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文書の電子化は進んでいるものの、ワークフローは手入力に依存している

文書の電子化は進んでいるものの、ワークフローは手入力に依存している

2017年04月28日更新

●ドキュメントワークフローの成熟度を調査

IT専門調査会社のIDC Japanは国内ユーザー企業におけるドキュメントワークフローの成熟度について分析結果(IDC MaturityScape Benchmark)を2017年1月12日に発表した。発表によると国内ユーザー企業の7割が5段階中下から2番目の限定的導入(ステージ2)以下にあることがわかった。
この調査はドキュメントワークフローに関して知識があり、かつ従業員規模100人以上の企業に勤務する200人のマネージャーに対して2016年11月にWebアンケートを実施したもの。
この調査結果を総合して国内のドキュメントワークフローの成熟度をIDC MaturityScapeに基づいて分析した。IDC MaturityScapeとはIT環境の導入状況を客観的に評価するためにIDCが開発した手法であり、特定のIT環境を導入しているユーザー企業の成熟度をステージ1(個人依存)、ステージ2(限定的導入)、ステージ3(標準基盤化)、ステージ4(定量的管理)、ステージ5(継続的革新)までの5段階で評価する。
ドキュメントワークフローのIDC MaturityScapeではユーザー企業の成熟度をプロセス、技術、人員、ビジョンの四つの特性から総合的に評価している。

●成熟度は日米ともに極めて低い

調査の結果、国内ユーザー企業においてステージ1の成熟度を持つ企業が33.4%、ステージ2が34.7%、ステージ3が19.7%、ステージ4が9.6%、ステージ5が2.7%で、国内ユーザー企業の約7割がステージ2(限定的導入)以下の成熟度にとどまっている。
この約7割の企業では文書の電子化はある程度進んでいるものの、ワークフローの多くを人手による入力に依存している。またモバイル/クラウドといった第3のプラットフォームとワークフローの統合も進んでいない。
ちなみにこの結果は米国で実施した調査とほぼ同じ結果(米国ではステージ2までが約65%)であり、ドキュメントワークフローの成熟度に関しては日米で大きな差がないこともわかった。

●モバイルやクラウドを取り入れた環境が必要

ドキュメントワークフローにおいて財務的成果を出している企業(リーダー企業)とそうではない企業(フォロワー企業)の比較も実施した。その結果、プロセス、技術、人員、ビジョンの四つの特性のすべてにおいて、リーダー企業の方が高い成熟度にあること、そして第3のプラットフォーム技術を導入している企業が多いことがわかった。
ドキュメントワークフローにおいて具体的な成果を上げるためにはプロセス、技術、人員、ビジョンの特性をバランスよく強化しながら活動すること、ドキュメントワークフロー支援環境に第3のプラットフォームを積極的に利用していくことが重要であると言える。
IDC Japanでイメージング、プリンティング&ドキュメントソリューション グループマネージャーを務める石田 英次は「国内ユーザー企業のドキュメントワークフロー成熟度を調査した結果、約7割の企業が限定的導入(ステージ2)以下の成熟度であった。こうした企業のドキュメントワークフロー成熟度を高めるためには、モバイル/クラウドなどの第3のプラットフォームを前提としたドキュメントワークフロー環境の構築を目指すべきだ」と述べている。
(レビューマガジン社 下地孝雄)

■国内ユーザー企業のドキュメントワークフロー成熟度

出所:IDC Japan

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