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日本マイクロソフトの「テレワーク週間」を通じたワーキング革命のベストプラクティス

日本マイクロソフトは、2014年に続き2015年も一般の企業が参加する「テレワーク週間」を開催している。2014年には32法人だった共同実施が、2015年には651団体へと拡大し、大きな成果を出している。なぜ、同社はテレワーク週間を開催して、ワーキング革命に取り組んでいるのか。その背景と効果について取材した。

[2016.04.08]

5年間で大きな成果を出した


 日本マイクロソフトは、自社でワークスタイルの変革を行い大きな成果を出している。2010年の指標を0にしたときの、5年後の2015年における成果が上部の数字だ。社員の満足度調査によるワークライフバランスは、+40%に達している。一人あたりの事業生産性は+26%も上昇している。そして、働きがいについても+7%の評価が出ている。


 一方で、残業時間は減少し、交通費や旅費も削減できている。さらに注目すべきは、女性の離職率の低下にある。オフィスを品川に移してワークスタイル変革を開始する以前の同社では、出産や育児などを理由に離職する女性の数が多かったという。しかし、テレワークに代表されるワークスタイル変革によって、女性が働きやすい会社へと変化した。


 こうした成果を発揮できた背景には、分散していたオフィスを品川に集約したことや、徹底したペーパーレス化への取り組み、フリーアドレス制の採用など、フレキシブルに働ける環境の整備がある。加えて、日本マイクロソフトならではのIT活用の効果も出ている。


 しかし、同社のようにITリテラシーの高い社員ばかりだから実現できた、というのは誤解もあるという。同社の社員も、以前は別の会社で働いていた人が多い。スキルがあるというよりは、会社がITを活用できる環境を整えたから、使いこなせるようになった例が多いという。その証拠に、ITリテラシーの高い社員だけではなく、派遣などで在籍しているスタッフも、テレワークを十分に使いこなしている。


 ただし、使いこなしているITが、やはり日本マイクロソフトらしいソリューションであることは確かだ。


鍵を握るSkype for Business


 日本マイクロソフトは、数多くのITソリューションを提供しているが、その中でもワーキング革命に貢献する鍵を握るツールが、Skype for Businessになるという。おそらく、Skypeを使った経験のある人は多いと思うが、Skype for Businessは、より進化しているコミュニケーション&コラボレーションツールだ。


 Office 365で提供されているツールの一つだが、Skype for Businessを使うとメールやSNSなどでは体験できない、とても便利な機能が提供される。それが、在籍確認などのできるライブ機能だ。これは、実際に体験してみると、その便利さを実感できる。


 Skype for Businessの画面には、登録されている社員の顔と名前が、よく連絡を取り合う順番やグループなどで、状態とともに一覧表示される。緑は、在籍しているか連絡が取れる状態を示す。赤は、連絡できない状況だ。黄色は、離席中かPCなどの操作をしていない状態が長く続いていると、自動的に判断される。この色の状況から、相手に連絡が取れるかどうかを判断して、メッセージを送ったり、通話やビデオ会議を実施できる。


 非常にシンプルな仕組みだが、Office 365のようなクラウドサービスが使えるようになる以前は、社内に専用のサーバーを構築しなければならなかったり、外部からアクセスするためには、VPNを利用するなどの技術的なハードルが高かった。しかし、現在はSkype for Businessを利用するだけで、PCやスマートフォンから簡単に使える。それだけ、ITリテラシーの敷居が低くなっており、どんな会社でも導入できるというわけだ。


メールとの組み合わせでコラボを強化


 Skype for Businessの便利さは、以前から導入している企業の事例を見て理解はしていた。だが今回、日本マイクロソフトに取材して、改めて実感したのは、Outlookなどのメールとの連携によるコラボレーションが強化されている点だった。


 在籍状況のライブモニターは、専用のアプリで確認できるだけではなく、メールの宛先にも適応されるのだ。そのため、メールを受け取ったり、送ろうとしたときに、素早く相手の状況を確認できる。Skype for Businessの利用に慣れてくると、メールを送りながら、キーパーソンが在籍中だとわかれば、メッセージなどを送って、より素早いレスポンスを求められるようになる。


 このSkype for Businessを活用したリアルタイム性の高いコラボレーションが実現できるようになると、もはや相手がどこにいてもよくなる。その結果、フリーアドレスでもサテライトオフィスでも、場所に縛られない働き方が可能になる。それこそが、日本マイクロソフトがワーキング革命を成功させた原動力の一つなのだ。


 すでに、メールやSNSは使っているから、それで十分だと思っている会社でも、改めてこのSkype for Businessを丁寧に紹介すると、コラボレーションツールの必要性を実感してもらえるはずだ。そうなれば、Office 365を商材として提案できるだけではなく、関連するソリューションやデバイスなども紹介できる。それは、大きなビジネスチャンスになるはずだ。

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