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戸田覚が伝授「スマホでパワポのスライドを作ろう」

戸田覚が伝授「スマホでパワポのスライドを作ろう」

2019年01月24日更新

空いた時間にスライドの構成を考えよう

テーマ:スマホでプレゼン資料を作る

スマホの機能がどんどん向上し性能もアップしてきた。少し前までなら「遅くて使い物にならない」「機能が貧弱で……」と思ったアプリも結構使えるようになっている。今回は、プレゼンのスライドを、スマホを利用して作る方法を紹介する。とはいえ、スマホ単体で作るのではなく、適材適所をPCと組み合わせるのがコツだ。

スマホでも作業しよう

 声を大にして言いたいのが、ビジネスパーソンたるもの「もっとOneDriveを使うべきだ」ということだ。また、OneDriveを導入していない企業は、生産性アップのためにもぜひ利用して欲しいと思う。

 何より優れているのが、PCとスマホでファイルをシームレスに使えることだ。もちろん、他のクラウドストレージでも両方で使えるものは多いのだが、OneDriveなら、Microsoft Officeからのファイル利用がとても簡単なのだ。

 それを前提にお薦めするのが、移動中や出先のちょっと空いた時間にスライドの構成を考える作業でのスマホ利用だ。正確に言うと、「スマホでも作業しよう」ということで、PCと併用してもOKだ。

 移動中や出先の空いた時間を無駄にせず、ちょっとでも仕事に役立てようと思うことは少なくない。だが、社外ではPCを持ち歩いて、かつ起動して作業するほどの時間がないケースは数え切れない。運良く電車で座れたとしても、数駅だとPCを起動するのは面倒。ところが、スマホならサッと取り出してレスポンスよく作業ができるし、テザリングなどでインターネットにつなぐ必要もないからお手軽だ。

 PowerPointの作業がスマホに向くのにはいくつかの理由があるが、最大のポイントは文字サイズが大きいことだ。WordやExcelの作業もスマホでできるのだが、PCで使っているファイルを表示すると、文字が小さすぎて見づらく、操作しづらい。ピンチ操作で画面を拡大するのも良いが、今度は一覧性が落ちて面倒だ。

 PowerPointなら、そもそもスライドに小さな文字を配置することは少ないので、スマホの小ぶりな画面でも作業がしやすいというわけだ。

スライドの作り方を変えよう

 スライドの作成方法は、人それぞれに作法があると思うが、僕が強くお薦めしているのは、全体の構成から作っていく方法だ。発表時間や商談時間が決まっているなら、枚数も想定しておく。各スライドの内容が確定してから、詳細な文字を入力したり、ビジュアルをそろえる作業に取りかかれば良い。その構成作成までをスマホで作業しようというのだ。なお、今回は、iPhone XS Maxでの作業を例として紹介する。AndroidスマートフォンやiPadでも似たような作業はできるので、それぞれを活用したい方は、試して欲しい。

 スマホでPowerPointを起動したら、「新しいプレゼンテーション」を作成する。ここでテンプレート(デザイン)を選ばないのがポイントだ。というのも、このテンプレートはPCと共通ではないのでイマイチ使いづらいからだ。もちろん、構成を作るのに見た目は関係ないので白紙でも全く問題ない。

 新規のスライドを作成したら、1枚目にタイトルを入力する。出先での作業なので、全て仮で構わない。後で編集することを前提に「だいたいの内容」を考えていけば良いのだ。画面下の「+」ボタンをタップして、次々にスライドを作っていく。「+」をタップする度に新しいスライドが作成されるので、基本的には、タイトルだけ入れていけば良い。

 この段階では、順番をあまり考えすぎずに、必要だと思う要素をどんどん追加する。結果としてスライドが2~3ページに及ぶことになるとしても、それは後で考えれば良い。重要なのは、漏れがないように知恵を絞って項目を増やしていくのだ。

