テーマ ファイルの扱い方で作業を効率化

時短の基本中の基本「ファイル操作」のワザ

働き方改革が叫ばれて久しいが、最も効果があるのは目の前の時短だ。今すぐにできるちょっとした効率化から始めることが確実なのだ。30秒かかる作業を10秒にする---大して変わらないと思うが、頻繁に行うなら大きな差になってくる。しかも、ちょっとした効率化はストレス解消にもつながるはずだ。作業が少し楽しくなるワザを三つ紹介していこう。

階層は三つまでにしよう

フォルダーでファイルを整理するなら3階層までにするのがポイント。フォルダーの構成は仕事によって異なる。

ファイルは、階層で管理するのが基本だ。Windowsがそう設計されているのだから、基本と言うよりも“当然”といったほうが適切だろう。

フォルダーは自分で好きなように作れる。「ドキュメント」というフォルダーの下に各種の書類を保存するとしよう。ここから下の階層の作り方が大きな課題で、しかも人によって構造が変わってくる。フォルダーを階層化する整理のコンセプトは、「きれいに保存」することではなく、「探しやすく保存する」ことだ。

そこで、紙の書類をベースに考えよう。仕分けするキーワードは「顧客別」「書類別」「日付別」だ。例えば、数件の取引先と頻繁に取引を繰り返すなら、「顧客別」が軸になる。最初の階層は顧客別にするのがベストだろう。ところが、コンシューマー相手で1度しか取引しないなら顧客ごとに分ける意味がない。この場合は書類別にする。紙の書類との違いは、日付別に管理する意味がないこと。ファイルには自動で日付けの情報が組み込まれているので、並べ替えれば済むからだ。しかし、月ごとに締めていくような仕事なら、月別のフォルダーを作れば良いだろう。

戸田流のファイル管理では、「ドキュメント」以下には3階層までにとどめてファイルを作るようにしている。そもそも、ファイルを分類・仕分けするファクターは、「顧客別」「書類別」の二つしかない。さらに書類をプロジェクトごとに分けたとしても、3階層あれば足りるはずだ。階層が深くなるほどファイルが探しづらくなるもの。やたらにフォルダーを作って整理に困っているなら、階層を三つまでと決めてみると良いだろう。

ファイルをアプリから作る不合理

ファイルの新規作成はフォルダーを右クリックして作るのがベスト。

仕事の書類は、同じようなものを作ることが多い。例えば、顧客向けの企画書を作る場合、以前に作った資料をチェックするのは当然だ。ダブりがないか確認したり、前回のポイントを踏まえて作成するからだ。
さらに、議事録などの資料を読んでから作成することも多いだろう。当然だが、顧客のフォルダーを開いてファイルを確認し、早速作ることになる。

このときに、WordやPowerPointなどを起動させて、ファイルを作成・保存していないだろうか。「当たり前でしょう」という方が少なくないのだが、このダンドリは合理的ではない。

フォルダーを開いているならそこで右クリックして新規作成から書類を作るのだ。フォルダーの中で右クリックし「新規作成」で、WordやExcelなどのプログラムを選ぶと、そのフォルダー内に新しいファイルができあがる。名称を変更できる状態になっているので、ファイル名を付けて準備完了だ。これをダブルクリックしてファイルを制作していく。

作成したファイルはリネーム状態になるのでまずファイル名を付ける。

これで、もうアプリを立ち上げて再び階層をたどってファイルを保存する必要がない。さらに、最初からファイルができあがっているので、「Ctrl+S」でこまめに上書き保存ができる。ファイルを新規作成していくと保存が遅れ、フリーズなどで作成中の書類の一部が失われることが多い。この手順を使えば、そんなトラブルからも解放されるのだ。

ファイルは検索で探す

検索ツールを使うと検索結果が多すぎるときにも役立つ。

さて、ファイルがたくさん溜まってきたなら、検索で探すのが手っ取り早い。特定のフォルダーにファイルがあることがわかっていても、あえて検索した方が早いケースも少なくないのだ。また、検索ならば、複数のフォルダーに散らばっているファイルをまとめて取り出すこともできる。ファイルを「ドキュメント」など特定のフォルダーの下にまとめておくのは、検索性の良さを考えてのことでもある。

Cドライブを丸ごと検索するとシステムファイルを含めるので時間がかかってしまうことがある。また、検索結果で大量のファイルが表示されてしまい、探すのが大変に感じることも多い。こんなときには、「検索ツール」を使うと良い。エクスプローラー右上の検索ボックスにキーワードを入力して検索すると、メニューのリボンが自動的に「検索ツール」に切り替わっているはずだ。ここで、「絞り込み」から日付けを選択することで、表示されるファイル数を大幅に減らせる。

検索ツールを活用するとメールまで探せてしまう。

この作業をする際によくデキていると感心するのが、日付の指定だ。カレンダーなどで指定させず「今週」「先月」「去年」など、大雑把に選べる。私たちのイメージと近い探し方ができるのだ。

ファイル作成や検索のテクニックは、日々の作業効率アップに効果てきめん。まだまだたくさんあるので折を見て紹介していきたいと思う。書籍でも紹介していく予定だ。