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会議のペーパーレス化が簡単にできる会議の邪魔をしないシンプルなシステム

会議のペーパーレス化が簡単にできる会議の邪魔をしないシンプルなシステム

2019年02月19日更新

会議のペーパーレス化が簡単にできる会議の邪魔をしないシンプルな機能と操作環境を提供

働き方改革を推進していながら紙の文書を使用している企業が少なくない。特に会議で配布する資料が目立つ。しかしペーパーレス化を目的にソリューションを導入すると、会議の進行を妨げてしまう恐れが生じる。そこで会議の邪魔をせずにペーパーレス化を実施できるペーパーレス会議システム「ECO Meeting」を紹介する。

会議で紙を使う問題点
人手と時間、セキュリティ

 会議の資料に紙の文書を使用する問題点についてエステック 執行役員営業本部長 北村忠夫氏は次のように指摘する。

 「会議を開催するにあたりPCで作成した資料をプリンターで出力し、会議に出席する人数分を丁合してとじるなど、事前に紙の資料を準備しなければなりません。しかも資料の一部にでも修正が入ったならば、差し替える作業も発生します」(北村氏)

 会議の内容によっては資料のページ数がかさむこともあり、資料を準備する時間と手間がより大きくなる。例えば官庁や自治体での会議、大学の学部での会議などでは数百ページ、数千ページに及ぶ資料が用いられることもある。また規模が大きな会合、例えば学会やセミナーなどでは参加人数が多く、資料を準備するために多くの人手を必要とする。もちろんコスト負担も大きい。

 北村氏は「人材難に直面している現在、人手で行う無駄な作業を減らすことが働き方改革の第一歩ではないでしょうか」と問いかける。

 さらにセキュリティの観点においても問題があると指摘する。北村氏は「機密情報を含む資料などを紙の文書で配布すると、回収漏れが生じたり紙の文書が無造作に放置されたりすることで情報が漏えいするリスクが高まります」と説明する。

エステック 執行役員 営業本部長 北村忠夫 氏

単純なペーパーレス化は問題あり
必要最小限の機能に絞るべき

 会議の運営を効率化するとともに情報漏えいへの対策も講じられる手段として、プロジェクターや大画面モニターに資料を投影して会議を進めるというペーパーレス化が挙げられる。しかしこの方法にも問題があるという。

 北村氏は「プロジェクターの準備やつなぎ換えに時間がかかり、発表者のペースで画面が切り替わるため参加者がフォーカスしたい情報が消えてしまうという問題があります」と指摘する。

 さらに資料をあらかじめメールなどで参加者に配布しておき自身のPCに表示して会議を進めるペーパーレス化もあるが「会議の参加者の中にITのリテラシーが低い人が一人でもいると会議の進行の妨げになり、会議で生み出すべき成果が得られなくなります。またPCを持ち込むと会議中にメールを確認するなど「内職」をする人もおり、会議に集中できません」と話を続ける。

 では会議においてどのようなペーパーレス化が有効なのだろうか。北村氏は「ペーパーレス会議システムで最も重要なのは会議中に事故を起こさないことです。機能が多いとシステムの負荷が増えるため不安定要素が増します。ですからシンプルで安定した実績のある製品を選ぶべきです」とアドバイスする。

 それを実現したのがエステックの「ECO Meeting」だ。ECO Meetingはペーパーレス会議システムに求められる必要最小限の機能に絞り込むことで高い安定性を実現している。

 ECO Meetingはオンプレミスのサーバーあるいはクラウド(ECO Meetingクラウド)にPCなどのWebブラウザーから会議で使用する資料をアップロードする。そして専用アプリがインストールされたiPadで資料を共有する仕組みだ。ちなみにECO MeetingクラウドはマイクロソフトのAzureを利用している。

会議の進行を妨げない機能と操作環境
資料のセキュリティも管理できる

 iPadから資料へのアクセスはアプリのアイコンをタップするだけで資料がiPadにダウンロードされ、画面に表示される。アプリの画面設計もシンプルで分かりやすく、資料のページめくりも紙を扱うような感覚で操作できるほか、すぐに見たいページに飛び越すこともできるなど、ITリテラシーが低い人でもすぐに使いこなせる。

 資料は参加者全員のiPadで共有でき、紙の資料やホワイトボードのように説明している箇所を明示することもできる。さらに手元のiPadでは紙の資料のようにマーキングしたり付箋でメモを残したりすることもできる。

 また「投票機能」も搭載されている。「個別投票」と「複数投票」の2種類の投票が行え、記名または無記名、結果の公開または非公開などの設定ができ、投票の結果はその場で集計され、すぐに確認できる。

 セキュリティに関しても万全だ。iPadにダウンロードされた資料は会議の終了と同時に削除するように設定できる。またサーバーに保存されている資料のPCへのダウンロードの禁止設定や、期日を設定して資料をサーバーから自動削除する時限削除設定なども用意されている。

 資料ごとにダウンロードを許可することもできる。その際は参加者が書き込んだマーカーや付箋などのアノテーション情報がアカウントごとに保存されているため、実際に会議で使用した資料を閲覧、保存できるようになっている。

 このほかオプションとしてAD/LDAP認証サーバーとのパスワード連携機能も利用でき、認証サーバーと連携してECO Meetingのパスワードを管理できる。

 ECO Meetingは一般企業での豊富な導入実績に加えて、全国の多数の大学、省庁や自治体、金融機関、医療機関などでも導入・利用されており、高い導入効果が証明されている。

 今後の販売拡大について北村氏は「本年4月より働き方改革関連法が施行されることから、お客様へのご提案にとてもよいタイミングだと思います。お客様への提案の際には当社の担当者も同行させていただきデモを披露する準備も整っております。またリモートでのデモも可能ですので、ダイワボウ情報システム(DIS)様を通じてお気軽にご相談ください」とアピールする。

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