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手書きメモはすべてデジタルデータに! 戸田覚流メモ活用術

手書きメモはすべてデジタルデータに! 戸田覚流メモ活用術

2017年06月21日更新

メモはスキャンしていつでも確認可能に

紙のメモこそデジタル化

デジタルが全盛の時代だが、紙とペンは相変わらず気軽に使える。打ち合わせでノートを使っている人はいまだによく見かけるし、“ほぼPC”の人でも、電話中のメモなどは紙とペンを利用することだろう。そんな紙のメモこそ、データ化することでずっと保存しておける。手間がかかりそうに思うが実は最大の時短になるのだ。

すべてのメモをデータ化

これまでも、紙のメモやノートを使ってきたから、そのままの状況でも不自由はないと思うだろう。というよりも、そんな使い方が当たり前だと考えてきたことだろう。


ところが、誰しもが面倒な思いをしてきたはずだ。「会社で記録した電話番号のメモが手元にない」「打ち合わせのノートが見つからない」といったことが、年に何度かはあるはずだ。その度に書類を必死に探したり、別の手段で電話番号を調べたりする。当たり前なので気にかけていなかっただけで、その作業時間を合計するとかなりの長さになっている。


紙のメモをすべてデジタルデータにしておけば、いつでもどこでも確認できる。僕は、基本的にすべてのメモをデータ化している。会社や自宅ではPCで確認し、出先ではスマートフォンやタブレットでも内容を見られる。例えば、プライベートで旅行している最中に、ふと思い立って、1年前に書いたアイデアメモを見直すことだってできるのだ。


これが、紙のノートやメモ帳だけの記録だと、すべてを保存しておくことだって難しい。本来なら、スマホで記録するなど最初からデジタルにすれば良いのだが、前記のように記述の楽さが紙にはある。手書きの文字は紙とペンのほうが素早く使えるし、手書きが楽なことも多いのだ。まあ、あと5年もすれば、デジタル手書きが普及し、紙とペンをほぼ使わなくなるかもしれないが。

スマホのスキャンアプリも使える

デジタル化を前提に使っているロディアのメモ、ノート。

問題は紙をデジタル化する手段だ。これが手軽でなければ、負担になってやめてしまうだろう。いらないと思ったメモも捨てる前に片っ端からデータ化しておくのがポイントだ。しばらく経ってから、捨てたメモの電話番号や商品名などが必要になることはままあるからだ。


まずメモ用紙選びが重要で、マイクロカットできれいに切り離せるものをおすすめする。僕はロディアのメモやノートを使っているが、きれいに切り離せれば何でもかまわない。1枚の紙の状態にできないとドキュメントスキャナーで読み込めないのが理由だ。

マイクロカットできれいに切り離せるのがポイントだ。
ノートやメモは片っ端からドキュメントスキャナーで取り込んでいる。

ロディアのノートは罫線の印刷にばらつきがあるが、僕が店頭で購入するときには、スキャンしたときに目立たないようになるべく色の薄いものを選んでいる。


データ化には、ドキュメントスキャナーを使っている。ScanSnapシリーズの場合は、フラッグシップモデルの「iX500」がベストだが、モバイルモデルの「iX100」でもいいだろう。まずはモバイルモデルのiX100で試してみて、大量のスキャンをすることになったらiX500を買っても良いだろう。持ち歩きと事務所用として使い分けられるから無駄にはならない。


さらにコストをかけたくないならスマートフォンでスキャンする手もある。この作業にも切り離せるノートがベストだ。黒や茶色など濃い色の机の上などに紙を置いて、スキャンアプリで取り込めばよい。ドキュメントスキャナーに比べるとやや劣るものの、内容を読むのには十分な画質で記録できる。


僕も出先ではスマートフォンのスキャナーアプリを使うことがある。個人的にはマイクロソフトの「Office Lens」を愛用している。

スマートフォンではOffice Lensでメモを撮影して取り込む。
ドキュメントスキャナーとiPadを組み合わせて保存したノート。PCを持っていない環境でも問題なく使える。

管理はノートアプリで

取り込んだノートをOneNote 2016に貼り付けた。

記録したノートは、クラウドにファイルを保存できるノートアプリを使うのがおすすめだ。イチオシは完全に無料で使える「OneNote 2016」だ。こちらは、Microsoft Officeを持っていないユーザーでも無料で使える。次点が「Evernote」だ。少し前までEvernoteがイチオシしだったのだが、利用条件が変更されて、無料ユーザーは2台のデバイスでしか使えなくなってしまった。

Evernoteで手書きのテキストを検索しているところ。ヒット率は高くないが見つかればしめたものだ。

OneNoteの保存容量は、OneDriveによって決まる。他のファイル保存などでOneDriveを消費しているユーザーは注意してほしい。もちろん、有償で容量を増やすことも可能だ。どちらのサービスも、PC、スマートフォン、タブレットでノートを同期できる。PCでスキャンしたデータを貼り付けておけば、スマートフォンでも内容を確認できるのだ。また、スマートフォンのアプリでスキャンしたときにも、PCで内容を確認できる。

手書き文字も検索

素晴らしいのが手書きの文字を検索できる機能だ。どちらのアプリも対応しており、手書きの文字を認識して検索対象にできる。とはいえ、この機能はまだ完成度が高くない。僕のテストでは、丁寧に書いたノートでも3割もヒットしない。また、Evernoteは有料サービスでなければ、PDFファイルの中身を検索できないので注意が必要だ。


とはいえ、手書きのデータがイマイチ検索できないからといって、使わない理由にはならない。メモやノートをデジタルで保存すれば、物理的な量に関係なくすべて取っておける利便性は変わらない。


しかも、数年後にはこの検索システムも機能が向上し、ヒット率が高まる可能性も十分にあるのだ。

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