「TeamsはOffice 365の各アプリケーションを結ぶ“ハブ”。そのハブを介してチームワークを高められる」

collaboration

Teams

Office 365の各機能を結んでさらに使いやすく

Office 365を中心としたクラウドサービスの提供で波に乗るマイクロソフトは、Office 365をさらに使いやすくするコラボレーションツールとして、今年の3月から「Microsoft Teams」(以下、Teams)を、Office 365のすべての法人向けのプランで利用可能な機能として提供している。このTeamsは、そもそもチャットをベースにチームワークを高める目的で開発されたツールだ。

「世界中のメンバーとともに共同作業をする機会が増えてきました。年代もバラバラで世代間ギャップも生じる中で、従来のOffice 365の機能だけではチーム全体で効率的に仕事を行うことが難しくなってきたのです。そこで、誰もが利用しやすいチャットをベースに、チーム内のコミュニケーションを円滑化させるツールとして開発されたのがTeamsです。提供開始から半年以上が経過し、多くのアップデートを繰り返す中で、Skypeで提供していたリアルタイムコミュニケーションも統合していく流れになっています」(日本マイクロソフト マーケティング&オペレーションズ部門 吉田馨一氏)

世界中のメンバーと作業をすることがなくても、働き方の改革が進む現在では、仕事の場はオフィスだけでなく自宅や外出先などに広がっていて、そのような環境においていかにチームの仕事を効率化できるかが課題となってきている。世代間ギャップについては、デジタルデバイドという形で表面化しているケースも少なくない。そうした中、Office 365という多くの企業で仕事の中心となっているアプリケーションをチーム内でより効果的に使うためのツールとしてTeamsが提供されているのだ。

「Teamsは、Office 365の各アプリケーションを結ぶ“ハブ”の位置づけであり、そのハブを介してチームワークを高めることが可能なのです」(吉田氏)

チームのマネジメントも変わる

Teamsでは、グループ単位でのチャットと1対1でのチャットが可能だ。チャット内ではさまざまなファイルも共有できる。共有されたWordやExcelのファイルはそのままTeamsのファイルビューワーで閲覧可能だ。「編集」タブを押せばデスクトップアプリのWordやWebアプリのWord Onlineなどで編集できる。TeamsのファイルビューワーではPDFも閲覧可能。Teamsのチャットで共有されたファイルは一覧で確認も行える。

チャット以外にも、チームメンバーとのビデオ通話や音声通話ができるほか、会議の予定も管理可能だ。また、Teamsから直接SharePointやOneNote、PowerBI、Plannerなどにアクセスできる。これらの機能を備えたTeamsについて、マイクロソフトのテクニカルドキュメント「Microsoft Docs」には、以下のように記述されている。

・同じグループのメンバーとのリアルタイムでのコラボレーションを望んでいるユーザーおよびチームにより利用されます。

・プロジェクトに関する迅速な反復を行いながら、ファイルを共有し、共有された成果物に関してコラボレーションを行うことを望んでいるチームをサポートします。

・ユーザーがワークスペースに幅広いツール(Planner、Power BI、GitHubなど)を接続できるようにします。

GitHubの表記があるように、Teamsは200以上の外部アプリケーションとの連携も実現している。

チーム内のやりとりの履歴が一覧で確認でき、共有ファイルなどもまとまって表示されるTeamsは、従来のメールを中心としたワークフローと比較して、チーム内でやりとりされるメッセージの一覧性や共有されるファイルの管理面などで優れている。さらに、チームで活用するOffice 365のアプリケーションやファイルをタブに追加することで、それらへのアクセス性を高め、チームの仕事の効率性を向上させられる。

こうしたメリットのあるTeamsは、「チームの仕事がまとまっていて把握しやすいため、マネジメントのスタイルも変えられると、マネージャー層にも響いています」と吉田氏はその反応を明かす。

プロジェクト進行の課題を解決

今年の3月にリリースされたTeamsは、すでに多くのユーザーに活用され始めている。マイクロソフトが公開している3社の事例では、以下のような使われ方や評価を得ている。

■国内外の関係者とともにチームで共同作業を進めるため、Teamsを業務連絡や重要事項のリアルタイムな連携など、重要なコミュニケーションツールとして活用。
■物理的に離れたプロジェクトメンバー間でも、バーチャルに会議を開ける点が非常に優れていると評価。
■プロジェクト進行の課題の一つがファイル共有だった。成果物を共有し、メンバー間で共同作業を行う際も、更新したファイルがどこにあるのか分からないといった問題が頻繁に発生し、同じような資料を何度も作っていた。そうした課題をTeamsの導入で解決できた。

Office 365の各アプリのハブとなり、チームのコミュニケーションの核となるTeamsは、Office 365の使いやすさをさらに引き上げるだけでなく、効率のよい働き方や仕事の管理までも実現するコラボレーションツールと言えそうだ。

続きを読む　音声や通信が途切れないWeb会議品質に自信あり「V-CUBE」