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アドインアプリケーションでSkype for Businessをさらに便利に

アドインアプリケーションでSkype for Businessをさらに便利に

2017年08月25日更新

アドインアプリケーションでSkype for Businessをさらに便利に

Skype for Businessをビジネスで利用しているユーザーは多い。しかし、細かなポイントに不満が出てきてしまい、利用頻度が下がってしまう例も多くある。そうしたユーザーの小さな「困った」を解消してくれるのがアドインアプリケーションだ。今回は7月5日に内田洋行にて開催された「『Skype for Business』利用率UPセミナー!」についてレポートする。

能動的かつ時間のかかる調べ物はBotにお任せ!

フェアユースでは、オンライン会議アプリケーション「Skype for Business」で利用できるアドインアプリケーションの開発・提供を行っている。

今回のセミナーでは同社のアドインアプリケーションの中から、Skype for Businessの上でさまざまな質問に回答してくれる「Bot」、Skype for Businessと連動するテレワークのための監視ツール「Work Time Recorder」、Skype for Businessにおける情報漏洩を防止する「コンプライアンスガート」の三つが紹介された。

Botのアドインでは、Skype for Business上のアカウントのAIであるBotが、社内向けにさまざまな情報提供を行うサービスだ。例えば「社員電話帳の検索」や「CRM上の社外ユーザーの検索」、「SharePointや共有フォルダーの検索」。ユーザーからの質問に回答する「ヘルプデスク」、Exchange Online上の会議室のキャンセル待ち情報などを通知してくれる「会議室の状況確認」などだ。

また、本BotのIoT利用も可能だ。具体的には、会議室やサーバールームに設置した明暗センサーや人感センサーなどと連携し、在室状況などをBotに話しかけることで確認できるようになる。話しかけるだけでBot側が情報を表示してくれるため、従業員が能動的かつ時間をかけて調べていた電話帳や会議室の空き状況を確認する手間が削減され、より業務に集中できるようになる。

フェアユース 代表取締役社長 足立洋介 氏

プレゼンス情報をもとにテレワーク中の業務を可視化

Work Time Recorderのアドインでは、在宅勤務を行う従業員の就労状況をチェックできる。

具体的にはSkype for Businessと連携してユーザーのプレゼンス情報を取り込み、実際の業務時の累計や作業内容などを可視化できるツールだ。入力した作業内容はそのままSkype for Businessのプレゼンスに反映されるため、Skype for Businessを起動しておけばテレワーク対象の従業員がどのような業務を行っているのか一目で分かる。

Skype for Businessで接続されていてもテレワークを行っている従業員が対応している業務内容が分からないと、なかなか声をかけたりしにくいが、Work Time Recorderを活用すれば、どんな業務を行っているか一目で判断できると同時に、その内容がログとして残り、業務報告書として提出できるのだ。

フェアユースの代表取締役社長を務める足立洋介氏は「テレワークで業務を行う従業員は、親の介護や育児などを理由に在宅で業務を進める必要のある従業員が多い。しかし在宅で業務をしていると、子供の世話などで業務を一時中断する必要が出てくる。そうした一時退席の状態もプレゼンス情報で記録できるため、実働時間を正確に測定して報告できるようになっている」と語る。

Work Time Recorderによって出力された業務報告書。メールワークの内容など、どのような業務を行っていたのか詳細に表示される。

把握できない通信を可視化して情報漏洩に備える

コンプライアンスガードは、Skype for Businessでは限界のある情報漏洩対策を強化できるアドオンだ。Skype for Businessでは、1対1の会議の音声・映像通話や、ファイル転送などのログが取得できず、外部への情報漏洩が発生した場合に、情報漏洩の原因となった従業員や漏洩した情報などを特定できない。コンプライアンスガードを導入することで、リアルタイムでインスタントメッセンジャーや送信したファイル名の監視などを行い、不適切な通信が発見された時点でIT管理者やコンプライアンス担当者にアラートを表示する。

コンプライアンスガードを利用するために必要なエージェントはクライアントPCに、ユーザー側には分からないアプリケーション名でインストールされているため、ユーザー側は監視されているという意識を持たずに業務を行え、万が一の情報漏洩発生に備えられるのだ。

上記のようなアドインアプリケーションを導入することで、Skype for Businessの利用率向上や、セキュリティ対策の強化など、企業が抱える多様な課題に柔軟に対応できるようになる。今後求められるテレワークなどの柔軟な働き方に対応するために、自社のSkype for Businessの活用を見直し、活用や管理の上での不安を解消したいところだ。

(レビューマガジン社 松尾 澪)

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