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PFU「ScanSnap iX500」スキャン原稿を4種別に自動判別

PFU「ScanSnap iX500」スキャン原稿を4種別に自動判別

2018年04月24日更新

名刺管理を効率化するためにスキャナーを導入したい

相手の社名や名前だけでなく、部署や所在地、連絡先まで記載されている名刺は、管理によっては強力な営業ツールになり得る。今回は名刺管理を効率化するスキャナーを提案する。

名刺は部署や企業全体で共有しよう

 ビジネスパーソンであれば、営業先や打ち合わせ先で名刺を交換するという機会は多いだろう。名刺は相手の名前が覚えやすく、話のきっかけ作りにもなる便利なアイテムだ。しかし、名刺交換が終わったあとはどうだろうか。個人で管理して、必要なときに記載された連絡先に連絡をするといった利用をする人が多いだろう。しかし、名刺を個人で管理していると、せっかくの顧客情報が企業内で共有されないため、人脈や営業チャンスが生かし切れなくなってしまう。名刺は社内で一元的に管理したほうがよいのだ。

 一元管理に必要となるのが、名刺管理ツールとスキャナーだ。コンシューマー向けの名刺管理アプリケーションを使えば、スマートフォンのカメラで名刺を撮影して名刺をテキストデータ化することも可能だが、一度に大量の名刺をデータ化することは難しいという欠点がある。また、一人だけが名刺管理ツールを使っていても他の従業員はその情報にアクセスできない。企業の競争力を伸ばすためには、従業員全体で名刺の情報を共有できる仕組みを作る必要があるのだ。

 スキャナーはその仕組み作りのために最適なツールで、大量の名刺も一度に読み込むことが可能で、名刺管理ツールやサービスにまとめて登録もしやすい。「名刺をもらったらスキャン」を心がければ手軽に膨大なデータベースが構築できるようになる。

ネットワーク接続と使いやすさがキモ

 それでは名刺管理を実践する上で、最適なスキャナーとはどのような製品だろうか。まず重要となるのがネットワーク接続が可能である点だ。企業内で名刺データを共有する場合、1台のPCのみにつながっていてもあまり意味がなく、複数の従業員がアクセスできる共有サーバーやクラウドサービスに名刺データを保存したほうがよい。特に無線LANに対応してる製品であれば柔軟な設置が可能になるだろう。

 次に必要なのが、使いやすさだ。名刺を管理するために、特定のフォルダーやクラウドサービスにデータをアップロードする必要があるが、それらの操作を逐次PC画面上で行う必要があると、管理も長続きしない。スキャンした原稿が名刺であった場合、自動的に判別して利用しているクラウドサービスに保存したり、お気に入りの設定をすぐに呼び出してスキャンできるような製品であれば、管理の煩わしさから途中で使わなくなってしまうようなこともないだろう。


 また、名刺管理ソフトが標準で付属しているスキャナーを選択すれば、新たにソフトウェアを購入するコストが省ける。すでに社内で利用している名刺管理サービスがあれば、そのサービスに対応している製品か否かも重要な選定ポイントになるだろう。

 今回はPFU、ブラザー販売の2社に、名刺管理に最適なドキュメントスキャナーを提案してもらった。

スキャン原稿を4種別に自動判別

ScanSnap iX500 PFU

オープンプライス

 多様なクラウドサービスと連携して、スキャンデータを活用できる「ScanSnap iX500」を提案する。本製品は、Wi-Fi接続に対応しており、有線LANによる接続が必要ないため、設置場所や接続時間などの煩わしさが少ない。

 PCやタブレット、スマートフォンを経由せずにさまざまなクラウドサービスにスキャンデータを直接保存できるサービス「ScanSnap Cloud」に対応しており、ユーザーが利用するクラウドサービスにスキャンデータを直接保存可能だ。スキャンした原稿は「レシート(領収書)」「名刺」「文書」「写真」の四つの種別に自動的に判別され指定したクラウドサービスへ連携できる。名刺管理アプリ「Eight」とも連携できるため、名刺の一元管理にも対応する。

 また、ScanSnapに付属する名刺管理ソフトウェア「CardMinder」を利用すれば、大量の名刺も効率よく電子化可能だ。名刺データの検索や、名刺から顧客情報データベースの作成など、電子化したデータの柔軟な活用にも対応する。

 名刺や文書のスキャン時にも、ブレーキローラーの搭載により安定給紙を実現しており、原稿を1枚ずつ高速に取り出すことが可能になった。これにより、重送による読み取りエラーが抑制されている。

 本製品は、原稿読み取りとOCRの並行処理を行うことで、検索可能なPDFを生成する時間を、従来製品と比較して45%短縮されている。通常のPDFと同等の速度でファイルを生成できるため、検索可能なPDFをすぐにクラウドサービスやアプリケーションで活用できるのだ。

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