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電話の録音を営業に生かす方法を戸田覚が伝授

電話の録音を営業に生かす方法を戸田覚が伝授

2019年02月20日更新

通話の録音でコミュ力を大幅アップ

テーマ:電話のやりとりを記録

営業を中心とした、コミュニケーションが多い職種では、相手とのやりとりの記録が重要になる。ちょっとした聞き違いが、後々大きなダメージになって降りかかってくるのだ。そこで今回は電話を録音する方法やそのメリットを紹介しよう。

通話は簡単に録音できる

 のっけから恐縮だが、そもそも僕は電話を推奨しない。電話というのは相手の時間を強制的に奪うツールだからだ。電話をかける側からは、相手がどこにいてどんな作業をしているのか分からない。電車の中なら「後ほどかけ直す」と断れることもあるだろう。だが、打ち合わせに遅れそうで急いでいるときや、会議15分前といったケースもある。普通の電話ならかけ直せることが多いが、相手が重要な顧客で怒りのクレームや大事な商談のポイントの問い合わせだったりすると、そうもいかない。

 話が長くなる説明などを除けば、メールで済むことが多いのだが、相手が電話を求めているならそうもいかないのが、コミュニケーションツールのつらいところだ。

 ということで、電話をよく使わざるを得ない方に、とっておきの方法を紹介しよう。

 実は、通話は録音できる。昔からある確実な方法は、通話用のイヤホンマイクだ。シンプルなイヤホンを耳に付けたまま通話すると、録音ができる仕組みだ。録音にはICレコーダーなどを使えばよい。この方法はデバイスを問わず、固定電話でも録音できるメリットがあるが、耳にイヤホンを付けてその上から通話しなければならないので、かなり面倒だし邪魔だ。

 Androidスマートフォンなら、もっと簡単に録音できる可能性があるのだが、その方法は後述する。問題は、iPhoneだ。基本的に通話の録音機能は搭載されていない。どうしても録音したいなら、録音用の専用レコーダーを使うといいだろう。ワイヤレスとコードタイプがあり、イヤホン端子を省略した最新のモデルも録音できる。最大の問題は電話の着信だ。こちらからかけるときには、これらのツールをセットして通話すれば良い。だが、相手からの突然の着信時には、そうもいかない。これらのツールをセットしてから電話に出るのは大変すぎるのだ。

対応アプリを探そう

 Androidスマートフォンなら、多くの機種で普通に通話するだけで録音が可能だ。標準で録音機能を搭載しているモデルならば、通話中にメニューから選んでボタンを押すだけで録音できる。

 録音機能が搭載されていない機種でも、専用アプリを利用すると録音が可能だ。僕は、「通話レコーダー, 通話 録音 S9」というアプリを利用している。このアプリを利用すると、一切の手順は不要で、通話時に勝手に録音しておいてくれる。着信も発信も関係なく全て録音可能。音声ファイルは日付順に並んでいるので、必要に応じて再生すれば良い。

 また、MP3ファイルとしてシェアできるので、PCに転送して管理してもいいだろう。他のメンバーにも知らせておきたい作業指示などの連絡があった場合には、音声ファイルごと転送してしまえば説明は不要だ。伝言にならないので伝え違いもなくなり、とても効率的だ(詳しくは後述)。

 このアプリはお薦めなのだが、誰もが使えるわけではない。対応していない機種もあるようだ。実は、録音アプリは非常に多くリリースされており、機種との相性によって使えたり使えなかったりする。相手の声は録音できるが、こちらの声が記録できないものもある。とりあえずは、自分の機種で自動で録音できるものを探すことからはじめなければならない。「通話 録音」でたくさんのアプリがヒットするので、使えそうなものを試してみよう。本来なら、Androidのアプリは対応している機種のものしか表示されないはずだが、録音アプリに関してはそうでもないようだ。

①Androidスマホは、通話の録音に標準で対応するモデルが多い。
②個人的に利用しているアプリがこちら。ただし、対応機種しか使えない。
③通話は、全て勝手に録音してくれる。

録音の注意点とメリット

 通話の録音をしていると話すと、「そんなことをしてプライバシーの問題はないのか?」と、よく指摘される。

 まず、法律的には個人で録音したものを、自分の参考のために使うだけなら基本的に問題はないようだ。もちろん、最終的には皆さん自身が判断して欲しいし、もしかすると、会社のポリシーで利用の可否が決まるので、法務部などで確認した方がよいだろう。

 言うまでもなく、録音した会話を第三者に聞かせるのは好ましくない。ただし、この場合も断っておけばいいのだ。前記のように作業指示などを通話に参加できていないメンバーに伝えたいなら、「録音してスタッフに伝えてもいいですか?」と許可をとればいい。社内の通話なら、ほぼ断られることはないだろう。

 社外との通話でもモラルとして一言伝えておいた方がよいと思うならそうするべきだ。ただ、僕としては、個人で録音し自分でしか聞かないなら、問題はないと思っている。スマホなどを紛失したり盗まれた際に流出する可能性があることが懸念されるが、それは、メールなども同じだ。

 録音の最大のメリットは電話がよりアクティブに使えるようになることだ。移動中に通話をして、重要な数字を聞くことがよくある。例えば、紹介先の電話番号や打ち合わせの日付け、値引きの%など。どれも、聞き逃すと大ごとになりかねない。かといって、メモをとるために相手を待たせるのがはばかられるシチュエーションも少なくないだろう。雨の日の外出時など、そもそもメモを書くのが難しい状況もある。

 そんなときでも、録音してしまえば、後から何度でも聞き直せる。予定の日時などを再度確認してスケジューラーに入力することも手軽にできるわけだ。金額の聞き違いも起こらない。僕は、通話録音をこんなメモのために行っている。また、仕事柄電話での取材もあり、そんなときには承諾を得て録音している。

 他にも、通話を録音しておくと証拠になることも見逃せない。電話口でのオーダーを顧客が「していない」などと言いだした際に証拠になるのだ。理不尽なクレームやパワハラの対抗手段としても利用できる。

 ただ、僕はそんな使い方はしたことがないし、裁判にでもならない限りはしないつもりだ。現時点では、幸いにして顧客と裁判になったことはない。

 通話の録音の使用は、最終手段だと考えた方が良い。相手との関係性は完全に破壊されるからだ。特に相手にだまって録音していた情報を武器に使うのはできるだけやめるべきだ。

 実際には録音をしていると、自分自身が冷静に話せるという大きなメリットがある。証拠的な使い方をしないとしても、「もしかすると後で重要な通話になる」と思うだけで、話し方が変わってくる。相手の怒りに自分が興奮したり、暴言を吐くようなことがなくなるのだ。証拠だと考えると冷静に話せるはずだ。ひどいクレーマーからの電話や理不尽な顧客からの要望には、録音をする準備をしておきたい。

④録音した音声はスマホで再生できるので使いやすい。
⑤録音したファイルはメールなどでシェア可能。PCに保存しておける。
⑥メールに添付したところ。MP3ファイルになる。

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