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働き方改革EXPOから最新のクラウドサービスを紹介

働き方改革EXPOから最新のクラウドサービスを紹介

2018年08月23日更新

業務の一部置き換えやOffice 365との連携が
企業の働き方改革を後押しする

特別リポート
働き方改革を促進するクラウドサービスが集結

2018年7月11〜13日にかけて、東京ビッグサイトで「第5回 働き方改革EXPO」が開催された。本商談専門展では、コスト削減や生産性向上、営業力強化を実現するために必要となる「働き方改革」に関連する、テレワーク支援や会議ソリューション、RPA・業務自動化ツールなどを展示していた。今回は、「働き方改革を促進するクラウドサービス」をテーマに、同商談専門展に出展していたクラウドサービスの一部をピックアップしてリポートする。

Lesson 1 働き方改革提案に有効なクラウドサービスとは

 働き方改革を実現するためのツールは数多い。例えば仮想デスクトップサービスを導入すれば、場所を選ばずにオフィスのデスクトップ環境にアクセスでき、端末にデータも残さないためセキュアな運用が可能だ。また、テレビ会議ツールを導入すれば、会議のために出張しなくても遠方の支店と本社をつないで会議でき、移動時間や交通費を削減可能だ。

 しかし、これらの環境をオンプレミスで導入するとシステム開発や運用管理などのコストが発生するため、中小企業は導入しにくい。その半面、中小企業は人手不足であったり、交通費や経費の精算のような事務処理を手作業で対応していたりと、ITツールを導入することで業務が効率化し、働き方改革に繋がりやすい。

 そこで必要となるのが、クラウドサービスによる働き方改革提案だ。前述した仮想デスクトップは、クラウド基盤上で構築するDaaSであれば独自にサーバーを構築せずに運用がスタートできるため、中小企業でも導入しやすい。テレビ会議ツールも、クラウド基盤上で提供されるWeb会議ツールを選択すれば、コストを抑えて運用できるのだ。

 そうした中小企業の働き方改革に寄与できる最新クラウドサービスを、第5回 働き方改革EXPOの出展企業の中から紹介していく。

Lesson 2 Office 365とハードウェアの組み合わせ提案

 日本マイクロソフトが提供する「Microsoft Office 365」(以下、Office 365)は、同社が提供するOffice製品のインストールや、クラウドストレージや、コミュニケーションツールの利用が可能なクラウドサービスだ。企業規模を問わず多くの企業で利用されている。特にWeb会議ツール「Skype for Business」は、移動時間や交通費の削減など導入効果が目に見えやすく、活用されることが多い。

 リコーでは、同社が提供するインタラクティブホワイトボード「RICOH Interactive Whiteboard」と、前述したSkype for Businessを連携させることで、遠隔地の支店や在宅勤務者とのやり取りを円滑に実現できるソリューションを提案していた。例えばRICOH Interactive Whiteboardを活用すれば、ホワイトボード上に書き込んだ内容を在宅勤務者とリアルタイムで共有しつつ、Skype for Businessで会話しながら資料の修正などが行える。手書きした文字はOCRでテキストにも変換でき、より円滑なコミュニケーションを実現できる。

 また同社では、参考出展としてRICOH Interactive Whiteboard上でOffice 365がシームレスに利用できるクラウドサービスも紹介していた。本サービスは前述したSkype for Business連携とは異なるサービスで、現段階ではSkype for Businessに対応していない。

 具体的にはRICOH Interactive Whiteboardを利用する際にICカード認証を行うことで、ICカードに紐付いたOffice 365の個人アカウントと連携し、各種アプリケーションやOfficeファイルがRICOH Interactive Whiteboard上でそのまま読み込めるようになる。準備の手間を削減し、PCレスでスマートな会議参加が実現できるサービスなのだ。

Lesson 3 一部業務をクラウドに移行して効率化を図る

 既存のクラウドサービス同士を連携させる製品の提案も行われていた。ネットワークのトータルソリューションを提案するエイチ・シー・ネットワークスは多地点会議管理運用アプライアンス「Conference@Adapter EX」を出展していた。本製品はOutlook上で会議予約を行うと、Conference@Adapter EXが予約情報を自動で取得して会議参加者へ案内を通知する。Web会議を行うスペースには、ワンタイム接続番号を発行することでセキュアな会議運営を可能にする。本製品を利用すると、シスコが提供する「Cisco Webex」とも連携できるため、複数のクラウドサービスを利用している環境をシームレスに接続できる。

 業務の一部をクラウドサービスに置き換える働き方改革を提案していたのはラクスだ。交通費・旅費・経費精算システム「楽楽精算」を提供している同社は、交通系ICカードから利用した経路と運賃を読み込み、申請→上長の承認→経理担当者の精算・支払い処理の一連のフローのシステム化を提案する。手間のかかる申請や入力作業の時間を削減し、本来の業務に集中できる環境を整えることも働き方改革につながる。

 Sansanは、法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」を提案していた。Sansanは名刺をスキャンするだけで簡単にデータ化し、社外の人脈を社内で共有できるサービスだ。全社員の名刺を集約することで、名刺を価値ある資産に変えられる。例えば従来の住所録に名刺データを手打ちで入力する運用では、一部の名刺しか登録していなかったり、社内でしかデータが参照できなかったりするなど運用の課題があった。Sansanではスキャンした名刺データをAIと人力によって入力し、データベース化するため、精度の高い名刺データの共有を可能にしている。共有した名刺データはマルチデバイスから参照できるため、業務効率を向上し、企業競争力の強化に繋げられるのだ。

Lesson 4 定型業務を効率化するRPAをクラウドで実現

 業務効率化を向上させるツールとして、RPAの注目度も増している。しかし、多くのRPAはオンプレミスで運用する必要があり、初期費用が数百万円に上るなど、中小企業は導入しにくいツールだった。

 そのRPAをクラウド形態で提案していたのがBizteXだ。クラウドRPA「BizteX cobit」は、データ入力やデータ収集などの単純な定例業務をロボットが代行するクラウドサービスで、プログラミングや難しい操作が一切不要で利用できる。ロボットへ作業を覚えさせる際は、Webブラウザー上でやりたい操作を組み合わせていくだけでよいため、専任のIT管理者が不在であるケースが多い中小企業でも使いやすい。実際にマーケティング情報収集の作業をBizteX cobitで対応した企業は、年間作業時間が95%削減できるなど大きな成果を上げた。今後のサービス拡大に注目したい製品だ。

 運送業などの働き方改革を支援するクラウドサービスを提案していたのがスマートドライブだ。同社はクラウド車両管理「SmartDrive Fleet」を出展していた。本製品は、車両のシガーソケットに専用のデバイスを取り付けると、車両情報管理※や、安全運転診断、位置情報の把握などが行える(ライセンスによって使える機能は異なる)。また走行データから安全運転管理に必要な運転日報・業務記録を簡単に作成でき、業務改善のデータとして利用できるようになっている。昨今ドライバーの労働環境改善に注目が集まっているため、導入の手間なく簡単に業務分析を行えるSmartDrive Fleetのようなクラウドサービスは需要が高まりそうだ。

 働き方改革というと、モバイルワークやペーパーレスなど、業務を大きく変えることが求められていると錯覚しがちだ。しかしクラウドサービスによって、業務の一つを置き換えて効率を向上することも、働き方改革の一つとなる。今回紹介したクラウドサービスを提案することで、企業の働き方改革を進めていきたいところだ。※取材当時、未提供機能。

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