戸田覚が教えるOfficeの機能を活用した読みやすい文章の書き方
テーマ
読みやすい文章を早く書く
ソフトの機能で構成から誤字確認まで
メールやSNSが普及し、コミュニケーションが大きく変化している。ちょっとした内容の打ち合わせならメールで済ませることが増えてきた。また、企画書や提案書などの作成・提出機会も増えている。会話が多かった昔に比べると、より文章力が求められるようになっているのだ。今回はOfficeソフトの機能を利用して、読みやすい文章を短時間で書くコツを紹介しよう。
アウトライン機能で構成を考える
読みやすい文章の書き方を説明するには、本来なら単行本が1冊は必要だ。本連載ではスペースも限られるので、すぐに効果のある「入門編」を紹介していこう。
文章を書こうとすると、Wordを立ち上げて「うーん」と唸りながら考えて、とりあえずテンプレートを探す人が驚くほど多い。人の作ったテンプレートを利用するのは確かに楽だし、大きな失敗はないかもしれない。だが、それでは文書を書く力はいつまでも身につかないし、そもそも、テンプレートが見つからないときに手に負えなくなってしまう。大変だと思うかもしれないが、自分で書く力を身につけるべきだ。
文章を書くにあたって、最初にするべき作業が内容を論理的に考えることだ。いきなり書き始めるのではなく、書く内容を考えて構成を作るのだ。これによって、自分がどんなことを言いたいのか、また、それぞれの内容をどのくらいのボリュームで書けばよいのかが見えてくる。
例えば、書類をA4用紙1ページに収めようと考えた場合、どんな要素が必要で、グラフなどはどのように使っていくかもこの段階で考える。つまり、全体の設計図を固めてから書く作業に臨むのが基本なのだ。最初にこの作業を終えてしまえば、そのあとは大きく悩むことはないだろう。
構成を考えるのにオススメなのがアウトライン機能だ。WordやPowerPointで利用できる。A4用紙1ページ程度の書類ならタイトル、見出し、本文程度で構成する。さらに、補足や注釈などを入れることもあるだろう。各パートごとの内容を考えつつ見出しを作っていく----まず構成のメモを作ってから入力作業を始めるといいのだ。
レイアウトデザインは早めに選ぶ
アウトラインでは階層を意識するのも重要だ。タイトルが一番上の階層で、各見出しがその下だ。この作業を行って見出しレベルで構成を完成させる。作業を終えたら、アウトラインモードを閉じることで、通常と同じ文章の作成が可能だ。
ただし、この時点ですでに文章の装飾が終わっていることに注目したい。「デザイン」?「ドキュメントの書式設定」で、好みのレイアウトを選ぶだけで美しい書類が完成するのだ。実はこれが、Wordによる書類作成の基本ステップだ。この方法を覚えておくだけで、内容がよく、見栄えもよい文章が短時間で作れるようになる。
レイアウトはクリックするだけで変更できるので、気に入ったものが見つかるまで試していけばよい。ただし、レイアウトの種類によって1ページに収まる文字数が違う。完全に入力し終えてからレイアウトを選ぶと、デザインがイマイチになるケースもある。2?3割を作成した段階で選択しておくのがベストだ。
文章を入力し終えた状態で、「やっぱり順番が違う」と感じたら、アウトラインモードを再度表示して入れ替えればよい。文章の順番にはあまりこだわる必要がない。言いたいことを最初に持ってくるか、最後に持ってくるかを考えたい。
例えば、新しいビジネスの企画書では、読み手の多くが「目標」を知りたがる。最初に目標を置いてもいいし、最後でもよい。どちらが効果的なのか、よく考えて順番を決めていこう。
なお、相手が内容に興味を持っているときには最後、逆にあまり関心がないと思ったら最初に置くのがオススメだ。
1文は40〜80文字程度が目安
文章そのものをわかりやすく書くテクニックも紹介しておこう。文章力に自信がない人は、なるべく長文を避けるようにする。つまり、一つの文を短めにするのだ。文章が長くなるほどに、係り受けが難しくなり、「何を言っているかわからない」と思われる。この連載もそうだが、僕の場合は40?80文字程度で1文を作成することを目安としている。物書きのプロも、意外に1文が短いのだ。小説などは長文が多くなってくるが、ビジネス向けとは言えないだろう。
また、接続詞を使いすぎるのも読みづらさにつながる。接続詞は、言うまでもなく文と文をつなげている。だから、せっかく短めの文章で構成しても、二つ以上の文章をつなげてしまうと、頭の中では長文と同じように理解していかなければならなくなるのだ。
誤字脱字をチェックしたいなら、Wordの「校閲」機能を利用するとよいだろう。「その商品のが特徴は」など、ケアレスミスや編集ミスによる誤字脱字が自動でチェックできる。大事な書類なら提出前に一度は利用しておくことをオススメする。
30年物書きを続けている僕でも、自分自身で納得する文章を書くのは大変だ。内容がわかりやすく伝わることを前提条件として、あまり表現にはこだわらない、割り切りも重要だろう。