スライドの構成を考えよう

 大まかな項目を設定し終えたら、今度は順番を適切にしていこう。

 商談やプレゼンで発表することをイメージしながら、どの順番で説明していくのが適切か考えるのだ。もちろん、自分が発表しやすい順番にするのではなく、聞き手が理解しやすい順番を考える。もしくは、後半まで重要な内容を引っ張って、関心を高めるような手もある。

 ここでスマホが使いやすいのは、完成したスライドの順番を簡単に入れ替えられることだ。画面ではちょっと分かりにくいのだが、スライドを長押ししてドラッグするだけで、順番を自由に入れ替えられる。出先で色々と考えて試行錯誤しながら作業するのに向いている。なお、少しでもPCに近い環境で作業したいなら本体を横にしても良いだろう。スマホの小さな画面で文字入力をするのが面倒だという方は、音声入力をお薦めする。スライドのタイトル程度なら、楽勝だ。

 作成するスライドの枚数は自分で考えるべきだが、一般的な目安は1スライド3分だ。例えば、60分の商談で正味45分間説明するなら、表紙を除いて15枚のスライドは作るべきだ。出先で枚数が多過ぎたり、逆に少な過ぎないように構成を考えていこう。一つの内容を複数のスライドで説明するなら、「企画趣旨1」「企画趣旨2」など、スライドをコピーして数字を書き換えておけば良い。

 さて、スライドの順番を考えている間に、ふと思いついたポイントなどが出てくるだろう。そんなときには、スライドに書くのではなく「ノート」スペースに記録しておく。スマホでの作業だから長文は入れづらいので、簡単にメモ書きしておけば良い。自分が分かれば十分なので、そこで妥協しよう。

①スマホのPowerPointでスライドを作成する。「新しいプレゼンテーション」を選ぶのがコツ。②タイトルを入力する。文字入力が嫌いなら、コピー&ペーストも積極的に使っていこう。③画面下の「+」をタップすると新しいスライドをどんどん作れる。
④長押ししてドラッグすると、スライドの順番を入れ替えられる。⑤気になったことはノートにメモをしておく。⑥タイトルを付けて、OneDriveに保存する。

PCで引き続き作業しよう

 作業を少し進めた段階、もしくは、移動中の作業が一息ついたら、ファイルを保存しておこう。ここで利用したいのがOneDriveだ。間違ってもスマホのローカルフォルダーには保存しないこと。ローカルフォルダーに記録してしまうと、後でPCに転送するのが面倒なのだ。

 ファイルをOneDriveに保存すれば、PCでもすぐさま開けるし、また、PCとスマホの両方で好きなタイミングで作業できる。もちろん、同じマイクロソフトのアカウントでログインをしておくのは大前提だ。保存が終わったら、出先での作業は完了だ。空いた時間にはちょっと開いて、さらに構成を考えてもいいだろう。

 オフィスに戻ったら、PowerPointを起動するだけで、OneDriveの最近使ったファイルにスマホで作業したファイルが並ぶはず。これを選べばスライドが開ける。

 出来上がっているのは、スライド全体の構成で、タイトルだけが入ったスライドだ。しかし、これが出来ているだけで、相当に作業性はよくなるはずだ。必要なテキストを入力したり、写真の貼り付け、グラフの作成などの作業を行って完成させれば良い。好みのタイミングでデザインも決めていこう。

 実際に作業してみると、スマホでの作業性の良さが実感できるはずだ。下書きを作ることのメリットもひしひしと感じるだろう。頭からスライドを作成して、規定時間に収まらなくなったり、逆に短かすぎるようなこともなくなる。

 スマホでスライドを完成させるのはお薦めしないが、適材適所で使い分けることで、より効率的に作業ができるはずだ。

PCでPowerPointを起動すると、最近使ったファイルから簡単に開ける。
スマホで作った下書きが開けた。
ノートもきちんと読める。
必要ならデザインも選択していけば良い。装飾作業はPCの役目だ。

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