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日本独自の帳票文化をクラウドへ

日本独自の帳票文化をクラウドへ

2017年02月01日更新

cross クラウド×帳票

日本独自の帳票文化をクラウドへ
活用によっては働き方の変革につながる

クラウドサービスは、小さくはじめられるので初期コストが抑えられる半面、本当に利用メリットの高いサービスなのかどうか、一見しただけでは判断が付きにくい。日本オプロが提供しているクラウドサービスは、クラウドサービス推進機構の「クラウドサービス認定プログラム」に二度認定されたほどのサービスで、使いやすさについてはお墨付きといえる。今回はその日本オプロに、クラウドの販売提案方法について取材した。

Lesson 1
数字を重視する日本人に最適な帳票クラウド

日本のビジネス独特の文化として帳票文化がある。帳票とは、金銭や物品、サービスなどの取引や出入りを記録した帳簿や伝票などの定型的な書類を総称したものだ。海外では報告書や分析資料などのレポートと総称されるが、日本においてはお金に関する部分が占めており、数字を大きくしたり太字にしたりすることで、顧客とのトラブルがないようにしているのだ。


そのような日本独自の帳票文化に対応するクラウドサービスを提供しているのが、日本オプロだ。同社は帳票クラウドサービス「OPROARTS Documentizer」(以下、OPROARTS)を提供しており、数字を重視する日本独自の商習慣にぴったりなクラウドサービスなのだ。


日本オプロ マーケティング本部 シニアエヴァンジェリストを務める石川忠宏氏は「クラウドサービスは多様にありますが、基本的に従業員の行動管理を行うサービスが中心になっています。しかし日本企業は、帳票を中心とした仕入れや販売価格などの、ヒト・モノ・コトにまつわる数字を重視する傾向にあります。そのため帳票のほうが、クラウドで使う上でもビジネスで有効活用しやすいのです。加えて、帳票に記録することで、該当の社員がどのような業務を行っているのかなど、報告書がなくてもわかるようになるというメリットもあります」と語る。


また、クラウド上で帳票を作り蓄積していくことで、企業にとって大きなメリットがあのだという。そのメリットとは、人材育成だ。

Lesson 2
帳票を蓄積すれば良質なマニュアルになる

OPROARTSの帳票システムは、記録を行う際は従来のWordやExcelなどに記入するのとなんら変わらない。効果を発揮するのは入力した後だ。


「クラウドで帳票管理を行うと、作成した瞬間にどういった案件を誰が担当したのか履歴に残ります。営業がどういったプロセスでどのように対応していたのかなど、OPROARTSの帳票に記録することで、検索すれば分かるようになります」と石川氏。クラウド化することで、従来は社内の閉じられたシステムの中でしか使われなかった帳票の情報を、全社員が検索して調べられるようになるのだ。


この検索によるメリットは大きい。日本オプロ 技術サービス部 課長代理の森園健一氏は「昨今の若い世代は検索能力が非常に高いです。そのためOPROARTSに記録を残しておけば、新入社員がこれから取りかかる業務のデータを検索して、どういった流れで業務を行ったのかなどを参考にして、自身の業務に取り入れられます」と解説する。「聞かなければ分からなかった疑問も検索して分かるようにすれば、より効率的に人材育成が可能になるでしょう」と石川氏。


森岡氏は「また、OPROARTSで帳票入力を行えば、日報などの報告書の作成をしなくても、その業務プロセスの可視化も可能です。日報を新たに作成するような手間が不要になるので、より効率的な業務が可能になるのです」とクラウドベースの帳票を使うメリットを語った。

Lesson 3
Excelでデザインした帳票をそのまま使える

日本オプロは、前述したOPROARTSと、フィールドサービス活動の効率を向上させるクラウド販売管理プラットフォームシステム「AppsFS」において、クラウドサービス推進機構の「クラウドサービス認定プログラム」に認定されている。本認定プログラムは中小企業の経営を支える基盤となる良質なクラウドサービスを審査・認定するプログラムだ。二度にわたって認定された同社クラウドサービスの使いやすさについて森園氏は「エンドユーザーと直接つながっているので、エンハンスのサービスリリースのスピードが非常に早いのがポイントかも知れません。当社ではユーザーからよい機能の提案があればすぐに一般化したサービスとして提供していますので、使いやすさを日々改善しているのもポイントと言えるでしょう。またExcelでデザインした帳票をクラウドに取り込めるので、ユーザビリティが高いのです」と語る。


また、クラウドサービスは新しく開発するのではなく、既存のサービスと組み合わせて活用できる点に強みがある。日本オプロが提供するクラウドサービスは、この組み合わせ活用ができるエコシステムが構築されている。例えば、印刷会社数社と連携することでOPROARTS上のドキュメントのボタンを押すだけで印刷から郵送まで一気通貫で完了するのだ。


「クラウドベンダーは、各社APIを公開していますので、組み合わせて使いたいPaaSがあればどんどんつないで使えます」と石川氏は話す。

Lesson 4
開発コストを回収できるのがクラウドの強み

本日の講師
(左) 日本オプロ 技術サービス部 課長代理 森園健一 氏
(右) 日本オプロ マーケティング本部 シニアエヴァンジェリスト 石川忠宏 氏

こうした各種クラウドを組み合わせて提案するのが、販売店の役割だ。日本オプロでは「OPRO Club」というパートナー制度を提供しており、クラウドサービスの開発支援を行う「Cloud Partner」と、同社のオンプレミス製品とクラウドサービスの組み合わせ提案や、開発支援などを行う「Premier Partner」の二種類のパートナーを用意している。


「販売パートナーの中には、AppsFS向けのテンプレートを自社で開発し、それを自社からはなれた地域の競合他社に販売するというビジネスを行っている企業もあります。開発コストがかかっても、そのコストを開発したサービスで回収できるのがクラウドの面白いところだと思います。こういったパートナーは、徐々に増えてきています」と森園氏。


石川氏は「当社のクラウドサービスはただの帳票システムだと思われがちですが、実際のところは企業のインフラをささえるサービスであり、使い方によっては企業の働き方改革につながります。むしろ販売提案をする上では、働き方とのセット提案でなければ難しいのではないでしょうか。当社のOPROARTSは前述したように、入力すればそのまま報告書としても利用できるので、無駄な作業が削減できますし、業務をきちんと進めていることが傍から見て分かります。報告をモバイルやクラウドから実績ベースで残せるというのは、今後在宅勤務を含めた働き方改革を進める上では切っても切り離せない存在といえるでしょう」と同社のクラウドサービスを提案するメリットを語ってくれた。

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