HOW TO MAKE A COMMUNICATION STYLE

動き出すコミュニケーション基盤ビジネス

モバイルやクラウドを起点に人と人をデジタルでつなぐ最新のコミュニケーション基盤は、これまでの働き方を大きく変える可能性を秘めている。さまざまなサービスの枠組みを超えて、自由に軽快にコミュニケーションできる仕組みこそが、企業には求められている

Office 365を起点にモダンワークスタイルを確立

(左) 日本マイクロソフト Officeマーケティング本部 シニアプロダクトマネージャー 輪島 文 氏
(右) 日本マイクロソフト Officeマーケティング本部 シニアプロダクトマネージャー 久保田 芳 氏

イノベーションとコミュニケーション

働き方を変えていこうという国内の大きなムーブメントを牽引している日本マイクロソフトは、日本が現在直面している課題について、「生産年齢人口の減少」「労働生産性の低さ」「労働時間の多さ」を挙げる。これらは労働の「量」と「質」にそれぞれ直結する課題であり、多様な状況で仕事ができる環境の実現や仕事自体の質の向上などによって解決が図られている。

働き方の見直しは経営課題であり、働き方の改革は経営の改革そのものという認識が一般化されてきているが、特に市場の変化が目覚ましい時代にある現在では、新しいモノを他社に先駆けて常に生み出せるイノベーション力こそが競争優位の源泉であり、働き方の見直しによってイノベーションを生み出せる土壌を作り出せるかが大きな鍵となっている。

輪島氏「イノベーションは往々にして社員同士の会話から生み出されます。その会話をいかに作り出すか、ダイナミズムを生み出していけるかがビジネスに直結する課題になっているのです」

日本マイクロソフト自身も、経営ビジョン、オフィス環境、IT活用、制度・ポリシー、従業員の意識に対する総合的な取り組みによる働き方の見直しを進めてきた。コミュニケーションの側面でいえば、以前は製品部門間の連携などが取れていない状況も多々あり、同じようなセミナーやイベントを別々に開催していたり、その情報が共有できていない環境にあった。そこで円滑なコミュニケーションを通じてコラボレーションを促進できる仕組みをオフィスの移転とともに整備した。そして、日本マイクロソフトは働き方の変革に成功し、従業員満足度や事業生産性などさまざまな指標で大きな成果をあげた。

輪島氏「成功のポイントは経営者の旗振りのもと、全社員が一斉に働き方を変えられる環境を整えたことです。新しい働き方には社員同士の連携が不可欠なので、例えばオンライン会議の部分採用といったやり方では定着化が難しかったでしょう」

クラウドにコミュニケーションデータを蓄積

Office 365ではPowerPoint上でファイルを共有して共同作業したり、Skypeで通話したりできる。

働き方の変革に成功した日本マイクロソフトが提唱するのは、クラウドサービスであるOffice 365を中心にした「モダンワークスタイル」の確立だ。これは変化への対応力を備えて、ビジネスの成長を促す働き方となる。その柱として、「組織を超えたコラボレーション」「ビッグデータからインサイトを得るインテリジェントツール」「デバイスとクラウドで堅牢なセキュリティ」の三つを掲げる。

組織を超えたコラボレーションを実現させるためには、メールを中心にしたこれまでの作業環境では難しい。例えば、複数人で企画書を作成する際に、作成したPowerPointファイルをメールに添付して共有するやり方ではリアルタイム性に欠け、複数のファイルが混在して混乱を招くリスクが高い。

輪島氏「Office 365では、PowerPoint上で作成中のファイルをさまざまなユーザーとリアルタイムに共有できます。作業を同時に実行でき、さらにPowerPointの画面からSkypeを起動させて話したりすることも可能です」

Delveはユーザーに関連するコンテンツを検出して表示する。

こうした共同作業はWordなどでももちろん可能だ。クラウドが起点になることで共同作業が行いやすくなるのだ。また、作業がクラウドサービスに一元化されるメリットはさまざまな業務の可視化も実現する。例えば、Office 365のEnterprise E3ライセンスで利用できる「Delve」という機能では、組織内でOffice 365に保存されているドキュメントの中で、ユーザーに関連するコンテンツを検出して表示させる。

輪島氏「Delveでは他の従業員の作業内容が把握できるため、参考にしたり、そこからアイデアの共有や新たなコラボレーションにもつなげられます」

Delveには個人の作業状況をクラウド上でAIが分析してレポートする機能も搭載されている(Enterprise E5で利用可能)。使用すると、Office 365を利用して行われた会議やメールに費やした時間、よく連絡を取り合う相手などが具体的な数値とともに表示される。量だけではなく質についても可視化されるこれらの数値は、従業員が自らの働き方を振り返り、さらに向上させていくきっかけになる。

Office 365と自社サービスをセットで

コミュニケーション状況の分析結果をレポートする機能も利用できる。

モダンワークスタイルの中心として日本マイクロソフトが推奨するOffice 365であるが、販売パートナーが扱う際に、現在有力な選択肢となっているのがクラウドソリューションプロバイダー(CSP)プログラムだ。これは、販売パートナーのサービスやアプリケーションとOffice 365を組み合わせて、一つのパッケージとして提供可能になるプログラムである。

久保田氏「CSPプログラムは、ここ1年で販売がもっとも伸びています。Exchangeなどのコンポーネントベースで提供できることに加えて、月単位での契約が可能な点も取り扱いやすさにつながっています」

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