10秒かかる操作を1〜2秒で終わらせる

テーマ：ショートカットキーで効率アップ

効率的に作業するために、色々な工夫を重ねている方が多いだろう。だが、一番効くのは、細かな効率化の積み重ねだ。今回紹介するショートカットキーは、10秒かかる操作を1〜2秒で終わらせるテクニックだ。1回の短縮時間は大したことはないのだが、頻繁に繰り返す作業ならとても効率的だ。しかも、操作が少なくなるのでストレスも減る。今日からぜひ使いこなして欲しい。

「Win＋数字」でアプリを起動

　今回は、拙著『仕事ができる人のパソコン仕事術』（インプレス）から、すぐに役立つネタとして、Windowsに関するショートカットキーを中心に取り上げる。

　今さらだが念のために説明しておくと、ショートカットキーとは複数のキーの組み合わせでさまざまな機能を実行するもので、基本的には複数のキーの同時押しになる。例えばコピー操作は「Ctrl＋C」でOKだ。これは超おなじみのショートカットキーで、Wordなどのアプリの文字列をはじめ、画像などのコピーにも使える。貼り付ける際には「Ctrl+V」でペーストすればよい。

　Windows 10では、よく使うアプリをタスクバーに登録しているケースが多いだろう。そんなときには「Win＋数字」で起動できる。左から順に「1、2、3」と数字が割り当てられているのだ。

　例えばタスクバーの左から2番目に「Edge」が登録されているのなら「Win＋2」で起動できるわけだ。このショートカットキーは、ウィンドウの切り替えにも利用できる。ちなみに、アプリをタスクバーに登録するには、一度起動してタスクバーに表示されたアイコンを右クリックすればよい。

タスクバーに登録したアイコンから「Win＋数字」でアプリなどを起動できる。

　ウィンドウがたくさん開いている場合には、切り替えが面倒だが、こちらもショートカットキーを使うと手っ取り早い。「Alt＋Tab」を押すと開いているウィンドウのリストが表示されるので、「Alt」キーを押したまま、「Tab」を繰り返し押すとウィンドウを順次選択していける。

　さらに、画面がウィンドウで一杯になってしまったら、「Win＋D」ですべてまとめて最小化できる。また、同じ「Win＋D」をもう一度押すと、最小化する前の状態に戻る。例えば、カフェや会社の食堂などで作業をしていて、すかさず画面を隠したいときにも役立つ。なお、ロック画面を表示したいなら、「Win＋L」を押せばよい。パスワードを入力するか、指紋認証などをしないとPCが操作できないので、席を立つ際にはこちらのキーも併せて使いこなしたいところだ。

　作業しているウィンドウを最小化するには、「Alt＋↓」を押せばよい。これも覚えておくととても便利だ。特に画面が狭いモバイルノートでは役立つ。ウィンドウを完全に閉じたいなら、「Alt＋F4」だ。

　これらのキーを使いこなすと、マウス操作を最小限に抑えられるので、とても効率的だ。多くが「Windowsキー」を利用するために、覚えやすいのもいいところだ。

ファイル操作も素早く

　エクスプローラーの開き方も覚えておきたい。キーの組み合わせは簡単で、「Win＋E」だ。複数のウィンドウを開いてコピーや移動などの作業をしたい場合には、再び「Win＋E」を押すか「Ctrl＋N」でOKだ。ファイル操作に関するショートカットキーも手になじませておきたい。

　僕は、新規ファイルを作成する際に、アプリを開いてから作業しないように心がけている。保存する際にフォルダーを探すのが面倒だからだ。まず、ファイルを保存するべきフォルダーを開いておき、「右クリックしてX」キーを押してから、アプリを選択してファイルを作成するのが効率的だ。これで、いちいちアプリから保存先を探す必要がなくなるわけだ。

ファイルを保存したいフォルダーから新規書類を作成するのがおすすめ。

　エクスプローラーで作業している際には、ファイルのプレビューを活用しよう。Excel、Word、PowerPoint、PDF、画像などはプレビューに対応しており、ファイルを開かなくても中身を閲覧できる。書類を探している際には、心当たりのファイルをプレビューして閲覧し、発見してから開けばよいのだ。

　プレビューの表示は「Alt＋P」で行う。エクスプローラーの右側にプレビューエリアが表示され、ファイルの中身を見られる。境目をドラッグすると表示サイズの変更も可能だ。

　ただし、ノートPCでは、プレビューを利用すると画面が狭く感じることもあるだろう。表示できるアイコンの数も減ってしまう。こんなときには、再び「Alt＋P」を押せばよい。このショートカットを覚えておけば、プレビューの表示・非表示が簡単にできるようになるわけだ。

「Alt＋P」でファイルの内容をプレビューできる。

　ただし、ノートPCでは、プレビューを利用すると画面が狭く感じることもあるだろう。表示できるアイコンの数も減ってしまう。こんなときには、再び「Alt＋P」を押せばよい。このショートカットを覚えておけば、プレビューの表示・非表示が簡単にできるようになるわけだ。

　ファイルを探すには、エクスプローラーが開いている状態で、「F3」を押すと検索ツールが表示される。検索先のフォルダーを指定したり、「更新日」を指定すれば、検索の時間も短くなるはずだ。

　検索でヒットしたファイルに関連した書類を探したいときには、そのファイルのあるフォルダーを開きたくなるだろう。検索の一覧ではフォルダーがどこにあるのか分かりにくいが、ヒットしたファイルを右クリックして「ファイルの場所を開く」をクリックすれば、簡単に保存されているフォルダーを開ける。

　細かな機能を数多く紹介したが、使い慣れると効率的に作業ができる。少しずつでも使いこなして欲しい。

■代表的なショートカットキー