情報共有やビデオ会議が行いやすいデジタルホワイトボードを導入したい

企業で日常的に行われる会議。その中でも使用頻度が高いのはホワイトボードだろう。このホワイトボードを、大型モニターと一体になったデジタルホワイトボードに置き換えれば、企業の会議はさらに効率化できる。今回はデジタルホワイトボードを活用するメリットと、その選定ポイントを紹介する。

ホワイトボード利用の煩わしさを解消する

　ホワイトボードにマーカーペンで文字を書き入れながら、会議の内容をまとめる。あるいは発表する。よくある会議の風景だ。書き込んだ内容はスマートフォンのカメラで撮影して、参加したメンバーと共有したり議事録に活用したりするケースもあるだろう。

　しかし毎回写真を撮るのは手間であるし、撮り方によっては全ての内容を記録できないケースもある。議事録を作る場合は、ホワイトボードに書かれたテキスト内容は新たに書き起こしてまとめる必要があるなど、運用の上で煩わしさも存在する。そうした従来のホワイトボードの課題を解決できるのが、デジタルホワイトボードだ。

　デジタルホワイトボードは、従来のホワイトボードの機能と大型のモニターが一体になった端末で、教育現場では電子黒板として用いられている。オフィスで活用すれば、業務効率の向上や働き方改革などが実現できる。

　例えば、デジタルホワイトボードであれば手書き文字を OCR変換して、より見やすく表示したり、テキストデータを議事録などに活用したりといった柔軟な利用ができるようになる。書き込んだ内容はPDFデータなどに変換して保存できる端末もあるため、逐一スマートフォンなどで撮影する必要がない。作成したPDFデータは、メールでの送信や、共有サーバーやクラウドストレージにアップロードできたりするため、データの共有も簡単だ。

画面をリアルタイムで共有しながら遠隔会議

　デジタルホワイトボードは、前述したように大型モニターと一体になっているため、PowerPointなどの資料表示も可能だ。ホワイトボード機能と組み合わせれば投映したスライド上に文字やイラストを書き入れて、より効果的なプレゼンテーションが行える。製品によっては、ワイヤレスでスライドを投映できる端末もあり、煩わしい配線などを行わなくてもすぐに会議がスタートできるのもメリットの一つだ。

　デジタルホワイトボードにはWebカメラが内蔵されている製品も存在する。そのため、複数の拠点を持つ企業が拠点ごとにデジタルホワイトボードを導入すれば、ホワイトボードに書き込んだ内容をリアルタイムで共有しながら、遠隔地のスタッフと顔を見て会議ができるようになる。デジタルホワイトボードの中には、話者を自動で判別してフォーカスを合わせる機能を搭載している製品もあるため、遠隔会議の多い企業に対してはそうした製品を提案すると良いだろう。

　通常、ホワイトボードもデジタルホワイトボードも、ボードを横に設置して書き込むスタイルがメインだ。しかし、設計やデザインを行う部門などでは、製図台のように斜めに設置できたほうが使いやすいケースもある。提案する企業の業種によっては、設置スタイルの柔軟性も重視する必要があるだろう。

　今回は、シスコシステムズ、シャープ、リコーの3社に、デジタルホワイトボードを提案してもらった。

ビデオ会議時の話者に自動でフォーカスする

Cisco Webex Board
シスコシステムズ
個別見積

　チームコラボレーションに必要な機能を1台に統合したデジタルホワイトボード「Cisco Webex Board」を提案する。本製品は、ワイヤレスプレゼンテーション画面、デジタルホワイトボード、音声およびビデオ会議システムが全て一体化されたコラボレーション端末だ。物理的な会議室でチームが共同作業するための主要な要件を集約し、クラウドに接続して継続的なワークフローを実現できる製品だ。

　例えば、プレゼンテーションで本製品を使用する場合、「Cisco Webex Teams」アプリケーションがインストールされたPCを自動的に認識し、ペアリングして画面共有が可能だ。ワイヤレスで画面表示ができるため、スムーズにプレゼンテーションをスタートできる。

　デジタルホワイトボードとして活用する場合でも、マルチデバイスに対応しており、双方向からの書き込みが可能だ。書き込んだデータはコラボレーションクラウドサービス「Cisco Collaboration Cloud」に保存でき、仮想Cisco Webex Teamsスペースに関連付けて場所を選ばない作業も可能になる。本製品を活用してチームで打ち合わせした内容をCisco Collaboration Cloudに保存しておけば、個人の端末からデータにアクセスしてブラッシュアップすることも可能なのだ。

　ビデオ会議用の端末として使用する場合にも、話者に自動でフォーカスを合わせる「スピーカートラック機能」を搭載しており、遠隔の相手の表情も鮮明に確認できる。12個のインテリジェントマイクアレイを内蔵しているため、話者の表情も音声も鮮明に伝えられる。ビデオ会議と平行しながらデジタルホワイトボード機能の活用も可能だ。

　それに加えて、チームが物理的な会議室で共同作業をする上ではもちろんのこと、会議室に集まる前や最中、後でも仮想スペースに接続して、安全にワークフローを継続できる柔軟なチームコラボレーションを実現する際に最適な端末といえるだろう。