スマートフォンで現地の様子を映し、現場と災害対策室をIC3でつないで対策会議を実施したようです」と川辺氏。社会インフラを支える団体や、電力会社、通信会社などでも利用されており、信頼性は高い。

「IC3はもともとオンプレミスのWeb会議システムとしてスタートしました。クラウドサービスは利便性が高いですが、安定稼働が求められる企業などは設計・カスタマイズが柔軟に行えるオンプレミス環境で導入していただくケースが多いですね」と安場氏。

キヤノンITソリューションズ
(左)プロダクトソリューション営業本部 通信コミュニケーションソリューション営業部 営業二課 課長 安場剛志 氏
(右)プロダクトソリューション営業部 企画部 企画課 川辺康二 氏

IC3
①モバイルでの安定性に優れた通信品質。
②操作も簡単で初めて利用するユーザーも迷わず使える。
③HTTPSの1ポートで運用可能で、通信は全て暗号化されているほか、録画機能をユーザーごとに許可/不許可に制限できるなどセキュア。
④一つの端末で4台のカメラ映像を合成できる「IC3 Multi Camera」搭載。ホワイトボードをWebカメラで映しつつ、会議室全体を監視カメラで表示するような活用が可能。

Web会議をよりインタラクティブに

 働き方改革実現のため、Web会議ツールはすでに導入した。という企業も少なくないだろう。しかしWeb会議の場合、リアルタイムな意図の共有や、インタラクティブな資料のやりとりにネックが生じるケースもある。そのため対面の会議の方がいいと、積極的な活用に至っていない企業も存在する。そうした企業には次世代ペーパーレス会議システム「MetaMoJi Share for Business」の導入が有効だ。

 MetaMoJi Share for Businessを提供するMetaMoJiの植松 繁氏は次のように説明する。「タブレット一つで会議をスタートできるツールです。発表者がアプリにアップロードしたPDF(発表資料)を、複数の参加者に配信して会議を進められます。資料には手書きメモや、写真、動画の貼り付けが可能で、リアルタイムに共有できます。発表者がタブレットに対して行ったピンチイン・ピンチアウトといった動作も、リアルタイムで全ての参加者に連動して伝わります。注目してほしい部分を示すレーザーポインター機能などで意図を伝えやすく、働き方改革をはじめとした在宅勤務者の会議参加や、オフィスのペーパーレス化推進などに活用されています」と語る。

水害に強いペーパーレスシステム

 BCPの一環としてMetaMoJi Share for Businessが採用されるケースも多い。同社の三井田智博氏は「特に大きな災害が発生した後は、導入を希望する声が増加します。例えば豪雨が発生すると、紙で保存している資料をデジタルに移行したいという問い合わせが増加しますね。紙で資料を保存している場合、水害発生時に資料が流されてしまい、事業継続が困難になるケースが少なくないからです」と語る。日常的な業務のペーパーレス化も災害対策の一つとなり得る。ペーパーレス会議をスムーズに実現させるために、手書きの書き心地にもこだわっており「意識せずに紙のように書けると、特に経営者層に好評です」と三井田氏は語る。

 MetaMoJi Share for Businessのデータはクラウドを介してやりとりされるため、災害発生時にデータが失われる可能性がほとんどないのも利点だ。双方向に手書きで指示できるため、自治体などの災害対策本部で導入を検討するケースも増えてきている。

 植松氏は「例えば豪雨被害が発生した際に、その被害状況や川上、橋梁などを写真で撮影して瞬時に共有できます。対策本部ではその写真を見ながら、ここが危険だとかペンを使って指示できるのです。複数人で情報共有をする場合でも、実際の様子を共有しながらリアルタイムに話し合えるため、伝言ゲームにならないのです」と語る。

 このリアルタイムの情報共有に、一番の恩恵をもたらしているのが手書き文字などコンテンツ表示の早さだ。「画面共有サービスは、通常表示しているコンテンツをそのまま共有します。しかし本製品では、最初のフォーマット(写真やPDFデータなど)のデータはクラウドに新しく送信せず、そこに書き込んだペンの軌跡のデータだけを送ります。そのため回線が混雑していたり帯域が細かったりしがちな災害時であってもスムーズなやりとりが実現できます」と三井田氏。

「東日本大震災以降、特に自治体のクラウドに対する意識が大きく変わったと感じています。実際に導入した企業や自治体からは、時短につながった、資料の配付が楽になったという評価をいただいています。日常的な業務効率化を実現しつつ、災害対策を両立できる製品です」と植松氏は語った。

MetaMoJi
(左)法人事業部 事業部長 植松 繁 氏
(右)法人事業部 法人第三営業部 シニアマネージャー 三井田智博 氏

MetaMoJi Share for Business
①会議資料にリアルタイムに手書きしたり、ページ切り替えしたりできる次世代ペーパーレス会議システム。
②自分が参加する会議ノートだけを日付順に一覧にする「シェアビュー」搭載。
③最新の機能強化で、フォルダー権限設定、組織管理、ユーザー管理連携などに対応。
④手書きメモにひも付いた録音が可能で、長時間の会議でもメモを書いた瞬間の音声を頭出しできる。

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