テーマ　スケジュール管理

時短を徹底するとストレスも減る

今回より新しい連載がスタートする。内容は「デジタルツールを利用した作業効率アップのコツ」だ。PCやタブレット、スマホなどを手に入れてもイマイチ使いこなしていない方が多いのではないだろうか? ちょっとした機能を知り、便利なアプリをインストールすることで、毎日の作業効率が大幅に向上する—そんな秘訣を順次紹介していこう。

データの同期はGoogleカレンダーの一択だ

第一回目は「スケジュール管理」がテーマだ。とはいえ、日々の予定を入力して確認するくらいのことは誰でもやっているだろう。ここでは、もう一歩進んだ管理方法を考えていこう。

もはや、カレンダーをデバイス単体で管理するのは古すぎる。データをクラウドに保存するカレンダーサービスを利用して、デバイス間で同期するのがベストだ。OutlookやiCloudなどでの同期が可能だが、おすすめは定番のGoogleカレンダーだ。とにかく対応しているデバイスが多く、Windows PC、Mac、iPhone、iPad、Androidスマートフォンなどで利用できる。

ブラウザーベースでGoogleカレンダーを利用できる。

ただし、ちょっと面倒なのがPCでの利用だ。Windows PCではGoogleカレンダーを使える良いアプリが見つからないと嘆く方が少なくないのだ。僕は、ブラウザーベースで利用していてまったく問題を感じないが、オフラインでは使いづらいなど、多少のネックもある。そんなときには、Windows 10の標準カレンダーを使うと良いだろう。標準カレンダーでも同期するサーバーの選択で、Googleカレンダーを選べばスケジュールが同期されるようになるのだ。残念なのは、Outlookのカレンダーで同期ができないこと。こちらも、早いタイミングでの対応を望みたい。

アプリで使いたいなら、Windows 10の標準カレンダーでもOK。接続するサーバーでGoogleカレンダーをえらべばスケジュールが同期できる。

設定を済ませておくと、あらゆるカレンダーでGoogleカレンダーに登録したスケジュールが表示されるようになる。面倒な入力作業はPCで行い、閲覧はスマホを利用してもよいだろう。外出先で急に予定が決まったら、スマホで予定を入力することもできる。数秒後にはデータがサーバー経由で同期されて、それぞれに予定が表示されるはずだ。

Googleカレンダーをメモ代わりに使う

同期ができたなら、スケジュール管理だけに使っているのではもったいない。その日のメモとしても使うと便利なのだ。

例えば、待ち合わせ場所の住所や地図のURL、相手の内線番号など、スケジュールと同時に管理したい情報は少なくない。そんなデータはGoogleカレンダーのメモ欄に記載しておくと重宝する。

メールで届いた打ち合わせの詳細をコピーしてGoogleカレンダーのメモ欄に貼り付ける。

多くの予定がメールで決まるだろう。何度かやりとりして詳細が決まったら、その部分のテキストをコピーして、Googleカレンダーのメモ欄に貼り付ければOKだ。これで、出先ではスマホの今日の予定を開くだけで、仕事に必要な情報が取り出せるという寸法だ。

訪問先に出かけてビルの名前や相手の内線番号、部署があやふやになって、メールの受信ボックスを検索するなど、非効率的な作業をしていないだろうか? 特に受付で失念して調べると恥ずかしいことこの上ないし、受付が混雑して並んでいるときには後ろで待っている方にも迷惑だ。カレンダーに記録しておくことで、スムーズな待ち合わせや訪問が実現する。

スケジュールチェックにApple Watchは重宝

iPhoneを使っているのならば、Apple Watchの導入も検討してはいかがだろうか? ちまたでは「あまり使えない」「オモチャのようだ」といった声が少なからずある。だが、仕事に使うと非常に便利な点も少なくない。特にスケジュールのチェックには大変に重宝する。

Apple Watchの画面は色々なデザインが選べるのだが、仕事向けの情報表示ができるタイプなら、次の予定が小さく表示されるのだ。打ち合わせ中に時計をちらっと見るだけで、「次は13時から渋谷で商談だ」といったことがわかる。スマホなどで確認するのと違って、相手との会話を妨げないのがいいところだ。

スケジュール管理にはApple Watch も便利に使える。

アプリを開けば、今週の予定もチェックできる。Googleカレンダーで同期したメモも時計で表示させられるのだ。外出先で荷物をたくさん持っているときでも、いちいちポケットからスマホを出す必要はないからありがたい。

その気になれば、新規の予定も入力できるが、「9月10日の13時から会議の予定を設定」などと話しかけて入力する。はっきり言って面倒だし周囲に人がいると恥ずかしい。こんな使い方をしようとするから不評を買うのだろう。予定の入力は素直にiPhoneを使えばいいのだ。